Roll Group achieves full control of expenditure with straight-through invoice processing
Roll Group automated AP with Proactis, enabling straight-through invoice processing, global approvals, and full visibility of financial commitments.
Sector
Logistiek
Aantal ontvangen facturen
10.000 per jaar
Is actief in
VS, Nederland, VK, Singapore, Australië
System Integration
Twinfield Accounting Software
Klant sinds
2014
Hoe Proactis heeft geholpen
"Met één online platform voor de goedkeuring en afhandeling van inkoopfacturen op basis van ‘straight-through processing’, heeft Roll Group meer controle over het factuurverwerkingsproces en een volledig beeld van de uitgaven, ontvangen facturen en openstaande verplichtingen, tot op detailniveau."
Roll Group
Maakte straight-through verwerking van alle inkoopfacturen mogelijk, inclusief geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en integratie met het financiële systeem.
Bood wereldwijde toegankelijkheid: facturen kunnen nu overal ter wereld via het cloudplatform worden goedgekeurd.
Elimineerde handmatige papierverwerking, waardoor fouten in het factuurverwerkingsproces vrijwel volledig werden voorkomen.
Bood een volledige en transparante audittrail voor elke factuur, waardoor de Finance-afdeling op elk moment inzicht had in de goedkeuringsstatus.
Verminderde de administratieve werklast en de doorlooptijd van factuurverwerking aanzienlijk, waarbij facturen binnen twee dagen na ontvangst ter goedkeuring werden aangeboden.
Leverde een duidelijk en volledig inzicht op in uitgaven, ontvangen facturen en openstaande verplichtingen aan het einde van elke maand en aan het einde van het boekjaar.
Naadloos geïntegreerd met Twinfield Accounting Software, zodat goedgekeurde facturen automatisch in het financiële systeem worden verwerkt.
Verbeterde het beheer van langlopende financiële verplichtingen dankzij contractregistratie in Proactis Contract Management.
Overzicht
Roll Group is een toonaangevende specialist in oplossingen voor zwaar hijswerk en transport, met internationale activiteiten in de VS, Nederland, het VK, Singapore en Australië. Vanuit het hoofdkantoor in Nederland verwerkt de organisatie jaarlijks 10.000 facturen in 30 verschillende valuta. Om het handmatige, papiergebaseerde goedkeuringsproces te vervangen, implementeerde Roll Group het Proactis Invoice Capture-platform, geïntegreerd met Twinfield.
Het resultaat is straight-through factuurverwerking, elektronische goedkeuringen vanaf elke locatie ter wereld, een volledige audittrail en aanzienlijk beter inzicht in financiële verplichtingen aan het einde van iedere maand en elk boekjaar.
Uitdaging
Roll Group is een toonaangevende specialist in oplossingen voor zwaar hijswerk en transport. De organisatie bestaat uit de divisie RollDock, die beschikt over een vloot moderne schepen met specialistische laadcapaciteiten, en Roll-Lift, dat oplossingen biedt voor zwaar hijswerk, transport en installatie op locatie. De Group is internationaal actief met vestigingen in de VS, Nederland, het VK, Singapore en Australië.
Jaarlijks ontvangt Roll Group circa 10.000 facturen in 30 verschillende valuta, die allemaal worden verwerkt op het hoofdkantoor in Nederland. Door de snelle internationale groei werd dit proces steeds complexer. Facturen werden handmatig van medewerker naar medewerker doorgestuurd, zonder een transparante audittrail. Daardoor was het lastig vast te stellen of een factuur al door de bevoegde manager was goedgekeurd. Facturen raakten zoek of werden pas teruggevonden nadat de betalingstermijn was verstreken. Daarnaast had het Finance-team geen efficiënte manier om de status van facturen over de internationale vestigingen heen te monitoren.
De Group had behoefte aan een veilige en schaalbare oplossing die medewerkers overal ter wereld, 24 uur per dag, konden gebruiken, met integratie met Twinfield Accounting Software en volledig inzicht in de financiële verplichtingen van alle werkmaatschappijen.
Oplossing
Roll Group implementeerde het Proactis Invoice Capture-platform om het handmatige, papiergebaseerde proces te vervangen door één cloudgebaseerde oplossing voor straight-through factuurverwerking. Inkomende facturen worden nu gedigitaliseerd met behulp van scan- en capturefunctionaliteit en rechtstreeks in het systeem verwerkt. De goedkeuring verloopt op basis van kostenplaatsen, waarbij facturen via een gestructureerde workflow automatisch worden doorgestuurd naar de bevoegde manager. Na goedkeuring worden de facturen automatisch overgedragen aan Twinfield Accounting Software via een naadloze integratie.
Om meer inzicht te krijgen in langlopende financiële verplichtingen maakt Roll Group daarnaast gebruik van Proactis Contract Management voor het registreren en beheren van leaseovereenkomsten en andere langlopende contracten. Door deze overeenkomsten eenmalig in het systeem vast te leggen, wordt de administratieve werklast rondom terugkerende factuurverwerking verminderd en de efficiëntie van de financiële afdeling verhoogd.
Dankzij het cloudgebaseerde karakter van het platform kunnen facturen overal ter wereld worden bekeken, goedgekeurd en verwerkt – een essentiële functionaliteit voor een organisatie die actief is op vijf continenten.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.