Nuclear Restoration Services streamlines invoice processing and achieves 60% AP cost savings
Nuclear Restoration Services automated AP with Proactis, cutting costs by 60%, halving team size, and boosting on-time payments to 95%.
Sector
Energie
Betalingsprestaties
Het percentage tijdige betalingen verbeterd van 75–80% naar 95%.
Aantal verwerkte facturen
34,000 per jaar
System Integration
Unit4 Business World
Klant sinds
2011
Hoe Proactis heeft geholpen
"We werken nu met een systeem van rechtstreekse factuurverwerking. Dit maakt niet alleen tijd vrij voor ons personeel, maar het verbetert ook ons vermogen om facturen op tijd te betalen."
Carl Jenner, Governance and Payments Accountant, Magnox
De operationele kosten van de crediteurenadministratie met 60% verlaagd door de factuurverwerking intern onder te brengen.
Betalingstermijnen van facturen verbeterd van 75-80% naar 95%.
De omvang van het crediteurenteam teruggebracht van acht naar vier fte, inclusief een teamleider crediteurenadministratie.
Straight-through factuurverwerking mogelijk gemaakt voor het merendeel van de facturen, zonder dat handmatige verwerking nodig is.
Direct inzicht geboden in de status van elke factuur gedurende het volledige verwerkingsproces.
De afhankelijkheid van een afzonderlijk SharePoint-systeem voor factuuropslag en de afhandeling van factuurgerelateerde vragen weggenomen.
Medewerkers vrijgemaakt voor activiteiten met meer toegevoegde waarde door routinematige verwerkingstaken te automatiseren.
De relatie met leveranciers versterkt door snellere en betrouwbaardere betalingsprocessen.
Overzicht
Nuclear Restoration Services (voorheen Magnox Limited) is verantwoordelijk voor het veilige beheer van 12 nucleaire locaties in het Verenigd Koninkrijk, onder toezicht van de Nuclear Decommissioning Authority. Geconfronteerd met een kostbaar, handmatig factuurverwerkingsproces dat niet voldeed aan de betalingsdoelstellingen van de overheid, implementeerde de organisatie Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met Unit4. Het resultaat was een volledig geautomatiseerde oplossing voor straight-through factuurverwerking, waarmee de kosten van de crediteurenadministratie met 60% werden verlaagd, de benodigde teamomvang werd gehalveerd en het percentage tijdige betalingen steeg van circa 75–80% naar 95%.
Uitdaging
Nuclear Restoration Services (voorheen Magnox Limited) is een Site Licence Company voor de ontmanteling van nucleaire installaties en opereert onder de Nuclear Decommissioning Authority, die is opgericht op grond van de Energy Act 2004. De organisatie is verantwoordelijk voor het veilige beheer van 12 nucleaire locaties in het Verenigd Koninkrijk.
Voor de implementatie van Proactis was de crediteurenadministratie uitbesteed. Facturen kwamen binnen per post en e-mail, werden handmatig gescand en opgeslagen in een SharePoint-repository, waarna ze op afstand werden vrijgegeven voor betaling. Voor het opzoeken van facturen bij vragen of geschillen moest worden ingelogd op een afzonderlijk systeem, wat tijdrovend en inefficiënt was. Het percentage tijdige betalingen lag op circa 75–80%, ruim onder de door de overheid gestelde doelstellingen voor publieke organisaties.
Het proces was kostbaar, vereiste een team van acht fte en bood weinig realtime inzicht in de status van facturen. De organisatie wilde de crediteurenadministratie weer intern uitvoeren, de kosten aanzienlijk verlagen, de betalingsprestaties verbeteren en op elk moment direct toegang hebben tot facturen gedurende het volledige verwerkingsproces.
Oplossing
Nuclear Restoration Services koos voor Proactis Invoice Capture, gebruikmakend van de bestaande strategische integratie met Unit4 Business World. Het voorheen tijdrovende handmatige proces werd vervangen door een volledig geautomatiseerde oplossing. Alle facturen – ongeacht of deze op papier of elektronisch worden ontvangen – worden nu rechtstreeks verwerkt door de Proactis Invoice Capture Managed Service, waardoor scannen en handmatige gegevensinvoer niet langer nodig zijn.
PDF-facturen die per e-mail worden ontvangen, worden automatisch geïmporteerd. Intelligente gegevensverwerking extraheert en valideert de belangrijkste factuurgegevens. Wanneer facturen niet voldoen aan de vereisten – bijvoorbeeld doordat een inkoopordernummer ontbreekt – stelt een speciaal webgebaseerd portaal het team in staat om rechtstreeks met leveranciers te communiceren en afwijkingen snel op te lossen. Gescande facturen worden altijd gekoppeld aan de betreffende transactie in Unit4, waardoor de volledige factuur op ieder moment direct beschikbaar is.
Dankzij de naadloze integratie tussen Proactis en Unit4 wordt een factuur, zodra deze is gematcht met de goederenontvangst, automatisch doorgestuurd voor betaling. Hierdoor verloopt de verwerking van het merendeel van de facturen volledig geautomatiseerd, zonder handmatige tussenkomst.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.