Universiteit van Sussex bereikt end-to-end "Source-to-Contract" efficiëntiewinst als onderdeel van digitale transformatie

Profiel

De Universiteit van Sussex is een toonaangevende onderzoeksintensieve universiteit in de buurt van Brighton in het Verenigd Koninkrijk. De universiteit is zowel internationaal als lokaal georiënteerd, met medewerkers en studenten uit meer dan 100 landen.

De universiteit vertrouwde op inkoopprocessen die veel handmatig werk met zich meebrachten, zoals het onboarden van leveranciers, handmatig contractbeheer via spreadsheets en het gebruik van een eTendering-oplossing die nergens aan gekoppeld was. Er werd besloten dat de universiteit haar processen moest moderniseren, automatiseren en digitaliseren.

Wat biedt de oplossing

Een team van de universiteit onderzocht een aantal oplossingen en Proactis kwam als beste uit de bus. De universiteit maakte al gebruik van de Marketplace-oplossing van Proactis en er was in de loop der jaren een relatie opgebouwd. Het was een natuurlijke fit.

"De manier waarop Proactis werkt, als technologiepartner in plaats van als leverancier van individuele tools, bevalt ons zeer", aldus Ian. "Door gebruik te maken van de expertise van Proactis wilden we op het gebied van technologie zo dicht mogelijk bij de koplopers zitten, met geautomatiseerde en gedigitaliseerde processen."

De oplossing van Proactis heeft de processen voor leveranciersrelatiebeheer (SRM), contractbeheer en eProcurement gestroomlijnd en geautomatiseerd. SRM is het gebied waar mensen van over de hele universiteit het meest mee te maken krijgen, bijvoorbeeld wanneer ze nieuwe leveranciers willen toevoegen. De oplossing heeft veel handmatige processen verwijderd, zodat het personeel zich kan richten op meer strategische, waardetoevoegende taken.

"We wilden graag een systeem dat zo gebruiksvriendelijk mogelijk was," vervolgt Ian. "De manier waarop we aan de universiteit veel commerciële activiteiten uitvoeren is verdeeld over de hele organisatie, dus het was belangrijk om iets te hebben waar niet-procurementspecialisten toegang toe hebben en dat ze gemakkelijk kunnen gebruiken. Gebruikers moeten bijvoorbeeld eenvoudig contracten kunnen bekijken die van invloed zijn op hun gebied, of leveranciers kunnen bekijken die ze willen gebruiken. Het was erg belangrijk om technologie te kunnen gebruiken om niet alleen een strategisch overzicht te bieden, maar ook om gebieden in onze toeleveringsketen te controleren, met name tijdens het onboarding- en selectieproces. De mogelijkheid om verdere vragen in te bouwen over zaken als moderne slavernij en gegevensbescherming en om die zelf aan te passen naarmate onze lijst met vereisten groeide, was echt belangrijk om ervoor te zorgen dat we actueel bleven."

Vanwege het succes van de Source-to-Contract-oplossing onderzocht de universiteit vervolgens wat er gedaan kon worden aan de crediteurenadministratie. Er kwam veel papier en handmatige invoer bij kijken en dankzij de relatie met Proactis koos de universiteit voor Invoice Capture om het proces te digitaliseren. Het Finance Team kan nu facturen vastleggen, niet-elektronische gegevens omzetten in e-facturen, de juistheid valideren door te controleren op een PO, duplicaten en een geldige leverancier, en ze vervolgens doorsturen naar het financiële systeem voor matching en goedkeuring van de betaling.

"Het was heel belangrijk om samen te werken met Proactis. We hebben niet al deze oplossingen tegelijkertijd geïmplementeerd. We begonnen met Marketplace, toen Source-to-Contract en toen Invoice Capture. Om dit te kunnen doen, was het van vitaal belang om met Proactis samen te werken, want als we niet begrijpen wat we als organisatie proberen te bereiken, is het veel moeilijker om ervoor te zorgen dat we de juiste oplossingen hebben."