VolkerRail gains control of indirect procurement costs with Proactis
VolkerRail automated indirect procurement with Proactis, achieving 5% savings, reducing admin by four FTEs, and boosting strategic procurement focus.
Sector
Bouw en infrastructuur
Aantal medewerkers
1.200
Moedergroep
VolkerWessels (16.000 medewerkers, 120 werkmaatschappijen)
Geschatte besparing op indirecte spend.
5%+
Klant sinds
2014
Hoe Proactis heeft geholpen
"Door een gestructureerd proces neer te zetten, hebben we grip gekregen op onze out of pocket-spend, leveranciers en de indirecte kosten van het inkoop- en bestelproces."
Manager Inkoop VolkerRail, VolkerWessels Infra-ICT, Asset.Insight en de Divisie Inkoop Coördinator
Realiseerde een geschatte besparing van 5% op de totale indirecte spend door verbeterde controle, geconsolideerde inkoop en betere leveranciersonderhandelingen.
Verminderde maverick buying door verplichte autorisatieworkflows die zijn afgestemd op de organisatierichtlijnen.
Gaf zowel het Procurement-team als individuele medewerkers realtime inzicht in de budgetstatus en beschikbare bestedingsruimte.
Stelde het Procurement-team in staat om met één druk op de knop te rapporteren over spend per productcategorie en leverancier.
Maakte de toepassing van kortingsafspraken inzichtelijk en meetbaar, waardoor medewerkers werden gestimuleerd om zelfstandig gebruik te maken van overeengekomen leveranciersafspraken.
Tilte de Procurement-functie naar een strategischer niveau, waardoor de organisatie beter in staat werd om met leveranciers te onderhandelen over waardecreatie, innovatie en duurzaamheid.
Bood duidelijke en betrouwbare dashboards voor continue procesoptimalisatie en verbeterde afstemming tussen contractuele afspraken en leveranciers.
Overzicht
VolkerRail maakt deel uit van VolkerWessels, een internationale bouwgroep met 16.000 medewerkers en 120 werkmaatschappijen. Met circa 1.200 medewerkers en verantwoordelijkheid voor Nederlandse spoor-, sluis-, brug- en luchthaveninfrastructuur had VolkerRail behoefte aan meer structuur, inzicht en controle over de indirecte (niet-productgerelateerde) inkoop.
Na een zorgvuldig selectieproces werd Proactis geïmplementeerd om het bestelproces te automatiseren en organisatiebreed inzicht in spend te bieden. Het resultaat: een geschatte besparing van 5% op de totale indirecte spend, een vermindering van administratieve werkzaamheden gelijk aan vier FTE’s en een Procurement-team dat is uitgegroeid tot een werkelijk strategische functie.
Uitdaging
VolkerRail maakt deel uit van de VolkerWessels-groep, een internationale en beursgenoteerde bouwgroep met 16.000 medewerkers die actief is via 120 lokale bedrijven in Nederland, het VK, Noord-Amerika en Duitsland. VolkerRail zelf heeft circa 1.200 medewerkers en is verantwoordelijk voor Nederlandse infrastructuur op het gebied van spoorwegen, sluizen, bruggen en luchthavens.
Sinds de beursgang in 2017 was de behoefte aan meer transparantie binnen inkoop sterk toegenomen, met name om meer synergie tussen de verschillende werkmaatschappijen te creëren. Toen Lucas ten Brinke als Procurement Manager aantrad, bleek dat inzicht in uitgaven beperkt was tot wat achteraf zichtbaar werd op facturen. Er was geen inzicht in de stappen voorafgaand aan betaling, zoals de aanvraag, goedkeuring, inkooporder of levering. Maverick buying kwam regelmatig voor, budgetten waren moeilijk realtime te monitoren en de administratieve werklast was aanzienlijk.
De doelstelling was om het volledige bestelproces tot en met factuurverwerking te automatiseren, alle niet-productgerelateerde (NPR) inkoop via één systeem te consolideren en het inzicht en de controle over spend te creëren die nodig zijn om strategische inkoopbeslissingen binnen de organisatie te ondersteunen.
Oplossing
Na een zorgvuldig selectieproces werd Proactis geselecteerd vanwege de volwassenheid van het platform, de mogelijkheid om aan te sluiten op de bestaande ERP-systemen van VolkerRail en de sterke aansluiting op de specifieke behoeften van de organisatie. Het platform stelt medewerkers in staat om vanaf elk apparaat online bestellingen te plaatsen vanuit goedgekeurde catalogi. Bestellingen worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar geselecteerde leveranciers, waardoor onnodige stappen in de inkoopketen worden verminderd.
Een geautomatiseerde autorisatieworkflow zorgt ervoor dat goedkeuringen op het juiste niveau plaatsvinden volgens de organisatierichtlijnen, waardoor maverick buying tot het verleden behoort. De budgetstatus en beschikbare spend zijn realtime inzichtelijk, waardoor zowel het Procurement-team als individuele medewerkers uitgaven beter kunnen beheren binnen het beschikbare budget. De integratie met het HR-systeem voor goedkeuringsautorisaties voegde extra complexiteit toe aan de implementatie, maar werd succesvol gerealiseerd. Hierdoor sluit de autorisatiestructuur volledig aan op de personeelsgegevens van de organisatie.
Duidelijke dashboards geven het Procurement-team gedetailleerd inzicht in uitgavenstromen, leveranciersgebruik en de toepassing van kortingsafspraken. Hierdoor beschikt Procurement over de juiste data om raamovereenkomsten te onderhandelen, contracten te beheren en strategische waarde uit de supply chain te realiseren.
"Het grootste voordeel is dat het systeem waardevolle stuurinformatie verschaft om tot op detailniveau inzicht te krijgen in de uitgavenstroom. En we kunnen nu meten of we in onze processen en contracten compliant zijn."
Lucas ten Brinke, Procurement Manager, VolkerRail and VolkerWessels
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.