Logiciel de Gestion des contrats | Contract Management - Proactis

Avec Proactis, vous pouvez augmenter la part des dépenses gérées et sur contrat en améliorant la visibilité et le contrôle des contrats tout au long de leur cycle de vie et en vous assurant que l'organisation les utilise de manière cohérente lors de ses achats de biens et services.

Tous les contrats peuvent être enregistrés et stockés de manière centralisée, ce qui vous permet d'avoir une visibilité complète de toutes les informations requises dans les contrats. De plus, vous aurez toujours un aperçu en temps réel de vos engagements financiers et vous disposerez d'un moyen fiable de gérer votre portefeuille de contrats.

Avec Proactis, vous pouvez :

Améliorer la visibilité et la maîtrise de l'ensemble du cycle de vie du contrat.

Simplifier la diffusion des informations contractuelles au sein de votre organisation.

Surveiller et évaluer efficacement les accords contractuels.

Avoir un aperçu en temps réel de vos engagements d’achats.

Tout voir, instantanément

Gérer des centaines ou des milliers de contrats devient plus facile. Vous pouvez surveiller les dates des contrats et autres informations importantes, en fonction de critères définis (indicateurs de performance clés) et des périodes de préavis, alerter votre équipe chaque fois qu'une action est nécessaire.

Les activités d'achat sont automatiquement regroupées afin que vous puissiez suivre et analyser facilement les performances des fournisseurs et les engagements des acheteurs.

Planifier les événements clés et ne plus jamais les manquer

Ne ratez plus les dates de renouvellement de contrat, de vérification de conformité et autres événements importants.

L’outil les mémorise pour vous et vous avertit automatiquement, de sorte que chaque événement est traité au moment souhaité.

Processus et procédures transparents

La solution permet de s'assurer que chacun utilise la version la plus récente d'un contrat et qu'il respecte les termes et conditions à jour. Les catalogues de produits peuvent être liés aux données du contrat pour une meilleure efficacité.

La solution est encore plus performante lorsqu'elle est combinée avec la solution de gestion des achats Proactis.

Contrôler chaque contrat

La solution prend en charge toutes les formes de contrats, du nouveau au récurrent. Les obligations contractuelles récurrentes (telles que les baux et les frais de téléphone ou d'entretien) peuvent être facilement définies et contrôlées, ce qui donne un aperçu clair des engagements financiers et permet un traitement plus intelligent et plus rapide des factures.

Le système intégré de gestion des documents vous permet de stocker toutes les informations enregistrées dans n'importe quel type de document et de les récupérer facilement.

Demandez une présentation personnalisée :

Logiciel de Gestion des contrats FAQ

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des contrats ?

Les professionnels des achats travaillent dur pour identifier les meilleurs fournisseurs et négocier des accords a " valeur ajoutée ". Les contrats "verrouillent" ces conditions pour l'organisation. Mais ces avantages sont perdus lorsque les contrats ne sont pas appliqués lors des achats - peut-être parce que les contrats ne sont pas disponibles ou apparents au moment de l'achat. En outre, les deux organisations peuvent courir un risque si les contrats expirent ou si l'une des parties ne respecte pas les dispositions contractuelles.

La gestion des contrats fournit un référentiel électronique central pour tous les types de contrats fournisseurs, avec des liens vers les systèmes d'achat qui les rendent pleinement visibles pour les acheteurs. Les activités d'achat et de livraison sont automatiquement collectées pour l'analyse des performances du fournisseur et des engagements de l'acheteur, et les dates des contrats et autres critères sont continuellement contrôlés, alertant les personnes appropriées lorsque des révisions ou des actions sont nécessaires".

Quels sont les défis que la gestion des contrats peut résoudre ?

La contractualisation des dépenses pose de nombreux problèmes :

Les contrats sont souvent classés à différents endroits, ce qui fait qu'il est difficile de savoir où trouver un contrat particulier (et pratiquement impossible d'obtenir une vue consolidée des engagements).
La gestion dispersée des contrats conduit à des accords en double et à des opportunités manquées d'économies basées sur le volume.
Les dates de révision des contrats ne sont souvent pas respectées, ce qui entraîne des déchéances inattendues et des renouvellements automatiques non désirés.
Les acheteurs n'ont aucune visibilité sur les contrats au moment de l'achat, ce qui conduit à des achats hors contrat, d'où des économies manquées et de mauvaises relations avec les fournisseurs.
Sans la saisie automatique des activités d'achat et de livraison, il est très difficile de mesurer la conformité des contrats.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des contrats ?

"La gestion des contrats permet d'augmenter les dépenses " sous gestion " et " sur contrat " en améliorant la visibilité et le contrôle des contrats tout au long de leur cycle de vie, et en garantissant que l'organisation utilise systématiquement les contrats établis lors de l'achat de biens et de services. La gestion des contrats permet

Contrôle et visibilité tout au long du cycle de vie du contrat.
Un partage simple des informations sur les contrats au sein de l'organisation.
Un contrôle et une évaluation efficaces des accords contractuels.
Une vision en temps réel de vos obligations.