Sector
Publieke Sector
System Integration
Unit4 Business World
Aantal verwerkte facturen
90,000+ per jaar
Aantal inwoners bediend
Ongeveer 318.000
Klant sinds
2014
Hoe Proactis heeft geholpen
"We waren ons ERP-systeem Unit4 Business World aan het upgraden en onze crediteurenadministratie aan het centraliseren om ons Purchase-to-Pay-proces te automatiseren. De Proactis-oplossing integreerde goed met ons Unit4 Business World-systeem en leverde een efficiëntiebesparing van meer dan 66% op."
Strategic Finance Manager, Wigan Council
Het direct vastleggen van alle 90.0000 inkomende facturen verhoogde de efficiëntie van het AP-proces met 66%.
Besparde jaarlijks meer dan £120.000 op factuurverwerking en overtrof daarmee de oorspronkelijke doelstellingen.
Ondersteunde de centralisatie van de Accounts Payable (AP)-functie en optimaliseerde de procesefficiëntie van meer dan 90.000 facturen per jaar.
Het verhogen van het controleniveau en de transparantie van factuurverwerking zorgde voor betere interne controles.
Verminderde fouten in de factuurverwerking door intelligente gegevensvastlegging en geautomatiseerde validatie.
Versnelde en verbeterde de consistentie van de factuurverwerking dankzij elektronische factuuropslag en geautomatiseerde workflows.
Snelle afhandeling van factuuruitzonderingen mogelijk dankzij een speciale webgebaseerde querydeskfunctionaliteit.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World, waardoor bestaande ERP-functionaliteit optimaal werd benut en de waarde van de systeemupgrade werd gemaximaliseerd.
Overzicht
Wigan Council is een lokale overheid die ongeveer 318.000 inwoners bedient in het noordwesten van Engeland. De organisatie heeft meer dan 4.000 medewerkers en verwerkt jaarlijks ruim 90.000 facturen.
Als onderdeel van een bredere upgrade van het bedrijfsplatform – waaronder de migratie naar Unit4 Business World – implementeerde de Council Proactis Invoice Capture om de crediteurenadministratie te centraliseren en te automatiseren. Het resultaat overtrof alle doelstellingen: een verbetering van 66% in de efficiëntie van het AP-proces en een jaarlijkse besparing van meer dan £120.000 op factuurverwerking.
Uitdaging
Wigan Council bedient ongeveer 318.000 inwoners in het noordwesten van Engeland en heeft meer dan 4.000 medewerkers. Met jaarlijks meer dan 90.000 te verwerken facturen zocht de Council naar mogelijkheden om financiële processen te automatiseren en zowel kosten als administratieve lasten binnen de crediteurenadministratie te verminderen.
Het bestaande Purchase-to-Pay-proces was langdurig, papiergebaseerd en sterk afhankelijk van inefficiënte handmatige processen. De verwerking van facturen was gedecentraliseerd, wat leidde tot knelpunten, vertragingen en fouten die moeilijk te volgen of op te lossen waren. Als onderdeel van een bredere transformatie van het bedrijfsplatform – waaronder de upgrade van het Unit4 Business World ERP-systeem – identificeerde de Council automatisering van de crediteurenadministratie als een belangrijk verbeterpunt.
De doelstelling was om de crediteurenadministratie te centraliseren, het vastleggen en verwerken van facturen te automatiseren, kosten te verlagen, de verwerkingscapaciteit te verhogen en de flexibiliteit en naleving van processen te verbeteren – terwijl tegelijkertijd een naadloze integratie met het vernieuwde Unit4 Business World-systeem werd gerealiseerd.
Oplossing
Proactis introduceerde een volledig geautomatiseerde oplossing voor het scannen van papieren facturen, het importeren van PDF-facturen, intelligente gegevensvastlegging en webgebaseerde afhandeling van vragen. De interne factuurverwerkingsoplossing werd ontworpen om samen te werken met het Unit4 Business World-systeem van de Council, waardoor inkoopfacturen sneller konden worden ontvangen, met minder handmatige inspanning en een hogere nauwkeurigheid.
Papieren facturen worden snel omgezet naar elektronische afbeeldingen en opgeslagen, waardoor de zichtbaarheid en transparantie binnen de crediteurenadministratie toenemen en de belangrijkste oorzaken van knelpunten en fouten worden weggenomen. Vragen en afwijkingen worden efficiënt afgehandeld via speciale webgebaseerde functionaliteit voor vraagbeheer, waarmee het team niet-conforme situaties op een gestructureerde en gecontroleerde manier kan oplossen.
De oplossing zorgt voor nauwkeurige betalingen en een consistente naleving van bedrijfsregels gedurende het gehele proces.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.