a.s.r. realiseert volledige controle over uitgaven, met bedrijfsbreed inzicht in bestedingen en contracten

Profiel

Sector:
financiële dienstverlening

Aantal medewerkers:
4.000

Aantal verwerkte facturen:
15.000 per jaar

Klant sinds:
2008

Actief in:
Nederland

Doelstellingen

  • Volledige controle over inkoopprocessen, kosten, risico's en compliance.
  • Volledige transparantie gedurende het gehele inkoopproces.
  • Inzicht in bestaande contracten.

Wat biedt de oplossing

  • Medewerkers van a.s.r. kunnen op elk gewenst moment bestellingen plaatsen bij goedgekeurde leveranciers.
  • Inkoopprojecten worden op een transparante en meetbare manier uitgevoerd.
  • Maandrapporten zijn met slechts enkele muisklikken beschikbaar.

Resultaten

  • Verwerkingskosten van op inkooporders gebaseerde facturen zijn met 90% verlaagd.
  • Facturen worden veel sneller en efficiënter verwerkt dankzij goedkeuringen in een vroeger stadium van het proces.
  • Aanzienlijke indirecte kostenbesparingen.
Onze samenwerking met Proactis is zo succesvol, doordat wij als gebruiker proactief worden betrokken bij de voortdurende ontwikkeling van het softwareplatform. Dit maakt Proactis voor ons tot een toekomstbestendige keuze.

a.s.r.
 

Profiel

a.s.r. is een van de grootste verzekeringsmaatschappijen van Nederland en biedt een breed scala aan financiële producten aan op het gebied van schade-, levens- en inkomensverzekeringen, collectieve en individuele pensioenen, gezondheids-, reis-, vrijetijds- en uitvaartverzekeringen. Er zijn ongeveer 4.000 mensen in dienst.

a.s.r. is trots op hun focus op uitgavenbeheersing en efficiency. Recentelijk werden zij echter geconfronteerd met een gebrek aan inzicht in lopende contracten, in combinatie met een onbeheersbare toename van het aantal gebruikte leveranciers. Dit bemoeilijkte het verkrijgen van een duidelijk overzicht en controle over de totale uitgaven.
a.s.r. realiseert volledige controle over uitgaven, met bedrijfsbreed inzicht in bestedingen en contracten

Doelstellingen

Het uiteindelijke doel was het goed onder controle krijgen van de inkoopprocessen, kosten en risico's. Er werd een project opgezet met de naam 'In control'. Het doel van dit project was de beste manier te vinden voor het standaardiseren en digitaliseren van het complete inkoopproces, inclusief factuurverwerking met integratie van het bestaande financiële systeem.

Met behulp van het projectteam kwam a.s.r. tot de conclusie dat één geïntegreerd platform ter ondersteuning van de centrale inkoop- en finance functies en dat alle contracten en verplichtingen omvat, de perfecte optie zou zijn. De keuze viel op de Source-to-Pay functionaliteit van Proactis.
Volledige controle over inkoopprocessen, kosten, risico's en compliance.

Wat biedt de oplossing

Proactis verzorgt de toegang tot kerncijfers en verplichtingenadministratie die voorheen niet beschikbaar waren. Het inkoopteam heeft nu de volledige controle en de implementatie verliep soepel, op tijd en binnen het budget. De nieuwe werkmethoden zorgen ervoor dat a.s.r. medewerkers nu op elk gewenst moment bestellingen kunnen plaatsen, vanuit geautoriseerde catalogi, via bestelformulieren of slimme formulieren. Bovendien stroomlijnt en vereenvoudigt het platform het inhuren van tijdelijk personeel, en wordt omgekeerde facturatie mogelijk gemaakt.

Via het platform beheert het bedrijf alle inkoopprocessen, van sourcing tot contractbeheer en crediteurenadministratie. De oplossing garandeert volledig inzicht in de uitgaven. Gegevens zijn beschikbaar via dashboards die zowel het management als personeel de nodige transparantie bieden. Voorheen nam het opstellen van financiële rapporten aan het einde van de maand enkele dagen in beslag; nu zijn deze rapporten met een paar klikken beschikbaar. Deze transparantie garandeert volledige compliance met actuele, nationale en regionale wet- en regelgeving en regels voor corporate governance.
Medewerkers van a.s.r. kunnen op elk gewenst moment bestellingen plaatsen bij goedgekeurde leveranciers.

Resultaten

De inkoopafdeling levert nu een essentiële bijdrage aan de zakelijke doelstellingen van a.s.r. Het Proactis-platform helpt verzekeren dat inkoopprojecten efficiënter en op een transparante en meetbare manier worden uitgevoerd. Zo worden er bijvoorbeeld online veilingen gebruikt om artikelen zoals kantoormeubilair of papier aan te schaffen. En onafhankelijke experts bieden specialistische hulp bij het beoordelen van schades en claims. Deze zichtbaarheid helpt het bedrijf om over de hele linie meer strategische inkoopbeslissingen te nemen.

Het bedrijf heeft volledige controle over inkopen en contracten. Het aantal facturen is jaar op jaar gedaald dankzij de stroomlijning van goedgekeurde leveranciers en contracten. De factuurverwerking is nu inzichtelijk en het proces is sterk verbeterd doordat goedkeuringen over het algemeen in een vroeger stadium tijdens het proces worden gegeven. Dit heeft de afdeling Accounts Payable een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk bespaard. Dankzij Proactis zijn de verwerkingskosten van op inkooporders gebaseerde facturen met 90% verlaagd, zodat er aanzienlijke besparingen zijn gerealiseerd wat betreft indirecte kosten. Dit betekent tevens dat medewerkers zich kunnen concentreren op meer strategische taken.

Verwerkingskosten van op inkooporders gebaseerde facturen zijn met 90% verlaagd.
Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: