Bedford Borough Council reduces invoice processing time by over 60% with Proactis Invoice Capture
Bedford Borough Council streamlined AP with Proactis, cutting invoice processing from 72 to under 24 hours, reducing team size, and improving compliance with full audit visibility.
Sector
Publieke dienstverlening
System Integration
Unit4 Business Software
Bevolking
Ca. 170.000
Aantal facturen
42.000 per jaar
Klant sinds
2013
Hoe Proactis heeft geholpen
"Tijdens de implementatie was het team van Proactis geweldig. Ze toonden aan niet alleen over de volledige kennis van de software te beschikken, maar namen ook de tijd om onze vereisten te leren kennen. Als we vragen hadden, waren ze altijd beschikbaar. We hebben we nog steeds regelmatig contact sinds we live zijn. Proactis helpt ons graag en onze vragen worden binnen 24 uur beantwoord."
Management Accountant (Treasury), Treasury & Technical Accounting, Bedford Borough Council
Factuurverwerkingstijd teruggebracht van 72 tot minder dan 24 uur.
Stelde de gemeente in staat om het Accounts Payable-team terug te brengen van 7 naar 5 FTE’s binnen het nieuwe digitale bedrijfsmodel.
Behaalde de kostenbesparingsdoelstellingen van de gemeente dankzij hogere efficiëntie en een aanzienlijke vermindering van handmatige verwerkingsactiviteiten.
Volledig audittraject voor ontvangen facturen.
Versterkte de communicatie met leveranciers dankzij een dedicated querydesk, waarmee factuurafwijkingen sneller en op een gestructureerde manier konden worden afgehandeld.
Reduceerde het volume aan niet-conforme facturen dankzij een gecontroleerde en consistente aanpak voor factuurverwerking.
Naadloze integratie met het financiële Unit4-systeem van de Gemeente.
Leverede voortdurende en proactieve ondersteuning, waarbij vragen na de implementatie structureel binnen 24 uur werden beantwoord.
Overzicht
Bedford Borough Council is een unitaire lokale overheid die verantwoordelijk is voor een gebied met circa 170.000 inwoners in de Borough of Bedford. Als onderdeel van een nieuw digitaal organisatiemodel dat in 2019 werd geïntroduceerd, implementeerde de gemeente Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met haar Unit4 Business Software-systeem.
De oplossing verkortte de verwerkingstijd van facturen van 72 uur naar minder dan 24 uur, maakte het mogelijk om het Accounts Payable-team terug te brengen van 7 naar 5 FTE’s en leverde een volledige audittrail op. Hierdoor kon de gemeente haar kostenreductiedoelstellingen behalen en tegelijkertijd de communicatie met leveranciers en compliance verbeteren.
Uitdaging
Bedford Borough Council is een unitaire lokale overheid met verantwoordelijkheid voor een gebied met circa 170.000 inwoners verdeeld over meer dan 75.000 huishoudens. Het Finance-team bestaat uit 35 medewerkers, waarbij de Accounts Payable-functie voorheen 7 FTE’s nodig had om jaarlijks meer dan 42.000 facturen te verwerken.
De handmatige aanpak voor factuurverwerking – waaronder het handmatig indexeren en registreren van binnenkomende facturen – was tijdrovend en foutgevoelig. Vanaf ontvangst van een factuur tot het moment waarop deze in het systeem stond en was goedgekeurd, kon het proces tot 72 uur duren. Het nieuwe digitale organisatiemodel van de gemeente, geïntroduceerd begin 2019, stelde duidelijke doelstellingen: kosten verlagen, de bezetting binnen Accounts Payable verminderen en de efficiëntie en snelheid van het volledige factuurproces verbeteren.
De gemeente gebruikte al Unit4 Business Software en zocht een oplossing voor factuurverwerking die naadloos hiermee kon integreren, terwijl deze tegelijkertijd volledig inzicht, een audittrail en verbeterde communicatie met leveranciers zou bieden.
Oplossing
De gemeente selecteerde Proactis Invoice Capture, dat in augustus 2019 werd geïmplementeerd vanwege de naadloze integratie met Unit4 en de bewezen ervaring binnen de publieke sector. De twee systemen werken samen en creëren duidelijke, geautomatiseerde communicatielijnen met leveranciers over de status van facturen. Hierdoor wordt informatie die tussen beide systemen wordt uitgewisseld nauwkeurig en volledig geautomatiseerd verwerkt.
Proactis werkte nauw samen met de gemeente tijdens de implementatie om ervoor te zorgen dat alle binnenkomende facturen op een consistente manier worden verwerkt. Hierdoor heeft het Accounts Payable-team volledig inzicht in iedere ontvangen factuur en beschikt het over een complete audittrail vanaf ontvangst tot en met goedkeuring.
Een dedicated web-based querydesk stelt het team in staat om niet-conforme facturen op een gestructureerde en gecontroleerde manier te beheren. Dit verbetert de communicatie met leveranciers en vermindert het aantal uitzonderingen gedurende het proces.