Profiel

Sector:
Publieke Sector

Aantal gebruikers:
800+

Aantal medewerkers:
8,700+

Uitgaven bij externe partijen:
€227,4m+ per jaar

Aantal inwoners:
171,000+

Klant sinds:
2003

Doelstellingen

Het invoeren van end-to-end inkoop voor verbeterde processen en -workflow.
Meer inzicht in spend, geheel met audit trail.
De beste waarde halen uit sourcing.

Wat biedt de oplossing

Meer inzicht in bedrijfsuitgaven, compliance en transparantie voor de inkoopfunctie.
Eén centraal inkoopportaal, gevoed door Proactis Sourcing.
Eén opslagplaats voor alle contracten.
Eén portaal voor kansen en mogelijkheden voor leveranciers en uw organisatie.

Resultaten

Een gestandaardiseerd inkoopproces, gebaseerd op best practises.
Volledig zicht op inkoop over alle categorieën middels een overzicht van bestellingen en uitgaven.
Kostenbesparingen en efficiëntieslagen voor het CBC en haar leveranciers.

We wilden al lang end-to-end inkoopprocessen en -workflows ontwikkelen om alle uitgaven binnen het CBC te beheren. Proactis biedt volledige zichtbaarheid van en controle over uitgaven en zal, in combinatie met het centraal inkoopportaal van Proactis, onze inkoopstrategie de komende jaren helpen ondersteunen.

Supplier Relationship Officer, Caerphilly County Borough Council

Profiel

Caerphilly County Borough Council (CBC) verleent, als één van de grootste lokale autoriteiten in Wales, een breed spectrum aan diensten aan meer dan 171.000 inwoners. Daarbij is het één van de grootste werkgevers in de regio met meer dan 8.700 medewerkers.

De inkoopfunctie binnen Caerphilly heeft volledig inzicht in hun uitgaven bij derden, hetgeen neerkomt op ca. €227,4 miljoen. Deze uitgaven hebben betrekking tot onderwijs, zakelijke diensten, gemeenschappen, publieke dienstverlening, huisvesting en Business Improvement Services in de regio. Inkoop is voornamelijk een gecentraliseerde bedrijfsfunctie binnen Caerphilly. Daarbij beheert het team alle processen en contracten van boven de €11,000.

Doelstellingen

Het CBC had het ultieme doel om grip te krijgen over uitgaven binnen Caerphilly als onderdeel van een langetermijnstrategie voor het ontwikkelen van end-to-end digitale inkoop. Inefficiënte processen, onvoldoende compliance en beperkte transparantie betekende dat uitgavenbeheer en bestellen moeizaam verliep. Daarbij konden de bestellingen die wel geplaatst werden beperkt worden getrackt. Volledig inzicht in uitgaven, kostenbesparingen en efficiëntere processen stonden daarom ook boven aan de agenda.

Daarbij wilde het CBC ook meer grip op haar sourcingprocessen door voort te bouwen op bestaande elektronische systemen om hun processen en procedures verder te stroomlijnen en te optimaliseren. Zo werd de inkoopervaring zo efficiënt, gemakkelijk en eenvoudig mogelijk.

Caerphilly was een voorloper op het gebied van eProcurement en heeft een prominente, toonaangevende rol gespeeld in de ontwikkeling van eProcurement in de Welshe publieke sector. In de afgelopen 20 jaar heeft de Caerphilly County Borough Council de innovatieve technologische ontwikkelingen omarmt die door de samenwerking met Proactis binnen handbereik zijn gekomen.

Wat biedt de oplossing

Oorspronkelijk heeft Caerphilly Council Proactis Procure-to-Pay geïmplementeerd om de vele bestelprocedures en -formats te consolideren, zodat alle uitgaven binnen de organisatie worden vastgelegd. Alle orders worden digitaal naar leveranciers gestuurd en een toenemend aantal facturen wordt ook elektronisch ontvangen.

Na jaren van gebruik van Proactis besloot het CBC om enkele aanvullende functionaliteiten te gebruiken, waaronder Contract- en Supplier Management. Hierbij koos het CBC voor een centraal inkoopportaal, gevoed door de Sourcing-oplossing van Proactis. Dit geeft leveranciers tot de dag van vandaag meer inzicht in de contractmogelijkheden, terwijl governance en compliance zijn verbeterd en er nu sprake is van een volledige audit-trail.

95% van het inkoopproces van het bestuur wordt beheerd via Proactis Sourcing, wat zorgt voor hoge transparantie en ingebouwde procedures en controles die voldoen aan vooraf gedefinieerde autorisatienormen. Het bestuur werkt samen met Proactis aan een gestroomlijnd end-to-end inkoopproces, inclusief uitgavenbeheer en -controle, inkoop, contractbeheer en supplier management.

Resultaten

The Council’s inkoopfunctie heeft een compleet end-to-end strategie ontwikkeld en geïmplementeerd, die wordt ondersteund door de Proactis-oplossing. De systemen en processen zijn als een dynamische informatiesnelweg ontwikkeld waar data snel en beveiligd in en uit de organisatie stromen. Alle partijen beschikken tijdig over de benodigde data, waardoor zakelijke transacties effectief verlopen.

Naast kostenbesparingen en efficiëntieslagen is ook de samenwerking met de 18,000 geregistreerde leveranciers sterk verbeterd. Het gehele inkoopproces is met meer dan 800 actieve gebruikers goed ingevoerd. Inkoop is getransformeerd naar een gestandaardiseerd, inzichtelijk proces.

Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: