Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Privacybeleid


Bijgewerkt januari 2019
Proactis streeft ernaar uw persoonsgegevens en privacy te beschermen. 

Wij hebben ons privacybeleid opgesteld en bijgewerkt zodat het voor u duidelijk is waarvoor we uw gegevens gebruiken. Dit gebeurt te allen tijde in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming (zoals de Europese en Britse Algemene verordening gegevensbescherming van 25 mei 2018). 

In dit privacybeleid wordt naar de dochterondernemingen die deel uitmaken van Proactis Holdings Plc (waaronder Proactis, Due North, Millstream, Intelligent Capture, EGS, Perfect Commerce en Hubwoo) verwezen als "Proactis", "wij", "we", "ons" of "onze". Dit doen we om het privacybeleid eenvoudiger te maken om te lezen en te begrijpen. We verwijzen naar de mensen die onze website bezoeken of onze software gebruiken als "u" of "uw", wederom om deze pagina duidelijk en gemakkelijker te maken om te lezen en te begrijpen.

Deze pagina is opgedeeld in specifieke paragrafen. Klik op de link naar het onderwerp waarover u wilt lezen, of scrol gewoon omlaag:
Algemene informatie
Uw rechten
U hebt de volgende rechten, naast de rechten die hieronder worden genoemd:
  1. Het recht om op elk moment te vragen welke persoonsgegevens wij over u bewaren;
  2. Het recht om ons te vragen om verouderde of onjuiste persoonsgegevens die wij over u bewaren bij te werken of te corrigeren;
  3. Het recht om ons te vragen persoonsgegevens te verwijderen die wij over u bewaren en die niet volgens andere wetgeving moet worden bewaard;
  4. Het recht om u af te melden voor marketingcommunicatie die wij mogelijk naar u verzenden.
Raadpleeg hieronder de paragraaf; Contact opnemen, als u over dit onderwerp contact met ons wilt opnemen.

Bij elke kennisgeving die wij via e-mail naar u verzenden, krijgt u de mogelijkheid om te wijzigen welke communicatie u van ons ontvangt. Ook bij onze producten kunnen bepaalde communicaties worden stopgezet. Raadpleeg de paragraaf “Informatie over producten van Proactis” voor meer informatie.

Als u uw communicatievoorkeuren wilt aanpassen en u geen e-mail van ons waarin deze opties staan bij de hand hebt, kunt u hiervoor de volgende link volgen. U kunt ook contact opnemen met het Marketing Team via de opties die in de paragraaf “Contact opnemen” staan.

Beleidswijzigingen
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd herzien door deze pagina bij te werken. In het geval dat dit beleid fundamenteel wijzigt, zullen we hiervan een kennisgeving of andere vorm van communicatie laten uitgaan. Eventuele wijzigingen zullen echter nooit in strijd zijn met geldende wetgeving of deze belemmeren.  Naast de communicatie die u van ons ontvangt, kunt u ook regelmatig deze pagina raadplegen. U vindt hier altijd de datum van laatste bijwerking, zodat u kunt bepalen wanneer het beleid voor het laatst is aangepast of bijgewerkt.
 
Contact opnemen
Voor meer informatie over hoe uw gegevens worden gebruikt, hoe we de veiligheid van uw gegevens en uw recht op toegang tot de gegevens die wij over u bewaren waarborgen, kunt u contact opnemen met:

Via e-mail: compliance@proactis.com

Per post:

The Data Protection Officer
Proactis Limited
Riverview Court
1 Castle Gate
Wetherby
LS22 6LE

Wilt u dat we maatregelen nemen met betrekking tot uw rechten, gebruik dan deze methoden. Wilt u dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, dan geven we er de voorkeur aan dat u een supportticket opent, zodat we de aanvraag hier kunnen volgen. Het is daarentegen ook geen probleem om de aanvraag te ontvangen op dezelfde manier als hierboven beschreven.

Voor marketingberichten kunt u naast de opties die hierboven staan vermeld:
  1. Ons schrijven op bovenstaand adres en bij uw correspondentie “Het Marketing Team&rdquo vermelden;;
  2. Een e-mail sturen naar info@proactis.com.
 
