Contract Management | Contractbeheer software

Met Proactis Contract Management kunt u het percentage producten op basis van contractafspraken met geselecteerde leveranciers vergroten. Doordat alle contractinformatie beschikbaar is voor de hele organisatie, weet u zeker dat deze afspraken in de praktijk ook door iedereen optimaal worden benut en voorkomt u dat inkopen nog steeds buiten contracten om verlopen.

Met onze oplossing legt u alle leverancierscontracten centraal vast. Het vergroot uw inzicht in alle benodigde contractinformatie, zodat u een betrouwbare basis heeft voor het onderhouden van uw contractenportfolio. Bovendien heeft u altijd inzicht in uw financiële verplichtingen.

De voordelen van Proactis:

Grip en inzicht tijdens de hele looptijd van een contract.

Eenvoudig contractinformatie delen binnen uw organisatie.

Effectief monitoren en evalueren van contractafspraken.

Realtime inzicht in uw verplichtingen.

Contract Management at-a-click:

Met Contract Management verhoogt u de hoeveelheid spend ‘under management’ en de hoeveelheid ‘on contract’ spend door meer inzicht en controle te krijgen over de gehele levensduur van een contract.

Contract Management borgt ook dat uw organisatie consistent gebruik maakt van vooraf onderhandelde contractovereenkomsten bij de inkoop van producten en diensten.

Download onze gids en ontdek hoe u in “een paar klikken” de volledige controle over uw contracten krijgt.

Versturen

Alles direct inzichtelijk

De regie houden over honderden of zelfs duizenden contracten tegelijk was nog nooit zo eenvoudig. U kunt de contractafspraken en andere belangrijke informatie bewaken op basis van vastgestelde criteria (Key Performance Indicators) en opzegtermijnen. Zo kunt u uw team direct waarschuwen wanneer actie nodig is.

Alle inkoopactiviteiten worden automatisch verzameld, zodat u leveranciersprestaties van leveranciers en inkoopverplichtingen eenvoudig kunt volgen en analyseren.

Geen stilzwijgende verlenging

Het systeem waarschuwt automatisch als een contract gaat aflopen of moet worden aangepast.

Zo voorkomt u dat contracten stilzwijgend worden verlengd en dat kan u jaarlijks een flinke besparing opleveren.

Transparante processen en procedures

Uw contracten zijn de spil van het bestelproces. Door de oplossing te koppelen aan het bestelsysteem gebruikt iedereen altijd de meest recente versie van een contract en hanteert de juiste condities en voorwaarden.

Het is zelfs mogelijk om productcatalogi te koppelen aan contractdata. Zo weet u zeker dat contracten optimaal worden benut.

Grip op elk contract

De oplossing ondersteunt alle voorkomende contractvormen. Ook terugkerende contractverplichtingen (zoals huur, telefoon- of onderhoudskosten) kunt u ook op een simpele manier in het systeem vastleggen en bewaken. U heeft zo altijd uw financiële verplichtingen met één muisklik inzichtelijk. Dit biedt u niet alleen meer transparantie, maar ook een slimmere en snellere factuurafhandeling.

Dankzij het geïntegreerde Document Management systeem kunt u alle details die in elk soort document zijn vastgelegd opslaan en eenvoudig (her)gebruiken.

Boek een demo :

Contract Management FAQ's

What is contract management software?

"Inkopers werken hard om de beste leveranciers te vinden en te onderhandelen over overeenkomsten met de juiste voorwaarden. Contracten leggen die voorwaarden vast voor gebruik door de organisatie. Maar die voordelen gaan verloren wanneer contracten niet worden toegepast wanneer aankopen worden gedaan. Vaak omdat contracten niet beschikbaar of zichtbaar zijn op het moment van aankoop. Beide organisaties kunnen risico's lopen als contracten aflopen of als één van beide partijen de contractbepalingen niet naleeft.

Contract Management Software biedt een centrale elektronische opslagplaats voor alle soorten leverancierscontracten, met koppelingen naar inkoopsystemen die ze volledig zichtbaar maken voor inkopers. Inkoop- en leveringsactiviteiten worden automatisch verzameld voor analyse van de prestaties van de leverancier en de verplichtingen van de inkoper, en contractdata en andere criteria worden voortdurend bewaakt, waarbij de juiste mensen worden gewaarschuwd wanneer herzieningen of acties nodig zijn."

Download: Source-to-Contract Assessment Tool.

Welke uitdagingen kan Contract Management Software oplossen?

Er zijn veel uitdagingen om uitgaven onder contract te brengen:

Contracten zijn vaak op verschillende plaatsen ondergebracht, waardoor het moeilijk is om te weten waar een bepaald contract te vinden is (vrijwel onmogelijk om een geconsolideerd overzicht van de verplichtingen te krijgen).
Gedecentraliseerd contractbeheer leidt tot dubbele overeenkomsten en gemiste kansen voor volumebesparingen.
Contractherzieningsdata worden vaak gemist, wat resulteert in onverwachte vervaldata en ongewenste automatische verlengingen.
Kopers hebben geen zicht op contracten op de plaats van aankoop, waardoor aankopen buiten het contract om worden gedaan, wat leidt tot gemiste besparingen en slechte relaties met leveranciers.
Zonder automatische registratie van de werkelijke aankoop- en leveringsactiviteiten is het erg moeilijk om de naleving van contracten te meten.

Lees: Contractbeheer met één klik.

Wat zijn de voordelen van contractbeheer software

Contractbeheer software helpt u de uitgaven "onder beheer" en "on-contract" te verhogen. Door betere zichtbaarheid en controle van contracten, gedurende de gehele contractcyclus. Contractbeheer software kan ervoor zorgen dat de organisatie consequent gebruik maakt van vastgestelde contracten bij de aankoop van goederen en diensten.

Contractbeheer software maakt:
Controle en zichtbaarheid gedurende de gehele contractlevenscyclus.
Eenvoudig delen van contractinformatie binnen uw organisatie.
Effectieve controle en beoordeling van contractafspraken.
Real-time inzicht in uw verplichtingen.

Lees: Effectief contractbeheer en -administratie.