Proactis helpt National Trust £30 miljoen te besparen als onderdeel van de transformatie van haar inkoopstrategie

Profiel

Verticale sector:
Non-profit

Aantal medewerkers:
14.000+

Uitgaven van derden:
£360 miljoen

Klant sinds:
2014

Doelstellingen

  • Meer dan 24.000 leveranciers stroomlijnen en beheren.
  • Beleid, processen en systemen voor inkoop verbeteren.
  • De onboarding van leveranciers efficiënter maken.

Wat biedt de oplossing

  • Het opzetten van een systeem voor leveranciers om goederen en diensten beschikbaar te stellen en voor het personeel om te kopen wat ze nodig hebben.
  • Leveranciers zijn nu verantwoordelijk voor hun eigen administratie en informatie.
  • Medewerkers hebben nu toegang tot goedgekeurde leveranciers om on-contract uitgaven te verbeteren.

Resultaten

  • Meer controle over uitgaven binnen de hele organisatie, waarbij de inkoopstrategie een besparing van £30 miljoen oplevert.
  • Leveranciersdatabase gestroomlijnd van 24.000 leveranciers naar 12.000.
  • Het inwerken van leveranciers duurt nu minuten in plaats van dagen.
Er is altijd een sterk partnerschap geweest tussen Proactis en National Trust. Bij het implementeren van zo'n krachtige oplossing was een van onze grootste angsten dat we volledig overspoeld zouden worden. Maar Proactis heeft ons een deel van dat zware werk uit handen genomen. Met de uitstekende training en constante toegang tot advies en ondersteuning is het echt een huwelijk van professionaliteit.

Directeur Inkoop, National Trust
 

Profiel

National Trust is een liefdadigheidsinstelling en ledenorganisatie voor het behoud van erfgoed in Engeland, Wales en Noord-Ierland. De organisatie heeft 5,6 miljoen leden en heeft 14.000 medewerkers in dienst, met nog eens 65.000 vrijwilligers in het hele Verenigd Koninkrijk. De Trust beheert meer dan 300 landhuizen, 59 dorpen, 61 pubs en bijna 800 mijl kustlijn, wat veel uitdagingen met zich meebrengt voor de inkoopafdeling.

Leveranciers spelen een cruciale rol bij het in staat stellen van de National Trust om te zorgen voor speciale plekken in het Verenigd Koninkrijk door het leveren van de vaardigheden en middelen die nodig zijn om projecten uit te voeren en eigendommen te onderhouden.

Er werd besloten om een inkoopstrategie te formuleren als onderdeel van een breder digitaal transformatieproject. Dit omvatte het stroomlijnen en beheren van meer dan 24.000 leveranciers, het integreren van een nieuw Unit4 ERP-systeem en het beheren van uitgaven binnen de hele organisatie.
Proactis helpt National Trust £30 miljoen te besparen als onderdeel van de transformatie van haar inkoopstrategie

Doelstellingen

Als onderdeel van de strategie is de Trust met Proactis gaan samenwerken om haar uitgaven aan derden ter waarde van £360 miljoen aan te pakken. Een senior lid van het inkoopteam van de National Trust onthulde het volgende: "Een inkoopstrategie draait niet alleen om geld besparen, maar ook om het behalen van de organisatiedoelstellingen. Onze strategie had drie pijlers, voor het consolideren van uitgaven en het ontwikkelen van contracten, voor het managen van onze grote projecten, zoals het aanbrengen van 60.000 meter voegwerk op een kasteel, en voor het verbeteren van de organisatorische capaciteit."

Voor de Trust lag de focus op het verbeteren van haar inkoopbeleid, processen en systemen en het makkelijker maken van het leven voor haar mensen. In het kader van deze pijler implementeerde de Trust een nieuw ERP-systeem, Unit4 Business World, en een nieuw systeem voor leveranciersmanagement met Proactis. De National Trust is een omvangrijke en diverse organisatie en begon daarom nauw samen te werken met Proactis om een aantal inkoopuitdagingen het hoofd te bieden".