Data Protection Officer
Op basis van de huidige activiteiten en het zakelijk doel van Proactis, is een functionaris voor gegevensbescherming geen dwingende eis krachtens de AVG in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk of Nederland. Proactis erkent echter het belang van deze rol en de Group Compliance and Quality Manager heeft deze verantwoordelijkheden op zich genomen Deze rol wordt volledig ondersteund door en heeft directe toegang tot het bestuur van Proactis. 

Bedrijven in Duitsland zijn krachtens de federale wet inzake gegevensbescherming verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Voor Duitsland hebben we een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die zich in Duitsland bevindt.

Informatie over deze website (www.proactis.com)
Persoonsgegevens die op deze website worden ingediend, worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden die in dit privacybeleid vermeld staan. We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om:
  • a) Per post, via e-mail of via vergelijkbare technologie informatie naar u te verzenden (andere dan marketingcommunicatie) waarvan we denken dat deze voor u interessant kan zijn, maar alleen als u hiermee akkoord gaat. Dit kunt u doen, of u kunt uw voorkeuren aanpassen, door op deze link te klikken.
  • b) Per post, of indien u hiermee uitdrukkelijk akkoord bent gegaan, via e-mail of via vergelijkbare technologie marketingcommunicatie met betrekking tot onze activiteiten naar u te verzenden waarvan we denken dat deze voor u interessant kan zijn. Nogmaals, u kunt uw voorkeuren aanpassen door op deze link te klikken.
  • c) Andere bedrijven statistische informatie over onze gebruikers te geven, maar deze informatie wordt niet gebruikt om individuele gebruikers te identificeren.
Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld en veilig opgeslagen totdat ze niet langer nodig zijn, zoals beschreven in de AVG en de Data Protection Bill (2018) van het Verenigd Koninkrijk.

We hebben er alles aan gedaan om te zorgen voor een veilig en beveiligd proces voor het indienen via e-mail, maar we diegenen die dergelijke e-mailformulieren gebruiken, doen dit op eigen risico.

Verstrekking
We kunnen ook informatie die we verzamelen vrijgeven aan wetshandhavingsinstanties, andere overheidsinstellingen of derden, zoals vereist door wetgeving die mogelijk voor ons van toepassing is. We kunnen dit doen onder de geldende contractuele bepalingen of zoals we redelijkerwijs nodig achten voor onze dienstverlening.

Onder deze omstandigheden leveren we redelijke inspanningen om u op de hoogte te brengen voordat we gegevens vrijgeven die u of uw organisatie redelijkerwijs kunnen identificeren, tenzij voorafgaande kennisgeving is verboden volgens de toepasselijke wetgeving of niet mogelijk of redelijk is onder de omstandigheden.

Cookies
We gebruiken cookies om te zorgen dat we u de beste ervaring kunnen bieden op onze website.

Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat (computer, smartphone, tablet enzovoort) worden opgeslagen. Het kan gaan om informatie over u, uw voorkeuren of uw apparaat en deze wordt meestal gebruikt om de site te laten werken zoals u verwacht. TDe gegevens die in één van onze cookies worden opgeslagen, identificeren u niet direct, maar kunnen u een persoonlijkere webervaring bieden.

We gebruiken cookies om:
  • Te zorgen dat de website werkt.
  • Te meten hoe u de website gebruikt, zodat deze kan worden aangepast en verbeterd aan de hand van uw behoeften.
  • De meldingen te onthouden die u hebt gezien, zodat we deze niet opnieuw aan u tonen.
We gebruiken ook tracking cookies zoals Google Analytics en Pardot om gegevens over onze bezoekers te meten, zoals bezoekfrequentie, duur van de bezoeken en een benadering van de geografische locatie. Deze gegevens worden alleen gebruikt om ons te helpen onze inhoud en reclame beter af te stellen op onze doelgroep. Deze gegevens worden niet met externe bedrijven gedeeld.

We aanvaarden geen reclamecookies of tracking cookies van andere organisaties op onze site. We maken op onze websites daarentegen wel reclame voor onze eigen producten en diensten en u kunt op andere plekken op het internet advertenties van ons tegenkomen. De cookies laten ons zien waar u een advertentie hebt gezien, helpen ons de effectiviteit van onze reclamecampagnes te meten en beperken het aantal keer dat u een advertentie te zien krijgt.

