Caerphilly County Borough Council achieves end-to-end procurement with Proactis
Caerphilly Council automates 95% of procurement with Proactis, achieving full spend visibility, standardisation, and significant efficiency savings.
Sector
Publieke Sector
Aantal medewerkers
8.700+
Aantal gebruikers
800+
Aantal geeregistreerde leveranciers
18.000
Klant sinds
2003
Hoe Proactis heeft geholpen
"We wilden al lang end-to-end inkoopprocessen en -workflows ontwikkelen om alle uitgaven binnen het CBC te beheren. Proactis biedt volledige zichtbaarheid van en controle over uitgaven en zal, in combinatie met het centraal inkoopportaal van Proactis, onze inkoopstrategie de komende jaren helpen ondersteunen."
Supplier Relationship Officer, Caerphilly County Borough Council
Volledige inzichtelijkheid gerealiseerd in inkooporders en uitgaven binnen de circa £196 miljoen aan jaarlijkse externe uitgaven van de gemeente.
Een gestandaardiseerd inkoopproces, gebaseerd op best practises.
95% van de inkoopactiviteiten mogelijk gemaakt via Proactis Sourcing, met ingebouwde governance- en autorisatiecontroles.
De betrokkenheid van leveranciers uitgebreid, met inmiddels meer dan 18.000 leveranciers geregistreerd op het inkoopportaal van de gemeente.
Kostenbesparingen en efficiëntieslagen voor het CBC en haar leveranciers.
De zichtbaarheid van contracten en de toegang tot kansen voor leveranciers uitgebreid via het gezamenlijke inkoopportaal.
Ondersteuning geboden aan meer dan 800 gebruikers binnen de organisatie, waarbij inkoop nu structureel wordt toegepast als een gestandaardiseerde functie.
Doorlopende, responsieve ondersteuning geboden, waarbij vragen na de ingebruikname consequent binnen 24 uur werden beantwoord.
Overzicht
Caerphilly County Borough Council is een van de grootste lokale overheden in Wales en levert een breed scala aan diensten aan meer dan 171.000 inwoners. Met een langetermijnvisie op volledig elektronische inkoop heeft de gemeente sinds 2003 samengewerkt met Proactis om de inkoopfunctie stapsgewijs te transformeren. Vandaag de dag wordt 95% van de inkoopprocessen van de gemeente beheerd via Proactis Sourcing, wat volledige inzichtelijkheid in uitgaven, gestandaardiseerde inkoopprocessen binnen alle afdelingen en aanzienlijke kostenbesparingen en procesverbeteringen oplevert voor zowel de gemeente als haar meer dan 18.000 geregistreerde leveranciers.
Uitdaging
Caerphilly County Borough Council is een van de grootste lokale overheden in Wales, met meer dan 8.700 medewerkers en een breed scala aan dienstverlening op het gebied van onderwijs, sociale dienstverlening, huisvesting, gemeenschappen en bedrijfsverbetering. De inkoopafdeling van de gemeente heeft volledig inzicht in de jaarlijkse externe uitgaven van circa £196 miljoen en beheert alle processen en contracten met een waarde van meer dan £10.000.
Voorafgaand aan de samenwerking met Proactis kampte de gemeente met inefficiënte bestelprocessen, uitdagingen op het gebied van naleving en beperkte transparantie binnen de inkoopactiviteiten. Het beheren van uitgaven en het volgen van bestellingen was complex, met beperkte mogelijkheden om realtime inzicht te verkrijgen in vastgelegde uitgaven of contractprestaties.
De gemeente formuleerde een duidelijke langetermijnstrategie om volledig elektronische inkoop te realiseren — met volledige zichtbaarheid van inkoopuitgaven, kostenbesparingen, procesoptimalisatie en een zo efficiënt en eenvoudig mogelijke ervaring voor leveranciers die zaken doen met de gemeente.
Oplossing
Caerphilly CBC was een van de eerste gebruikers van eProcurement en heeft een leidende rol gespeeld in de ontwikkeling ervan binnen de publieke sector in Wales. De gemeente implementeerde oorspronkelijk Proactis Purchase-to-Pay om bestelprocedures te consolideren en uitgaven binnen de organisatie vast te leggen, waarbij alle bestellingen elektronisch naar leveranciers werden verzonden en een groeiend aantal facturen elektronisch werd ontvangen.
In de loop der tijd breidde de gemeente het gebruik van Proactis uit met contractbeheer, leveranciersbeheer en het gezamenlijke inkoopportaal, ondersteund door de Proactis Sourcing-oplossing. Hierdoor kregen leveranciers meer inzicht in contractmogelijkheden, terwijl tegelijkertijd governance, naleving en auditmogelijkheden voor de gemeente werden versterkt. Proactis werkte nauw samen met het team om gestroomlijnde end-to-end inkoopprocessen te ontwikkelen voor uitgavenbeheer, sourcing, contractbeheer en leveranciersrelatiebeheer.
Vandaag de dag wordt 95% van de inkoopprocessen van de gemeente beheerd via Proactis Sourcing. Ingebouwde procedures, controles en autorisatiecriteria zorgen voor consistente en transparante inkoopactiviteiten binnen alle afdelingen.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.