Het volledige potentieel van AI in Source-to-Pay benutten:
Een strategische aanpak

De behoeften van inkoop- en financiële afdelingen veranderen snel, waarbij kunstmatige intelligentie (AI) een belangrijke rol speelt. De integratie van AI en machine learning (ML) biedt aanzienlijke strategische voordelen, maar hoe het wordt uitgevoerd is cruciaal om dit potentieel volledig te benutten.

Inkoop en financiën staan bekend om hun datagestuurde aanpak en hun toepassing van opkomende technologieën om de efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen, fraude op te sporen en een soepele werking te garanderen. Het is dan ook geen verrassing dat AI wordt gebruikt als een krachtig hulpmiddel voor innovatie en operationele efficiëntie.

In de race om de adoptie van AI is een duidelijke strategie echter van vitaal belang.
 

Veel bedrijven geloven dat generatieve AI-modellen, zoals ChatGPT, een one-size-fits-all oplossing zijn voor alle bedrijfsprocessen. Hoewel deze modellen uitblinken in taalverwerking en het genereren van conversatiereacties, schieten ze vaak tekort als het aankomt op gestructureerde taken die precisie en kostenefficiëntie vereisen.

Generatieve AI-modellen zijn onmiskenbaar krachtig, maar hun echte waarde komt pas naar voren als ze worden gecombineerd met de waardevolle kennis die is verankerd in de rijke gegevens van een organisatie. Data-orkestratie omvat het beheer van datagerelateerde taken zoals het verzamelen van gegevens, het uitvoeren van kwaliteitscontroles, het overbrengen van gegevens tussen systemen en het automatiseren van workflows. Een belangrijk voorbeeld is het omzetten van ongestructureerde gegevens in een gestandaardiseerd formaat voor AI-verwerking, zoals het omzetten van ongestructureerde gegevens in elektronische facturen. Deze stap kan de kritieke factor zijn die het succes of falen van Generative AI bepaalt, vooral met gefragmenteerde databases en ongelijksoortige IT-systemen.

Als organisaties de kracht van AI inzetten, met name generatieve AI, stuiten ze vaak op een kloof tussen het potentieel en de realisatie van tastbare bedrijfswaarde. De kwaliteit van AI-outputs is immers afhankelijk van de kwaliteit van de inputgegevens. Terwijl gegeneraliseerde AI-modellen uitstekend zijn voor brede taken op hoog niveau, worstelen ze met de precisie en efficiëntie die nodig zijn voor gespecialiseerde processen - zoals het coderen van facturen.

Proactis Cai maakt bijvoorbeeld gebruik van geavanceerde technologie om een revolutie teweeg te brengen in de codering van inkooporders en facturen. Het is ontworpen om het AP-automatiseringsproces te verbeteren door middel van verbeterde operationele efficiëntie en nauwkeurigheid. Het maakt gebruik van voorspellende AI en machine learning om organisaties te laten overstappen van handmatige, foutgevoelige codering in hun order- en factuurprocessen naar een meer geavanceerde, efficiënte en nauwkeurige AI-gestuurde aanpak. Dit helpt om de tijd die wordt besteed aan het handmatig coderen van transacties te verminderen, het risico op menselijke fouten te verkleinen, de nauwkeurigheid van de eerste codering en financiële gegevens te verbeteren en omslachtige aanpassingen van codes achteraf te verminderen. En dankzij geavanceerd machinaal leren zal Rego Cai na implementatie blijven leren, waardoor de nauwkeurigheid van de codering en de kwaliteit van de gegevens voor de rapportage verder worden verbeterd.
 

Als Procurement en Finance professionals is het begrijpelijk dat je je onzeker voelt over de toenemende aanwezigheid van AI op de werkplek.  Terwijl discussies over automatisering vaak gaan over het verplaatsen van banen, is de realiteit veel veelbelovender - het creëren van nieuwe mogelijkheden om de strategische waarde te vergroten en de efficiëntie te verbeteren. In plaats van bang te zijn voor AI, moeten werknemers het zien als een waardevolle bondgenoot - een hulpmiddel om hun vaardigheden te verbeteren en hun werk te vereenvoudigen.
 
Door het automatiseren van repetitieve taken, het verminderen van fouten en het verbeteren van de samenwerking, stellen deze tools werknemers in staat om zich te richten op zinvol werk met een grote impact dat gebruik maakt van hun vaardigheden en creativiteit, en vergroten ze de nauwkeurigheid en het vertrouwen in de resultaten om angst tot een minimum te beperken. En voor werkgevers zijn de voordelen van AI - grotere efficiëntie, kostenbesparingen en verbeterde nauwkeurigheid - duidelijk!

AI kan professionals op vele manieren helpen, waaronder het creëren van kansen, het beheren van risico's en fraude, meer transparantie en compliance, het automatiseren van activiteiten en kostenbesparingen, maar de voordelen van het implementeren van AI voor inkoop en uitgavenbeheersing kunnen enorm zijn. Naast de efficiëntiewinst en snellere processen, kunnen organisaties, wanneer AI wordt gebruikt om uitgaven proactief te helpen beheersen:
  • Verminder overbesteding en verhoog naleving door ondersteuning, begeleiding en advies in een veel vroeger stadium dan voorheen mogelijk was, met een veel grotere mate van nauwkeurigheid. Dit omvat het beperken van buitensporige uitgaven voordat ze plaatsvinden in plaats van erna.
  • Meer inzicht in de totale uitgaven als nooit tevoren. Gebruikers krijgen deskundige inzichten en voorspellend gedrag zodat ze veel eerder in de cyclus en nauwkeuriger worden gestuurd.
  • Leg facturen vast en zet ongestructureerde gegevens om in elektronische facturen met behulp van AI-extractie.
  • Wendbaarder worden door AI te gebruiken om nog efficiënter en nauwkeuriger te werken, dubbel werk en fouten te minimaliseren en de behoefte aan handmatige interventie verder te verminderen.
  • Versnel en verbeter de nauwkeurigheid van het coderen van transacties en beperk zo het risico op fouten en de handmatige inspanning.
  • Verminder de behoefte aan menselijke tussenkomst met agentische AI.
  • Zorg voor standaardisatie van integraties en verkort de tijd om Source-to-Pay en bredere technologiestacks te integreren.
AI is er niet om te vervangen, maar om te versterken, zodat inkoop- en financiële professionals zich kunnen richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Medewerkers die AI-tools omarmen, hebben vaak een betere balans tussen werk en privé, minder stress en meer tijd om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen of persoonlijke interesses na te streven. Deze voordelen leiden tot meer werktevredenheid en persoonlijke voldoening, terwijl ze ook aanzienlijke voordelen opleveren voor de organisatie, zoals verbeterde efficiëntie, kostenbesparingen en verbeterde besluitvorming.

Door gebruik te maken van de juiste technologieën en de expertise om deze effectief te implementeren, hebben organisaties de mogelijkheid om niet alleen aan de veranderende eisen van de markt te voldoen, maar deze zelfs te leiden. Dit is het moment om na te denken over wat mogelijk is in Finance en Procurement.

Praat vandaag nog met ons om te ontdekken hoe AI-gestuurde oplossingen prestaties kunnen verbeteren, strategische waarde kunnen ontsluiten en uw bedrijf kunnen positioneren voor blijvend succes.