Als u liever niet wilt dat er cookies op uw computer of apparaat worden geplaatst, dan kunt u hier op een aantal manieren voor zorgen: door uw browser zo in te stellen dat alle cookies worden geweigerd, door alleen "vertrouwde" websites toe te staan om cookies te plaatsen of door alleen cookies te aanvaarden van de website waar u zich momenteel bevindt.

In de meeste webbrowsers (bijvoorbeeld Safari, Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge enzovoort) kunt u geselecteerde of alle cookies verwijderen die op dit moment op uw apparaat zijn opgeslagen. Raadpleeg het help-bestand van uw browser voor informatie over hoe u dit kunt doen.
Denk eraan dat als u al uw cookies verwijdert, sommige functies van onze producten of diensten, zoals het onthouden van uw inloggegevens, niet werken en dat dit gevolgen kan hebben voor uw ervaring op onze website of met onze producten of diensten.

Social media linking
We hebben socialmediaknoppen op deze website gezet, die bij gebruik helpen om inhoud van deze website rechtstreeks te delen op het betreffende socialmediaplatform. Wij adviseren u daarom deze knoppen naar eigen goeddunken te gebruiken.

Houd er rekening mee dat het socialmediaplatform waarop u inhoud van Proactis.com deelt, uw aanvraag om een webpagina te delen via uw socialmediaplatform kan volgen en opslaant.

Communicatie, betrokkenheid en acties via externe socialmediaplatforms waaraan we deelnemen, voldoen aan de algemene voorwaarden en het privacybeleid van het betreffende socialmediaplatform.

We vragen nooit via socialmediaplatforms om persoonlijke of gevoelige gegevens.
 
Informatie over support van Proactis
We maken gebruik van verschillende ticketsystemen waarmee u vragen kunt stellen over onze producten. Het gaat om Proactis Central (www.proactissupport.com), Kayako Support (http://Proactis.kayako.com/default) (die ook bekend staat als Supplier Support) en IMS (Internal Management System) (https://ims.int.hubwoo.com/ims/ssc.html). Deze laatste toepassing wordt gebruikt voor de ondersteuning van de volgende producten: PerfectProcure, WebProcure, TBN, Catalog Manager en Search.

Proactis Central is door onszelf intern ontwikkeld en Kayako is een toepassing van een derde die we gebruiken om leveranciers vragen te laten indienen. We raden u aan om naast ons privacybeleid hier het privacybeleid van Kayako te bekijken: https://www.kayako.com/about/privacy in het geval dat u van deze supportsoftware gebruikmaakt.

IMS is ontwikkeld door het bedrijf Abocon en zij onderhouden en verbeteren het product voor ons. De supportteams van Proactis gebruiken het systeem om op uw vragen te reageren. Abocon is een Duits bedrijf en u vindt hun privacybeleid hier: https://www.abocon.com/datenschutz/

Gebruikers moeten zich voor alle toepassingen registreren, om supporttickets te kunnen indienen. De volgende persoonsgegevens zijn hierbij nodig:

naam, e-mailadres, telefoonnummer, het bedrijf of de organisatie waar de persoon werkt en zijn of haar functie (voor Proactis Central). 

Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt om gebruikers in staat te stellen vragen in te dienen met betrekking tot de software die hun bedrijf of organisatie bij ons in licentie heeft.

Persoonsgegevens van gebruikers worden bewaard zo lang de gebruiker toegang tot de ticketsystemen nodig heeft. Als hij of zij het bedrijf verlaat of geen toegang meer nodig heeft, kan hij of zij via de hierboven beschreven methoden vragen om uit het systeem te worden verwijderd. 

Hoewel het doel van de software is om vragen met betrekking tot producten in te dienen, is het mogelijk dat gebruikers, vanwege de aard van de supportvragen, andere gegevens aan het supportticket toevoegen die misschien wel andere persoonsgegevens blijken te zijn. Dit is niet verplicht en mag alleen ten behoeve van het oplossen van die specifieke supportvragen. 

Gegevens uit supporttickets worden bewaard om dezelfde organisatie die het ticket heeft geopend de mogelijkheid te geven om oude tickets opnieuw te bekijken en een kennisbasis of archief op te bouwen, zodat ze het oude ticket kunnen raadplegen wanneer hetzelfde probleem zich opnieuw voordoet. Zo zien ze meteen wat de oplossing was en kunnen ze daarnaar handelen.

