Sector
Huisvesting Aanbieders
Aantal medewerkers
16.000+
System Integration
SunSystems Finance
Aantal verwerkte facturen
100.000+ per maand
Klant sinds
2005
Hoe Proactis heeft geholpen
"Vóór Proactis verwerkten we maandelijks 20.000 facturen met een team van 8 personen. Nu verwerken we 100.000 facturen. We hebben de extra groei zonder extra middelen opgevangen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid en de rapportage verbeterd."
Group Financial Controller, Mears Group
Verhoogde AP efficiëntie met 500%, door een drastische verhoging van het aantal verwerkte facturen, zonder extra mensen toe te voegen in het team.
Kon de aanzienlijke groei van de organisatie opvangen zonder extra capaciteit voor de crediteurenadministratie toe te voegen.
Verbeterde nauwkeurigheid en rapportagemogelijkheden binnen de factuurverwerking.
Verhoogde controle, zichtbaarheid en naleving binnen de Groep.
Best practice-controles geïmplementeerd die met handmatige verwerking voorheen niet mogelijk waren.
Maakte de verwerking van papieren, PDF- en XML-facturen mogelijk via één uniform platform.
Naadloos geïntegreerd met de bestaande inkoopomgeving en het financiële SunSystems-systeem van de Group.
Leverde een schaalbaar platform voor factuurautomatisering dat toekomstige bedrijfsgroei en de verdere overstap naar elektronische facturatie mogelijk maakt.
Overzicht
Mears Group is verantwoordelijk voor het onderhouden, repareren en verbeteren van de woningen van honderdduizenden mensen in samenwerking met klanten in de sociale woningbouw. Het bedrijf heeft meer dan 16.000 medewerkers verspreid over het Verenigd Koninkrijk.
Door de snelle groei van de organisatie en een handmatig, papiergebaseerd proces voor de crediteurenadministratie dat steeds minder houdbaar werd, implementeerde Mears Proactis Invoice Capture, geïntegreerd met het financiële SunSystems-platform. Het resultaat was een verbetering van de efficiëntie van de crediteurenadministratie met 500%: de verwerking groeide van 20.000 naar 100.000 facturen per maand, zonder uitbreiding van het personeelsbestand.
Uitdaging
Mears Group is een van de toonaangevende aanbieders in het Verenigd Koninkrijk op het gebied van woningonderhoud, reparatie en verbetering. Het bedrijf werkt samen met klanten in de sociale woningbouw om de woningen van honderdduizenden mensen in het hele land te onderhouden.
De snelle groei van de Group – zowel organisch als door overnames – zorgde ervoor dat de bestaande processen voor de crediteurenadministratie al snel niet meer toereikend waren. Met een handmatige, papiergebaseerde aanpak voor factuurverwerking verwerkte een team van acht medewerkers 20.000 facturen per maand. Bij een dergelijke groeisnelheid zou voortzetting zonder verandering een aanzienlijke uitbreiding van het aantal medewerkers binnen de crediteurenadministratie hebben vereist om de toenemende volumes bij te kunnen houden.
Mears had behoefte aan een oplossing die de factuurverwerking kon automatiseren en opschalen, naadloos kon integreren met het financiële SunSystems-platform en de ambitieuze groeistrategie van de Group kon ondersteunen zonder evenredige stijging van de personeelskosten.
Oplossing
Na een grondige analyse van de vereisten van de Group implementeerde Proactis een factuurautomatiseringsoplossing in twee fasen, gebaseerd op de PRINCE2-projectmanagementmethodologie. Deze aanpak introduceerde best practices om volledige automatisering van de factuurverwerkingscyclus te realiseren.
De oplossing – een systeem voor scanning en intelligente gegevensvastlegging – maakt het mogelijk om alle binnenkomende inkoopfacturen direct te scannen. Belangrijke gegevens worden automatisch geëxtraheerd en gevalideerd, met minimale handmatige invoer. Het platform ondersteunt daarnaast elektronische facturen in zowel XML- als PDF-formaat en integreert naadloos met het interne inkoopsysteem van de Group en de financiële oplossing SunSystems.
Proactis adviseerde tijdens de implementatie ook over best-practicecontroles, waarmee kostenbeheersing, inzicht in uitgaven en naleving van processen binnen de organisatie werden verbeterd. Hierdoor ontstond een schaalbaar platform dat de verdere groei van Mears ondersteunt.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.