a.s.r achieves full control of spend, with company-wide insight into expenditure and contracts
a.s.r reduced invoice processing costs by 90%, improved supplier control, and accelerated reporting with Proactis.
Sector
Financiële Dienstverlening
Aantal medewerkers
4.000
Aantal verwerkte facturen
15.000 per jaar
Klant sinds
2008
Hoe Proactis heeft geholpen
"Onze samenwerking met Proactis is zo succesvol, doordat wij als gebruiker proactief worden betrokken bij de voortdurende ontwikkeling van het softwareplatform. Dit maakt Proactis voor ons tot een toekomstbestendige keuze."
a.s.r
Verwerkingskosten van op inkooporders gebaseerde facturen zijn met 90% verlaagd.
Real-time volledig inzicht gerealiseerd in uitgaven, contracten en financiële verplichtingen binnen de gehele organisatie.
Maandrapporten zijn met slechts enkele muisklikken beschikbaar.
Het leveranciersbestand gestroomlijnd, waardoor het aantal facturen jaar-op-jaar werd verminderd door consolidatie van goedgekeurde leveranciers en contracten.
Maakte transparante en meetbare inkooptrajecten mogelijk, inclusief online veilingen voor uiteenlopende categorieën.
Verminderde de handmatige administratieve lasten voor het Accounts Payable-team aanzienlijk, waardoor medewerkers meer tijd kregen voor strategische werkzaamheden.
Zorgde dankzij geautomatiseerde controles voor volledige naleving van nationale, regionale en bedrijfsbrede governancevereisten.
Realiseerde een toekomstbestendig platform door actieve deelname aan het continue productontwikkelingsprogramma van Proactis.
Overzicht
a.s.r. is een van de grootste verzekeringsmaatschappijen van Nederland, met ongeveer 4.000 medewerkers en een breed aanbod aan financiële producten op het gebied van schadeverzekeringen, levensverzekeringen, inkomensverzekeringen, pensioenen, zorgverzekeringen en reisverzekeringen.
Door een onbeheersbare groei van het aantal leveranciers, beperkt inzicht in contracten en een gebrek aan realtime inzicht in uitgaven, implementeerde het bedrijf het volledige Source-to-Pay-platform van Proactis als onderdeel van het interne programma ‘In Control’. Het resultaat was een verlaging van 90% van de kosten voor de verwerking van inkoopfacturen, gestroomlijnd leveranciersbeheer en financiële maandrapportages die binnen enkele minuten in plaats van dagen beschikbaar waren.
Uitdaging
a.s.r. is een van de grootste verzekeringsmaatschappijen van Nederland en biedt een breed scala aan financiële producten op het gebied van schadeverzekeringen, levensverzekeringen, inkomensverzekeringen, collectieve en individuele pensioenen, zorgverzekeringen, reisverzekeringen, recreatieverzekeringen en uitvaartverzekeringen. De organisatie heeft ongeveer 4.000 medewerkers en richt zich sterk op uitgavenbeheersing en operationele efficiëntie.
Ondanks deze focus had a.s.r. onvoldoende inzicht in lopende contracten en werd de organisatie geconfronteerd met een onbeheersbare groei van het aantal actieve leveranciers. Hierdoor werd het steeds moeilijker om een duidelijk overzicht van de totale uitgaven te behouden, leveranciersrelaties effectief te beheren en naleving van het inkoopbeleid en governancevereisten te waarborgen.
Het bedrijf startte een intern project met de naam ‘In Control’ om de beste aanpak te bepalen voor het standaardiseren en digitaliseren van het volledige inkoopproces, van sourcing en contractbeheer tot en met factuurverwerking, volledig geïntegreerd met het bestaande financiële systeem.
Oplossing
Naar aanleiding van het ‘In Control’-project koos a.s.r. voor de Source-to-Pay-functionaliteit van Proactis als één geïntegreerd platform ter ondersteuning van zowel de centrale inkoop- als financiële processen. Alle contracten, verplichtingen en uitgaven worden hierin centraal vastgelegd.
Met het Proactis-platform kunnen medewerkers van a.s.r. op elk moment bestellingen plaatsen via geautoriseerde catalogi, bestelformulieren of slimme formulieren. Het inhuren van tijdelijke medewerkers wordt vereenvoudigd via het platform, waarbij reverse billing-mogelijkheden in de workflow zijn geïntegreerd. Het volledige inkoopproces – van sourcing en contractbeheer tot en met crediteurenadministratie – wordt via het systeem beheerd.
Realtime dashboards bieden management en operationele medewerkers transparantie en direct inzicht in uitgaven binnen de hele organisatie. Online veilingen worden ingezet voor de inkoop van uiteenlopende producten en diensten, van kantoormeubilair en papier tot gespecialiseerde onafhankelijke experts voor schade- en claimbeoordelingen. Hiermee worden prijs, kwaliteit en de totale inkoopwaarde verbeterd.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.