Geef uw medewerkers de mogelijkheid om te vinden en te kopen wat ze nodig hebben

Wij hebben onlangs vastgesteld dat crediteurenautomatiseringstools ervoor zorgen dat uw bedrijf facturen kan ontvangen, verwerken en betalen, ongeacht waar u zich bevindt – wat bijzonder belangrijk is in de huidige situatie.

Maar zodra een organisatie een dergelijk raamwerk heeft geïmplementeerd – om de juiste inkoopgoedkeuringen en geautomatiseerde PO/factuur-matching te waarborgen – is de volgende grote stap het bieden van gemakkelijke toegang voor medewerkers tot content (catalogi, contracten en/of leverancierswebsites) voor specifieke goederen en diensten die beschikbaar zijn bij  geautoriseerde leveranciers.

Deze functionaliteit is essentieel om een hoog percentage van de uitgaven onder beheer te realiseren. Medewerkers zullen veel eerder het juiste item van de juiste leverancier kopen wanneer dit gemakkelijker is dan het kopen bij een andere bron. Het bieden van de mogelijkheid voor medewerkers om het product of de dienst op te zoeken en te selecteren die het beste bij hun behoeften past, vereenvoudigt het aankoopproces voor de medewerker en zorgt ervoor dat de uitgaven op contract aanzienlijk toenemen.

Veel organisaties beschikken over minimale leveranciersinhoud of -informatie, waardoor medewerkers geen andere keuze hebben dan buiten het systeem te zoeken naar wat ze nodig hebben. Dit geldt met name wanneer er op afstand wordt gewerkt. Dit is niet alleen een arbeidsintensief proces voor medewerkers, maar tenzij de medewerker ‘offline’ met een inkoper samenwerkt om de leverancier en het item te selecteren, verspilt het in feite alle moeite die de inkoopafdeling heeft gestoken in het vinden van goede leveranciers en het onderhandelen van waardevolle overeenkomsten. In een tijd waarin "verspilling" het einde kan betekenen voor velen, is dit een aanzienlijk risico.

De kostenimpact van medewerkers die leveranciers gebruiken die niet in het systeem staan en "buiten contract" kopen, is aanzienlijk, waarbij belangrijke besparingsmogelijkheden verloren gaan wanneer onderhandelde overeenkomsten niet worden gebruikt en de uitgaven worden verspreid over veel leveranciers. Er is ook een verhoogd, en vaak aanzienlijk, risico dat veel aankopen worden gedaan bij leveranciers die niet goed gekwalificeerd zijn, waarbij het risico op leveranciers die niet presteren, op niet-naleving en zelfs op fraude veel groter is.

Om het systeem van een organisatie daadwerkelijk te benutten voor het verbeteren van het uitgavenbeheer en om ervoor te zorgen dat medewerkers met een gerust hart op contract kopen, moet het efficiënte, goed gecontroleerde manieren ontwikkelen om medewerkers gemakkelijke toegang te bieden tot uitgebreide leveranciersinhoud, en hen de mogelijkheid geven om te vinden en te kopen wat ze nodig hebben.

Ontdek hoe