Voor de tickets bij Proactis Central en Kayako hebben we medewerkers in het Verenigd Koninkrijk. Voor sommige eerstelijns supportvragen bij Supplier Support, hebben we een team in Manilla, in de Filippijnen. Het team in Manilla zorgt onder andere voor het bijwerken van supporttickets en de medewerkers hebben binnen hun rol geen toegang tot klantgegevens nodig. Alle Britse klantgegevens (ongeacht of het om de persoonsgegevens van een persoon of een bedrijf gaat) blijven in het Verenigd Koninkrijk.

Vragen die via IMS zijn ingediend worden verwerkt door teams in de VS, Frankrijk, Duitsland en Manilla. De gegevens in IMS worden in een Frans datacenter opgeslagen.

Om aan de vereisten van de AVG te voldoen, hebben we onze technologische en organisatorische maatregelen herzien, om te zorgen dat uw gegevens veilig worden verwerkt en dat wij processen gebruiken die helpen voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie over u die wij beheren.  

Onze gegevensbeveiligingsprocedures voldoen aan ISO 27001. Dit wordt jaarlijks door een externa auditor gecontroleerd. De controlemaatregelen worden ook vaker intern gecontroleerd. Ga voor meer informatie over ISO 27001 naar: https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html.

Onze Amerikaanse vestigingen voldoen aan het US-EU Privacy Shield Framework (meer informatie hierover vindt u hier: https://www.privacyshield.gov/ en vermeld als onze dochteronderneming Perfect Commerce hier: https://www.privacyshield.gov/list). Deze veiligheidsmaatregelen helpen onbevoegde toegang te voorkomen, te zorgen dat gegevens kloppen en dat ze correct worden gebruikt.
 
Informatie over producten van Proactis
Klik op de naam van het product waarover u meer wilt lezen: 
Algemeen
Bij onze producten hebben gebruikers doorgaans een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot de software. De gebruikersnaam kan een unieke identificator of een e-mailadres zijn. Als wij u een wachtwoord hebben gegeven (of als u er zelf een hebt gekozen) waarmee u toegang krijgt tot bepaalde delen van onze site, dan bent u verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dit wachtwoord. We vragen u om uw wachtwoord met niemand te delen. 

Onze producten werken met systeemberichten die worden opgesteld als onderdeel van het eerste gebruik van de software. Hiermee kunnen gedefinieerde gebruikers reageren op processen die nodig zijn voor de normale werking van de software (zoals meldingen die een goedkeurder laten weten dat er facturen klaarstaan om te worden goedgekeurd of een melding voor een leverancier over een deadline van een aanbesteding).

Hoewel dit geen marketingberichten zijn, kunnen gebruikers hun voorkeuren binnen het desbetreffende product aangeven, als ze deze meldingen liever niet ontvangen. Dit kan wel gevolgen hebben voor de functionaliteit van de software en de effectiviteit ervan verminderen.

De Britse privacytoezichthouder ICO (Information Commissioners’ Office) beschrijft de termen 'verwerkingsverantwoordelijke (data controller)', 'gegevensverwerker (data processor)' hier: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/key-definitions/ De Franse toezichthouder CNIL vindt u hier: https://www.cnil.fr/, Het Duitse BfDI vindt u hier: https://www.bfdi.bund.de/. Een volledige lijst en volledig overzicht van de nationale autoriteiten voor gegevensbescherming is verkrijgbaar via de EU-website: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080

Waar we uw persoonsgegevens opslaan
Als internationaal bedrijf zorgen we ervoor dat onze bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd volgens de wetten van het land waarin we werkzaam zijn. Behalve in het Verenigd Koninkrijk hebben we ook vestigingen in de Verenigde Staten, Europa (zoals Frankrijk, Duitsland, Nederland) en Australazië (zoals Nieuw-Zeeland en de Filippijnen).

Alle gegevens die u aan ons verstrekt worden opgeslagen op onze beveiligde servers, die zich voor het Verenigd Koninkrijk in het Verenigd Koninkrijk bevinden (Harrogate en Reading). Wij hebben ook datacenters in Frankrijk, de Verenigde Staten en Nieuw-Zeeland. 

