P&O Ferrymasters improves cash flow and reduces invoice processing costs by over 35%
P&O Ferrymasters streamlined AP, cut processing costs by 35%, and improved cash flow using Proactis Invoice Capture
Sector
Transport en Logistiek
Aantal ontvangen facturen
192.000 per jaar
Is actief in
Europa
System Integration
Unit4 Financials
Klant sinds
2006
Hoe Proactis heeft geholpen
"Dankzij de oplossing in combinatie met de procesmatige aanpak van Proactis hebben we het aantal debiteurendagen teruggebracht en tegelijkertijd onze factuurverwerkingskosten met meer dan 35% verlaagd. Proactis was echt geïnteresseerd om een verschil te maken en met ons samen te werken."
IT Director, P&O Ferrymasters
Verlaagde de kosten voor factuurverwerking met meer dan 35% en verbeterde tegelijkertijd de controle en het inzicht binnen de AP-functie.
Centraliseerde de verwerking van alle 192.000 jaarlijkse facturen binnen één AP-functie, wat leidde tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie, productiviteit en doorlooptijden.
Verbeterde de cashflow door snellere verwerking van Proof of Delivery-documenten en een verkorting van de debiteurentermijn.
Een duurzame en schaalbare aanpak voor factuurverwerking opgezet voor alle documentformaten.
Versterkte de interne beheersing door het crediteurenproces te centraliseren en automatiseren.
Verminderde de personeelskosten voor factuurverwerking doordat extra AP-capaciteit niet nodig was om de groeiende factuurvolumes op te vangen.
Verhoogde de transparantie en auditbaarheid van alle factuurprocessen door intelligente gegevensvastlegging en elektronische dossiers.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Financials, zodat verwerkte facturen nauwkeurig en automatisch in het financiële systeem worden verwerkt.
Overzicht
P&O Ferrymasters is een van Europa’s toonaangevende aanbieders van maatwerkoplossingen voor transport en logistiek en specialiseert zich sinds 1953 in flexibele supply chain-oplossingen.
Door groeiende factuurvolumes op meerdere locaties, stijgende personeelskosten en de behoefte om Proof of Delivery-documenten efficiënter te kunnen aantonen, implementeerde het bedrijf Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met Unit4 Financials. Het resultaat was een verlaging van 35% in de kosten voor factuurverwerking, een gecentraliseerde crediteurenadministratie en een verbeterde cashflow dankzij snellere en efficiëntere documentverwerking.
Uitdaging
P&O Ferrymasters werd opgericht in 1953 en is uitgegroeid tot een van Europa’s toonaangevende aanbieders van maatwerkoplossingen voor transport en logistiek. Het bedrijf ontwerpt en levert innovatieve en flexibele supply chain-oplossingen in heel Europa. In een zeer concurrerende logistieke omgeving is het leveren van de hoogste servicekwaliteit tegen de laagst mogelijke operationele kosten essentieel.
Het bedrijf ontving een steeds groter aantal inkoopfacturen verspreid over meerdere locaties. Inefficiënte processen en stijgende personeelskosten betekenden dat er meer medewerkers nodig waren om de groeiende volumes te verwerken. Cruciaal was ook de noodzaak om ondertekende Proof of Delivery (POD)-documenten te kunnen aantonen, omdat een trage documentverwerking direct invloed had op klantbetalingen, de cashflow en het aantal debiteurendagen.
P&O Ferrymasters moest de AP-functie centraliseren, factuurverwerking automatiseren en POD-documentatie efficiënter beheren – terwijl tegelijkertijd kosten werden verlaagd en een duurzame, schaalbare aanpak voor spend management werd gerealiseerd.
Oplossing
Proactis ondersteunde de centralisatie van de AP-functie en optimaliseerde het factuurproces door geautomatiseerde AP-best practices en controles te implementeren. Eén geïntegreerde oplossing verwerkt nu alle inkomende documentformaten – papier, PDF, fax, e-mail en XML – waardoor de ontvangst en verwerking van informatie vanuit alle bronnen binnen de organisatie wordt gestroomlijnd.
Geavanceerde technologie voor intelligente factuurgegevensvastlegging haalt automatisch factuurgegevens uit documenten op tijdens het scanproces, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd. De naadloze integratie met Unit4 Financials zorgt ervoor dat verwerkte facturen nauwkeurig en efficiënt automatisch naar het financiële systeem worden overgedragen.
Dezelfde technologie wordt toegepast op POD-documenten, waardoor de organisatie direct inzicht krijgt in leveringsbewijzen en het proces voor klantbetalingen wordt versneld.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.