CBRE Ltd. increases value and spend control with Proactis across 5,000+ properties
CBRE standardised Procure-to-Pay with Proactis, gaining full spend visibility and stronger budget control across complex operations in the UK.
Sector
Vastgoed- en facility management
Vermogen onder beheer
€ 41 miljard+
Beheerde panden
5.000+
Verwerkte facturen
150.000+ per jaar
Klants sind
2016
Hoe Proactis heeft geholpen
"Het is een flinke prestatie om één inkoopsysteem op te zetten dat ons in staat stelt meer dan 5.000 verschillende panden als afzonderlijke entiteiten te beheren. Maar door dit te doen, beschikken wij nu over een van de beste systemen voor uitgavenbeheer binnen de branche. Proactis biedt ons het perfecte platform om te verzekeren dat we vooroplopen bij het leveren van meerwaarde uit inkopen en de controle over uitgavenbeheer."
Head of Procurement, Property and Asset Management, CBRE Ltd.
Consistente Procure-to-Pay (P2P) processen voor alle beheerde panden, waarbij ongeveer 500 medewerkers betrokken zijn.
Verbeterde budgetcontrole voor locatiemanagers, met volledig inzicht in de werkelijke en geplande uitgaven.
Maakte een aanzienlijke groei van het transactievolume mogelijk zonder uitbreiding van het personeelsbestand.
Tot wel 50% van de facturen wordt elektronisch ontvangen en verwerkt, waardoor de papiergebaseerde verwerking aanzienlijk is verminderd.
Verbeterd inzicht in leveranciersactiviteiten, waaronder uitgavenniveaus, leveringsprestaties en contractnaleving.
Gestroomlijnde factuurverwerking en autorisatie van betalingen binnen de afdeling crediteurenadministratie (AP).
Naadloos geïntegreerd met 15 verschillende financiële systemen binnen de diverse vastgoedportefeuille van CBRE.
Het vertrouwen van klanten en huurders versterkt door nauwkeurige, transparante en tijdige financiële rapportages.
Profiel
CBRE Ltd. is 's werelds grootste commerciële vastgoeddienstverlener, met meer dan 40.000 medewerkers, en bedient wereldwijd vastgoedeigenaren, investeerders en gebruikers. De vastgoed- en vermogensbeheertak van het bedrijf in het Verenigd Koninkrijk biedt eigenaren verhuurbeheer, boekhouding, risicobeheer, faciliteitenbeheer en inkoopdiensten voor commercieel vastgoed zoals winkelcentra, kantoorgebouwen en industrieterreinen. Het team beheert meer dan 5.000 panden met een gezamenlijk oppervlak van ruim 63 miljoen vierkante meter en levert diensten aan 21.500 huurders.
Het bedrijf int jaarlijks meer dan € 2,8 miljard aan huur- en servicekosten. Aan inkopen wordt jaarlijks bijna € 319 miljoen uitgegeven, met meer dan 8.000 leveranciers en ruim 150.000 facturen per jaar.
Uitdaging
De afdeling Property & Asset Management van CBRE Ltd. in het Verenigd Koninkrijk biedt vastgoedeigenaren diensten op het gebied van verhuurbeheer, boekhouding, risicobeheer, facilitair beheer en inkoop voor commercieel vastgoed, waaronder winkelcentra, kantoorgebouwen en industrieterreinen. Het team beheert meer dan 5.000 panden met een totale oppervlakte van 209 miljoen vierkante voet en verleent diensten aan 21.500 huurders.
Met een jaarlijkse inkoopuitgave van bijna £290 miljoen, meer dan 8.000 leveranciers en ruim 150.000 verwerkte facturen per jaar had de organisatie behoefte aan een geïntegreerd, organisatiebreed systeem voor inkoop- en factuurverwerking. Vastgoedeigenaren en huurders verwachtten een duidelijke, nauwkeurige en tijdige verantwoording van alle operationele kosten, maar de bestaande processen boden onvoldoende ondersteuning voor de groeiende omvang van de organisatie.
Het managementteam van Property & Asset Management zag de noodzaak van een oplossing die consistente Procure-to-Pay-processen voor alle beheerde vastgoedlocaties kon bieden, volledig inzicht in de uitgaven mogelijk maakte en kon meegroeien met de verdere groei van de organisatie.
Oplossing
CBRE werkte samen met Proactis om een end-to-end inkoopoplossing te implementeren die snel kon worden uitgerold en kon uitgroeien tot een volwaardig spendmanagementplatform voor alle beheerde vastgoedlocaties. De AP Automation-oplossing van Proactis verbeterde de efficiëntie van het inkoopproces en stelde de organisatie tegelijkertijd in staat om uitgaven binnen alle afzonderlijke entiteiten nauwkeurig vast te leggen en te beheersen.
Doordat Proactis als cloudoplossing beschikbaar was, kon het CBRE-team zich volledig richten op de implementatie en het dagelijkse gebruik van het systeem, terwijl Proactis het technische beheer voor zijn rekening nam. De volledige uitrol over alle beheerde vastgoedlocaties werd in slechts negen maanden afgerond. Inmiddels wordt het systeem gebruikt door meer dan 500 medewerkers – van medewerkers op het hoofdkantoor tot operationele teams op locatie – en is het geïntegreerd met 15 verschillende financiële systemen ter ondersteuning van CBRE en de vele vastgoedeigenaren die het bedrijf bedient.
De workflow- en autorisatieregels van Proactis zorgen ervoor dat inkopen boven een vooraf bepaalde waarde, of inkopen waarbij het risico bestaat dat budgetten worden overschreden, automatisch ter goedkeuring worden doorgestuurd naar een manager. Inmiddels wordt tot wel 50% van de facturen elektronisch ontvangen, gecontroleerd en betaald, waardoor de papiergebaseerde verwerking binnen de volledige vastgoedportefeuille aanzienlijk is verminderd.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.