Gegevens uit het Verenigd Koninkrijk worden niet verplaatst naar of opgeslagen in andere datacenters buiten het Verenigd Koninkrijk; gegevens uit de EU worden bewaard in onze Franse datacenters. Voor klanten in de VS worden de gegevens in Amerika opgeslagen en voor onze APAC-klanten kunnen de gegevens in onze datacenters in Amerika of Nieuw-Zeeland worden bewaard.

Als u als klant uit het Verenigd Koninkrijk en de EU onze software gebruikt die zich niet in de EER bevindt, dan zullen wij u hierover informeren voordat u ermee akkoord gaat de software te gebruiken. Daarnaast hebben we ervoor gezorgd dat al onze klantgegevens, ongeacht of deze binnen of buiten de EER zijn opgeslagen, goed zijn beveiligd en worden bewaard volgens dezelfde hoge normen die gelden voor een bedrijf dat in de EU is gevestigd.

We werken volgens bepaalde procedures, bijvoorbeeld de EU-U.S. Privacy Shield om onze klantgegevens veilig te houden. U kunt ons hier vinden onder vermelding van onze dochteronderneming Perfect Commerce: https://www.privacyshield.gov/list.

Informatie over specifieke producten

Purchase-to-Pay (P2P)

Deze toepassing wordt gebruikt om de functies van het inkoopproces uit te voeren vanaf de eerste registratie van de aanvraag of bestelbon tot de betaling van de ontvangen factuur. De factuur kan elektronisch in het systeem worden ontvangen, waarbij daarvan een scan wordt gemaakt die bij de bestelbon wordt opgeslagen (zie de paragraaf Invoice Capture voor meer informatie hierover).

Organisaties die gebruik maken van P2P hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden die in een contract met ons zijn vastgelegd, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Soorten persoonsgegevens die binnen P2P worden gebruikt, zijn: naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze zijn nodig voor de functionaliteit van het product. Bij elke gebruiker van het systeem staat een bedrijfsadres vermeld.

P2P-gebruikers met beheerdersrol kunnen de gegevens van andere gebruikers handmatig wijzigen binnen de Management Console als bepaalde persoonsgegevens niet kloppent. Moeten persoonsgegevens volledig worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven.

Houd er rekening mee dat persoonsgegevens alleen worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

P2P gebruikt een sessiecookie om uw gebruikerssessie te identificeren.

Source-to-Contract (S2C)
Er zijn twee versies van dit product: één voor inkooporganisaties en één voor leveranciers.

Inkooporganisaties gebruiken de toepassing om contact op te nemen met leveranciers, met hen samen te werken en andere acties uit te voeren naargelang de gelicentieerde modules die ze wensen te gebruiken.

Leveranciers gebruiken de toepassing voor de interactie met kopers, om offertes uit te brengen voor werk, om catalogi te uploaden en elektronische documenten naar inkooporganisaties te verzenden.

Voor inkooporganisaties worden gebruiksvoorwaarden vastgelegd in een contract met ons, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Leveranciers gaan akkoord met de algemene voorwaarden van Supplier Network als onderdeel van de registratieprocedure. Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar via deze pagina: https://supplierlive.Proactisp2p.com/Content/Documents/ProactisNetworkTermsConditions.pdf.

Gebruikers van S2C in inkooporganisaties die een beheerdersrol hebben, kunnen de gegevens van andere gebruikers handmatig aanpassen bij de instellingen van de toepassing. 

Gebruikers van S2C die leverancier zijn, kunnen ook de gegevens voor andere gebruikers binnen hun organisatie bijwerken in het S2C-product.

Moeten persoonsgegevens volledig worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven. Houd er rekening mee dat persoonsgegevens worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

Het product gebruikt cookies volgens de categorieën die door de International Chamber of Commerce zijn bepaald. Het gaat om strikt noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn essentieel voor de werking van onze websites, omdat ze bijhouden hoe de gebruiker van de ene naar de andere pagina gaat. Zonder deze cookies zouden onze websites niets onthouden. Het product gebruikt ook permanente cookies die blijven staan totdat u ze uit uw browser verwijdert.

ProContract
Het product ProContract wordt gebruikt om de functies van de aanbestedingsprocedure uit te voeren, vanaf de eerste advertentie tot de gunning van de opdracht. 

