Ce que la solution apporte
Proactis a mis en place une solution entièrement automatisée de numérisation des factures papier et d'importation de fichiers PDF, avec une saisie intelligente des données et une résolution des écarts. Cette solution interne de scan factures a permis au département de tirer parti de Unit4 Business World, les factures d'achat étant reçues plus rapidement, avec moins d'efforts et une plus grande précision.
Les factures papier sont rapidement converties et stockées sous forme d'images électroniques pour accroître la visibilité et la transparence, éliminant ainsi les sources d’erreurs. Il en résulte des paiements précis et le respect des règles de gestion. Les irrégularités sont également résolues rapidement grâce à une fonctionnalité en ligne de résolution des écarts spécifique.
Bénéfices
Le déploiement a dépassé les objectifs d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, réalisant des économies sur le traitement des factures de plus de 120 000 euros par an. L'augmentation du niveau de contrôle et de transparence dans la gestion des factures a également permis d'atteindre un niveau de conformité qui n'était pas possible auparavant avec un processus décentralisé.
La capture de l'ensemble des 90 000 factures entrantes directement dans le système a considérablement réduit le traitement manuel et la complexité ainsi que le coût des opérations de comptabilité fournisseurs, augmentant ainsi l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs de 66 %.