Le Wigan Council réalise des économies de 66 % sur le processus de gestion des comptes fournisseurs

Profil

Secteur :
Service public

Nb de factures traitées :
90,000+ par an

Nb d'employés :
4,000+

Client depuis :
2014

Objectifs

  • Centraliser le traitement des factures pour améliorer l'efficacité et les contrôles.
  • Mettre en place une solution entièrement automatisée de numérisation des factures papier et d'importation des fichiers PDF, avec une saisie intelligente des données et une résolution des demandes de renseignements.
  • Accompagner l'intégration directe de la gestion de la comptabilité fournisseurs avec l’ERP Unit4 Business World, facilitant ainsi la saisie de bons de commande en amont de l’achat.

Ce que la solution apporte

  • Centralisation de la fonction comptabilité fournisseurs et optimisation du processus pour plus de 90 000 factures par an.
  • Automatisation du traitement des factures et mise en place de bonnes pratiques et de contrôles en matière de comptabilité fournisseurs.
  • Mise en place d'une solution interne de scan factures qui a permis au Wigan Council de tirer parti de la fonctionnalité de Unit4 Business World.

Bénéfices

  • L'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs a permis de réaliser des économies annuelles de plus de 120 000 € sur le traitement des factures.
  • La capture numérique des 90 000 factures entrantes a amélioré de 66 % l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs.
  • L'augmentation du niveau de contrôle et de transparence du traitement des factures a permis de renforcer les contrôles internes.
Nous avons upgradé notre outil ERP Unit4 Business World et centralisé notre fonction de comptabilité fournisseurs dans le but d'automatiser notre processus Purchase-to-Pay, qui était chronophage et très papier, donc manuel et inefficace. La solution Proactis s'est bien intégrée à notre système Unit4 Business World et a permis de réaliser des économies de plus de 66 %.

Directeur financier stratégique, Wigan Council

Profil

Le Wigan Council est un conseil départemental qui gère environ 318 000 citoyens dans le Nord-Ouest de l'Angleterre.

Avec plus de 4 000 employés et 90 000 factures traitées par an, le département était à la recherche d'opportunités pour automatiser davantage ses processus financiers, en particulier pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité des comptes créditeurs.
Le Wigan Council réalise des économies de 66 % sur le processus de gestion des comptes fournisseurs

Objectifs

La société était en train d’upgrader son ERP Unit4 Business World et de centraliser la gestion des fournisseurs. L'objectif final était d'automatiser le processus Purchase-to-Pay, qui était fastidieux et reposait sur un traitement papier, avec des procédures manuelles inefficaces.

L'organisation a profité de l'occasion pour examiner les autres améliorations qui pouvaient être apportées à la comptabilité fournisseurs et comment réduire les coûts, augmenter la productivité et l'agilité, et réduire les risques.
Centraliser le traitement des factures pour améliorer l'efficacité et les contrôles. Mettre en place une solution

Ce que la solution apporte

Proactis a mis en place une solution entièrement automatisée de numérisation des factures papier et d'importation de fichiers PDF, avec une saisie intelligente des données et une résolution des écarts. Cette solution interne de scan factures a permis au département de tirer parti de Unit4 Business World, les factures d'achat étant reçues plus rapidement, avec moins d'efforts et une plus grande précision.

Les factures papier sont rapidement converties et stockées sous forme d'images électroniques pour accroître la visibilité et la transparence, éliminant ainsi les sources d’erreurs. Il en résulte des paiements précis et le respect des règles de gestion. Les irrégularités sont également résolues rapidement grâce à une fonctionnalité en ligne de résolution des écarts spécifique.
Automatisation du traitement des factures et mise en place de bonnes pratiques et de contrôles en matière de comptabilité fournisseurs

Bénéfices

Le déploiement a dépassé les objectifs d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, réalisant des économies sur le traitement des factures de plus de 120 000 euros par an. L'augmentation du niveau de contrôle et de transparence dans la gestion des factures a également permis d'atteindre un niveau de conformité qui n'était pas possible auparavant avec un processus décentralisé.

La capture de l'ensemble des 90 000 factures entrantes directement dans le système a considérablement réduit le traitement manuel et la complexité ainsi que le coût des opérations de comptabilité fournisseurs, augmentant ainsi l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs de 66 %.
La capture numérique des 90 000 factures entrantes a amélioré de 66 % l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs
Nous répondons à vos besoins les plus spécifiques :