Wigan Council bespaart 66% op efficiëntie AP-processen

Profiel

Sectoren
Publieke Sector

Aantal verwerkte facturen
90,000+ per jaar

Aantal medewerkers
4,000+

Klant sinds
2014

Wat biedt de oplossing

  • Ondersteunde de centralisatie van de Accounts Payable (AP)-functie en optimaliseerde de procesefficiëntie van meer dan 90.000 facturen per jaar.
  • De factuurverwerking werd geautomatiseerd en er werden AP best practices en controles ingevoerd.
  • Biedt een in-house oplossing voor het vastleggen van facturen waarmee de Raad gebruik kan maken van de bestaande functionaliteit van Unit4 Business World.

Resultaten

  • Het automatiseren van het AP proces resulteerde in jaarlijkse besparingen op factuurverwerking van meer dan £120,000.
  • Het direct vastleggen van alle 90.0000 inkomende facturen verhoogde de efficiëntie van het AP-proces met 66%.
  • Het verhogen van het controleniveau en de transparantie van factuurverwerking zorgde voor betere interne controles.
We waren ons ERP-systeem Unit4 Business World aan het upgraden en onze crediteurenadministratie aan het centraliseren om ons Purchase-to-Pay-proces te automatiseren. De Proactis-oplossing integreerde goed met ons Unit4 Business World-systeem en leverde een efficiëntiebesparing van meer dan 66% op.

Strategic Finance Manager, Wigan Council
 
 

Achtergrond

Wigan Council is een lokale overheid die ongeveer 318.000 inwoners in het noordwesten van Engeland bedient.

Met meer dan 4.000 werknemers en 90.000 verwerkte facturen per jaar was de Council op zoek naar mogelijkheden om de financiële processen verder te automatiseren, met name om de kosten te verlagen en de efficiëntie van Accounts Payable (AP) te verbeteren. Dit maakte deel uit van een verandering van het bedrijfssysteem, waaronder de upgrade van het Unit4 Business World ERP-systeem en het centraliseren van de AP-functie. Het uiteindelijke doel was het automatiseren van het Procure-to-Pay (P2P) proces, dat veel tijd in beslag nam en werd gedomineerd door papier en inefficiënte handmatige methoden.

De Raad maakte van de gelegenheid gebruik om te bekijken welke verdere verbeteringen in de AP- en P2P-processen konden worden aangebracht met als doel de kosten te verlagen, de verwerkingscapaciteit en wendbaarheid te vergroten en de risico's te verminderen.
 
Wigan Council bespaart 66% op efficiëntie AP-processen
 

Wat biedt de oplossing

Proactis introduceerde een volledig geautomatiseerde oplossing voor het scannen van papieren facturen en het importeren van PDF's met intelligente gegevensvastlegging en het oplossen van vragen. Met deze interne oplossing voor het vastleggen van facturen kon de Raad gebruikmaken van de bestaande functionaliteit van Unit4 Business World, waardoor inkoopfacturen sneller, met minder moeite en met grotere nauwkeurigheid werden ontvangen.

Papieren facturen worden snel omgezet en opgeslagen als elektronische afbeeldingen om de zichtbaarheid en transparantie te vergroten, waardoor knelpunten en fouten worden geëlimineerd. Dit heeft geresulteerd in nauwkeurige betalingen en naleving van bedrijfsregels. Vragen worden ook snel opgelost met behulp van speciale, webgebaseerde functionaliteit voor het oplossen van vragen.
 
 

Resultaten

De implementatie overtreft de doelstellingen van AP automatisering met jaarlijkse besparingen op factuurverwerking van meer dan £120,000. Het verhogen van het controleniveau en de transparantie van factuurverwerking in de hele organisatie heeft ook compliance opgeleverd die voorheen niet mogelijk was met een gedecentraliseerd proces.

Het vastleggen van alle 90.000 inkomende facturen direct in het systeem om 'minimale handmatige inspanning' te ondersteunen heeft de complexiteit en kosten van de Accounts Payable operatie drastisch verminderd, waardoor de efficiëntie van het AP proces met 66% is toegenomen.