Randstad optimise son processus Procure-to-Pay et améliore le pilotage de ses dépenses grâce à Proactis

Objectifs

Au final, l’entreprise ne parvenait pas à acheter de manière suffisamment efficace et était confrontée à des coûts anormalement élevés. Afin de mieux maîtriser ses coûts et disposer d’une vue complète sur l’ensemble de la chaîne de la dépense, Randstad a voulu mettre en place un système unique de gestion des commandes et des paiements pour toute l’organisation. L’entreprise souhaitait remplacer les solutions existantes par une seule solution intégrée en mode SaaS qui serait utilisée à la fois pour la gestion des contrats et pour la gestion des commandes et factures. Une solution qui couvre l’ensemble du processus permet en effet d’avoir une meilleure maîtrise de ses dépenses et plus de transparence sur les achats. Par ailleurs, la facilité d’utilisation (passer des commandes sans ajouter de la complexité) était un critère important. La solution devait répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.

La nouvelle procédure devait permettre aux services et aux utilisateurs d’effectuer leurs achats et de passer leurs commandes de manière autonome et décentralisée. Le nouvel outil devait également être flexible et évolutif pour suivre la croissance du groupe à la fois aux Pays-Bas et dans le monde.

Bénéfices

La solution mise en place permet de traiter l’ensemble du processus d’achat dans un seul outil. Elle permet d’avoir plus de visibilité sur les principales catégories d’achats et de savoir quels fournisseurs génèrent le plus de dépenses. Les autorisations de commandes et de paiements sont désormais suffisamment claires pour qu’il n’y ait plus d’achats dissidents. En résumé, le groupe dispose maintenant d’une parfaite maîtrise de bout en bout de son processus Purchase-to-Pay. Les acheteurs vérifient les dépenses par fournisseur sur une base trimestrielle et peuvent, au besoin, négocier les termes de paiement et données contractuelles, les rabais et l’utilisation des contrats. 

Pour Rogier Wijnands, le gain le plus important est le fait que Randstad dispose maintenant d’une procédure bien plus efficace de l’achat au paiement. La gestion administrative des dépenses et engagements est beaucoup plus claire et mieux pilotée. Le nombre d’heures nécessaires pour le traitement des commandes a pu être réduit (3 équivalents temps-plein) puisque la Finance n’a plus qu’à traiter les écarts de facture. Un tiers des 80 000 factures sont approuvées automatiquement. Randstad continue de s’améliorer de jour en jour. Il n’y a quasiment plus de factures papier. En plus des économies réalisées, Rogier Wijnands estime que connaître en temps réel le statut des dépenses est également un bénéfice important. En ayant une meilleure connaissance de ses coûts, Ranstad dépense mieux, maîtrise ses budgets et ne gâche plus de temps ni d’argent.