University of Sussex achieves end-to-end Source-to-Contract efficiency as part of digital transformation
University of Sussex digitised end-to-end procurement with Proactis, improving visibility, compliance, and freeing staff from manual tasks.
Sector
Onderwijs
Aantal leveranciers
3.500+
Aantal medewerkers
2.100
Aantal verwerkte facturen
40.000 p/a
Klant sinds
2014
Hoe Proactis heeft geholpen
"De oplossingen van Proactis voor "Source-to-Contract" en factuurautomatisering die we gebruiken, bieden een goede balans tussen gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit en zijn flexibel genoeg om aan onze eisen te voldoen. Dit is zeer zeldzaam bij inkoopoplossingen."
Ian McKee, Assistant Director of Finance, University of Sussex
Handmatige processen voor het in dienst nemen van leveranciers, contractbeheer en facturering zijn verwijderd.
Optimaliseerde het inkoopproces door medewerkers te begeleiden naar voorkeursleveranciers en contractleveranciers, zodat de waarde van bestaande leveranciersafspraken maximaal werd benut.
Verbeterde kwaliteit van de drievoudige match tussen inkooporder, ontvangen goederen en factuur.
Bood volledig inzicht in spend, contracten en leveranciersprestaties vanuit één centraal platform.
Maakte toegang tot alle Procurement- en financiële gegevens vanaf elke locatie mogelijk, waardoor remote en hybride werken optimaal werden ondersteund.
Verbeterde het beheer van uitzonderingen door geautomatiseerde signalering, opvolging en blokkering van factuurafwijkingen.
Versterkte compliance door ingebouwde leveranciersvragenlijsten voor moderne slavernij, gegevensbescherming en andere vereisten.
Versterkte het leveranciersrelatiebeheer door een transparant, consistent en samenwerkingsgericht portaal.
Overzicht
De University of Sussex is een toonaangevende, onderzoeksintensieve universiteit nabij Brighton, met medewerkers en studenten afkomstig uit meer dan 100 landen. De universiteit werkte voorheen grotendeels met handmatige inkoopprocessen en startte daarom een gefaseerde digitale transformatie met Proactis. Deze begon met Marketplace, werd uitgebreid met Source-to-Contract en werd uiteindelijk aangevuld met Invoice Capture.
Het resultaat is een volledig gedigitaliseerde, end-to-end inkoop- en Accounts Payable-functie, met beter inzicht in spend, sterkere compliance en medewerkers die zijn vrijgemaakt van administratieve werkzaamheden zonder toegevoegde waarde.
Uitdaging
De University of Sussex is een onderzoeksintensieve universiteit met zowel een internationale als lokale focus, met medewerkers en studenten afkomstig uit meer dan 100 landen. Voorafgaand aan de digitale transformatie maakte de universiteit grotendeels gebruik van handmatige inkoopprocessen, waaronder contractbeheer op basis van spreadsheets, losstaande eTendering-processen en een sterk papiergedreven factuurverwerking.
Het onboarden van leveranciers vereiste dat medewerkers handmatig informatie verzamelden en papieren formulieren indienden. Contractbeheer was niet gecentraliseerd en bood beperkt inzicht. Binnen de Accounts Payable-functie was sprake van veel handmatige gegevensinvoer en papierverwerking, met beperkte mogelijkheden om facturen automatisch te controleren aan de hand van inkooporders.
De universiteit zocht naar een end-to-end oplossing die Source-to-Contract-processen kon automatiseren en digitaliseren, kon integreren met het financiële systeem, handmatige gegevensinvoer kon elimineren en Finance- en Procurement-teams volledig inzicht en rapportagemogelijkheden over spend kon bieden. Tegelijkertijd moest de oplossing toegankelijk blijven voor niet-gespecialiseerde gebruikers binnen de hele organisatie.
Oplossing
De University of Sussex selecteerde Proactis voor een implementatie in drie fasen, voortbouwend op een bestaande Marketplace-relatie. Proactis Source-to-Contract – met Supplier Management, Sourcing en Contract Management – werd als eerste geïmplementeerd en stroomlijnde en automatiseerde processen rondom leveranciersregistratie, aanbestedingen en contractbeheer.
Medewerkers binnen de universiteit kunnen nu via een selfserviceportaal nieuwe leveranciers voorstellen, waarbij leveranciers hun eigen gegevens rechtstreeks in het systeem onderhouden.
De oplossing werd ontworpen voor gebruik door niet-inkoopprofessionals, waardoor medewerkers binnen de universiteit eenvoudig relevante contracten kunnen raadplegen, goedgekeurde leveranciers kunnen vinden en kunnen deelnemen aan inkoopprocessen zonder specialistische kennis. Ingebouwde vragenlijsten over onder meer moderne slavernij, gegevensbescherming en andere compliance-onderwerpen worden door het team onderhouden en aangepast wanneer vereisten veranderen.
Na het succes van Source-to-Contract implementeerde de universiteit vervolgens Proactis Invoice Capture om de Accounts Payable-functie verder te digitaliseren. Facturen worden nu automatisch vastgelegd, omgezet naar e-facturen, gecontroleerd aan de hand van inkooporders, gecontroleerd op dubbele registratie en gevalideerd op correcte leveranciersgegevens. Vervolgens worden ze via één geïntegreerd platform doorgestuurd naar het financiële systeem voor matching en goedkeuring van betalingen.
"We hebben overal toegang tot alles, op dezelfde plek, en we zijn overgestapt van een papieren systeem naar een systeem dat alles op één plek heeft. De oplossingen van Proactis hebben ons enorm geholpen, bijvoorbeeld toen we heel snel van locatie moesten veranderen, maar we erop konden vertrouwen dat geen van onze processen daaronder zou lijden."
Ian McKee, Assistant Director of Finance, University of Sussex
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.