National Trust achieves £30 million savings as part of its procurement strategy transformation
National Trust transformed procurement with Proactis, saving £30 million, halving its supplier base, and drastically reducing onboarding time.
Sector
Non-profit
Aantal medewerkers
14.000+
Vrijwilligers
65.000
System Integration
Unit4 ERP
Klant sinds
2014
Hoe Proactis heeft geholpen
"Er is altijd een sterk partnerschap geweest tussen Proactis en National Trust. Bij het implementeren van zo'n krachtige oplossing was een van onze grootste angsten dat we volledig overspoeld zouden worden. Maar Proactis heeft ons een deel van dat zware werk uit handen genomen. Met de uitstekende training en constante toegang tot advies en ondersteuning is het echt een huwelijk van professionaliteit."
Meer controle over uitgaven binnen de hele organisatie, waarbij de inkoopstrategie een besparing van £30 miljoen oplevert.
Leveranciersdatabase gestroomlijnd van 24.000 leveranciers naar 12.000.
Verkortte de doorlooptijd voor leveranciersregistratie van gemiddeld twee weken naar slechts zes minuten.
Gaf leveranciers de mogelijkheid om hun eigen gegevens te beheren en te onderhouden, waardoor werd voldaan aan de AVG-vereisten zonder extra administratieve belasting voor de organisatie.
Medewerkers hebben nu toegang tot goedgekeurde leveranciers om on-contract uitgaven te verbeteren.
Naadloos geïntegreerd met Unit4 Business World, waardoor de volledige Source-to-Pay-workflow binnen de inkoopfunctie met elkaar werd verbonden.
Breidde de samenwerking met Proactis uit met Sourcing en Contract Management, voortbouwend op het succes van Supplier Management.
Verbeterde de betrokkenheid en het vertrouwen van leveranciers dankzij een professioneel ontworpen onboardingportaal met de Trust-huisstijl.
Overzicht
National Trust is een liefdadigheidsorganisatie en ledenorganisatie voor erfgoedbehoud in Engeland, Wales en Noord-Ierland, met 5,6 miljoen leden, 14.000 medewerkers en 65.000 vrijwilligers.
Om de uitdaging aan te gaan van het beheren van £360 miljoen aan externe uitgaven verspreid over een omvangrijk en divers bezit, implementeerde de Trust Proactis Supplier Management, geïntegreerd met het Unit4 ERP-systeem, als een belangrijke pijler binnen de bredere inkooptransformatie.
Het resultaat: een besparingsprogramma van £30 miljoen, een vermindering van het leveranciersbestand van 24.000 naar 12.000 en een verkorting van de onboardingtijd voor leveranciers van weken naar slechts zes minuten.
Uitdaging
National Trust is een liefdadigheidsorganisatie en ledenorganisatie die zich inzet voor het behoud van erfgoed in Engeland, Wales en Noord-Ierland. Met 5,6 miljoen leden, 14.000 medewerkers en 65.000 vrijwilligers beheert de Trust meer dan 300 landhuizen, 59 dorpen, 61 pubs en bijna 800 mijl aan kustlijn. Dit resulteert in een uniek complexe inkoopomgeving, met uiteenlopende behoeften variërend van gespecialiseerde restauratiebedrijven tot helikopterverhuur en vleermuisonderzoekers.
De Trust had een leveranciersdatabase opgebouwd met 24.000 leveranciers, waarvan velen niet langer actief werden gebruikt. Medewerkers wisten vaak niet welke leveranciers voor een bepaalde toepassing waren goedgekeurd. Het proces voor het aanmaken van nieuwe leveranciers of het bijwerken van bestaande gegevens was papiergebaseerd en complex en nam vaak meerdere weken in beslag. Met £360 miljoen aan jaarlijkse externe uitgaven die beheerd moesten worden, had het Procurement-team behoefte aan meer controle, beter inzicht in leveranciers en een gestroomlijnd onboardingproces.
Er werd besloten een inkoopstrategie te ontwikkelen als onderdeel van een bredere digitale transformatie, met verbeterde beleidsrichtlijnen, processen, systemen en medewerkersvaardigheden als centrale pijlers. De implementatie van een nieuw leveranciersbeheersysteem naast een nieuw Unit4 ERP-systeem werd als prioriteit aangemerkt.
Oplossing
National Trust werkte nauw samen met Proactis om een Supplier Management-oplossing te implementeren die geïntegreerd is met het Unit4 Business World ERP-systeem. Het platform stelt leveranciers in staat hun eigen gegevens te beheren en actueel te houden, waarbij informatie rechtstreeks in het systeem wordt bijgewerkt. Hierdoor hoeft de Trust leveranciersgegevens niet langer handmatig te beheren.
Alle leveranciers van National Trust worden geregistreerd in Proactis, met workflows die rechtstreeks gekoppeld zijn aan Unit4. Hierdoor kan het Procurement-team inkoopactiviteiten sturen naar specifieke, goedgekeurde leveranciers per categorie. Wanneer medewerkers voor een specifiek project producten of diensten willen inkopen, worden zij automatisch gekoppeld aan de meest relevante geautoriseerde leverancier. Dit ondersteunt contractueel inkopen en vermindert ongecontroleerde aankopen.
Er werd een speciaal leverancier onboardingteam opgericht, met ondersteuning van Proactis, om de overgang van het leveranciersbestand naar het nieuwe platform te begeleiden. De Trust startte met 100 willekeurig geselecteerde leveranciers om feedback te verzamelen en de onboardingervaring verder te verbeteren. Hierbij werd onder andere gebruikgemaakt van een door National Trust vormgegeven leverancierswebsite om vertrouwen en betrokkenheid te vergroten binnen een zeer divers leveranciersbestand.
"Het heeft ons veel meer controle gegeven over onze uitgaven binnen de hele organisatie. Ik schat dat de hele inkoopstrategie een kostenbesparing van £30 miljoen heeft opgeleverd".
Procurement Director, National Trust
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.