Er waren veel uitdagingen, zoals het personeel dat oude legacysystemen gebruikte en de organisatie die een database van 24.000 leveranciers had. "We wisten dat we de helft van deze leveranciers niet eens gebruikten en het personeel wist vaak niet welke leveranciers gebruikt moesten worden", onthulde de Procurement Director.

"Bovendien was het proces voor het opzetten van nieuwe leveranciers of het aanbrengen van wijzigingen in de informatie complex en papiergebaseerd. Hierdoor duurde het vaak weken om een nieuwe leverancier aan te nemen."
Beleid, processen en systemen voor inkoop verbeteren.

Wat biedt de oplossing

"We wilden een plek creëren waar leveranciers gemakkelijk toegang toe hadden om hun goederen of diensten beschikbaar te stellen. En ergens waar ons personeel terecht kon om aankopen te doen bij geautoriseerde leveranciers." Uiteindelijk was zelfredzaamheid het doel.

In plaats van alle leveranciersgegevens te moeten invoeren en beheren, stelt de functionaliteit de leveranciers nu in staat om die gegevens up-to-date en correct te houden. Alle leveranciers van de National Trust zijn geregistreerd op Proactis met workflows via het Unit4 ERP-systeem. Dit betekent dat de organisatie het aanmaken van nieuwe leveranciers voor bepaalde categorieën kan volgen en controleren. Dit was enorm nuttig omdat het inkoopteam zo de inkoop naar specifieke leveranciers kon sturen. Als een medewerker bijvoorbeeld iets wilde kopen voor een specifiek project, werd hij automatisch doorgestuurd naar de meest relevante, goedgekeurde leverancier. De manier waarop het Proactis SRM-systeem in het ERP-systeem van de Trust integreerde, was destijds nogal baanbrekend.

Dankzij de oplossing hebben de medewerkers van de National Trust gemakkelijk toegang tot de goederen en diensten die ze nodig hebben om hun werk te doen. Leveranciers zijn ook zeer positief, wat niet in de laatste plaats te danken is aan de manier waarop dit werd aangepakt. De Trust heeft alle leveranciers benaderd en hen gevraagd zich te registreren. "Om dit te vergemakkelijken, en met hulp van Proactis, hebben we een onboardingteam opgezet met als doel leveranciers te registreren en op snelheid te krijgen. We hebben een zeer gevarieerd aanbod van leveranciers, van leveranciers die korsetten maken tot helikopterverhuurders en leveranciers die vleermuizen onderzoeken! We hebben ook grote multinationals. We hebben eerst 100 willekeurige leveranciers ondervraagd. Uit de resultaten hebben we een aantal belangrijke punten geïdentificeerd, bijvoorbeeld het gebruik van een National Trust-logo op onze gebruiksvriendelijke website voor leveranciers was van vitaal belang."
Medewerkers hebben nu toegang tot goedgekeurde leveranciers om on-contract uitgaven te verbeteren.

Resultaten

"Het heeft ons veel meer controle gegeven over onze uitgaven binnen de hele organisatie. Ik schat dat de hele inkoopstrategie een kostenbesparing van £30 miljoen heeft opgeleverd".

De leveranciersdatabase van de Trust telt nu nog maar 12.000 leveranciers dankzij de oplossing van Proactis. "Onze leveranciers zijn dol op het systeem, omdat het hen controle geeft over hun gegevens en informatie. Onze interne medewerkers zijn er ook dol op. We zijn van gemiddeld twee weken om een nieuwe leverancier aan te nemen, naar soms minder dan een uur gegaan. Ons record is zes minuten!"

Aangezien de leveranciers van de Trust via Proactis eigenaar zijn van hun eigen records, voldoet dit ook aan de vereisten voor GDPR. Waar andere organisaties aan het rondrennen waren om ervoor te zorgen dat hun dossiers GDPR-proof waren, zijn bij Proactis de leveranciers eigenaar van de dossiers.

National Trust heeft ook de oplossingen van Proactis voor Sourcing en Contract Management geïmplementeerd.
Meer controle over uitgaven binnen de hele organisatie, waarbij de inkoopstrategie een besparing van £30 miljoen oplevert.
Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: