Doelstellingen
Het uiteindelijke doel was het goed onder controle krijgen van de inkoopprocessen, kosten en risico's. Er werd een project opgezet met de naam 'In control'. Het doel van dit project was de beste manier te vinden voor het standaardiseren en digitaliseren van het complete inkoopproces, inclusief factuurverwerking met integratie van het bestaande financiële systeem.
Met behulp van het projectteam kwam a.s.r. tot de conclusie dat één geïntegreerd platform ter ondersteuning van de centrale inkoop- en finance functies en dat alle contracten en verplichtingen omvat, de perfecte optie zou zijn. De keuze viel op de Source-to-Pay functionaliteit van Proactis.
Wat biedt de oplossing
Proactis verzorgt de toegang tot kerncijfers en verplichtingenadministratie die voorheen niet beschikbaar waren. Het inkoopteam heeft nu de volledige controle en de implementatie verliep soepel, op tijd en binnen het budget. De nieuwe werkmethoden zorgen ervoor dat a.s.r. medewerkers nu op elk gewenst moment bestellingen kunnen plaatsen, vanuit geautoriseerde catalogi, via bestelformulieren of slimme formulieren. Bovendien stroomlijnt en vereenvoudigt het platform het inhuren van tijdelijk personeel, en wordt omgekeerde facturatie mogelijk gemaakt.
Via het platform beheert het bedrijf alle inkoopprocessen, van sourcing tot contractbeheer en crediteurenadministratie. De oplossing garandeert volledig inzicht in de uitgaven. Gegevens zijn beschikbaar via dashboards die zowel het management als personeel de nodige transparantie bieden. Voorheen nam het opstellen van financiële rapporten aan het einde van de maand enkele dagen in beslag; nu zijn deze rapporten met een paar klikken beschikbaar. Deze transparantie garandeert volledige compliance met actuele, nationale en regionale wet- en regelgeving en regels voor corporate governance.
Resultaten
De inkoopafdeling levert nu een essentiële bijdrage aan de zakelijke doelstellingen van a.s.r. Het Proactis-platform helpt verzekeren dat inkoopprojecten efficiënter en op een transparante en meetbare manier worden uitgevoerd. Zo worden er bijvoorbeeld online veilingen gebruikt om artikelen zoals kantoormeubilair of papier aan te schaffen. En onafhankelijke experts bieden specialistische hulp bij het beoordelen van schades en claims. Deze zichtbaarheid helpt het bedrijf om over de hele linie meer strategische inkoopbeslissingen te nemen.
Het bedrijf heeft volledige controle over inkopen en contracten. Het aantal facturen is jaar op jaar gedaald dankzij de stroomlijning van goedgekeurde leveranciers en contracten. De factuurverwerking is nu inzichtelijk en het proces is sterk verbeterd doordat goedkeuringen over het algemeen in een vroeger stadium tijdens het proces worden gegeven. Dit heeft de afdeling Accounts Payable een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk bespaard. Dankzij Proactis zijn de verwerkingskosten van op inkooporders gebaseerde facturen met 90% verlaagd, zodat er aanzienlijke besparingen zijn gerealiseerd wat betreft indirecte kosten. Dit betekent tevens dat medewerkers zich kunnen concentreren op meer strategische taken.