De toepassing werkt met inkooporganisaties en leveranciers. Inkooporganisaties gebruiken ProContract voor het uploaden van de advertenties voor het werk dat moet worden uitgevoerd en om de aanbestedingsprocedure te beheren. Leveranciers gebruiken ProContract om te zoeken naar geschikte opdrachten waarvoor ze een offerte willen uitbrengen en om de offerte vervolgens ook daadwerkelijk uit te brengen.

Inkooporganisaties hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden in een contract dat ze met ons hebben afgesloten, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Leveranciers moeten zich registreren om ProContract en dit privacybeleid te gebruiken, en de algemene voorwaarden zijn beschikbaar als onderdeel van de registratieprocedure.

Soorten persoonsgegevens die binnen ProContract worden gebruikt, zijn: naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze zijn nodig voor de functionaliteit van het product. Bij elke gebruiker van het systeem staat een bedrijfsadres vermeld. De soorten persoonsgegevens gelden zowel voor inkooporganisaties als leveranciers.

ProContract verstuurt nieuwsbrieven via e-mail, die worden gebruikt om abonnees te informeren over onze producten en diensten. Dit is optioneel en gebruikers kunnen zich in- of uitschrijven via een online geautomatiseerd proces.

Sommige abonnementen kunnen handmatig worden verwerkt met voorafgaande schriftelijke toestemming van de gebruiker. 

Abonnementen worden verwerkt in overeenstemming met de Britse wetgeving tegen spam, die in de Privacy and Electronic Communications Regulations van 2003 nader wordt omschreven.

ProContract-gebruikers uit inkooporganisaties met een beheerdersrol kunnen de gegevens van andere gebruikers handmatig wijzigen binnen de toepassing als bepaalde persoonsgegevens niet kloppen.

Als u een leverancier bent en er incorrecte gegevens in de toepassing staan die u niet handmatig kunt aanpassen, neem dan in eerste instantie contact op met één van de bestuurders van uw bedrijf. Kunt u de gegevens nog steeds niet bijwerken, open dan een supportticket zodat we dit voor u kunnen aanpassen.

Voor kopers en leveranciers, als uw persoonsgegevens volledig moeten worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven. 

Houd er rekening mee dat persoonsgegevens alleen worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

Het cookiebeleid van ProContract vindt u hiere: https://procontract.due-north.com/SiteInformation/CookiePolicy.

PurchasePoint
Deze toepassing wordt gebruikt om de functies van het inkoopproces uit te voeren vanaf de eerste registratie van de aanvraag of bestelbon tot de betaling van de ontvangen factuur. De factuur kan elektronisch in het systeem worden ontvangen, waarbij daarvan een scan wordt gemaakt die bij de bestelbon wordt opgeslagen (zie de paragraaf Invoice Capture voor meer informatie hierover).

Organisaties die gebruik maken van PurchasePoint hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden die in een contract met ons zijn vastgelegd, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Soorten persoonsgegevens die binnen PurchasePoint worden gebruikt, zijn: naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze zijn nodig voor de functionaliteit van het product. Bij elke gebruiker van het systeem staat een bedrijfsadres vermeld.

PurchasePoint-gebruikers met beheerdersrol kunnen de gegevens van andere gebruikers handmatig wijzigen binnen de Management Console als bepaalde persoonsgegevens niet kloppen. Moeten persoonsgegevens volledig worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven

Houd er rekening mee dat persoonsgegevens alleen worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

PurchasePoint gebruikt een sessiecookie gebruikt.

Invoice Capture
Deze toepassing wordt gebruikt om de gegevens die oorspronkelijk van een papieren factuurdocument afkomstig zijn vast te leggen. De scan zal ook worden opgeslagen bij het elektronisch document, dat zich bevindt in de Purchase-to-Pay-oplossing van Proactis die u gebruikt.

Het doel van de verwerking is het uitvoeren van de functies van het scanproces van facturen, die het vervolgens mogelijk maken om het gescande document te koppelen aan het betreffende document in de Purchase-to-Pay-oplossing die wordt gebruikt. De gegevenssets bevatten: naam en e-mailadres binnen het product voor basisfuncties van de software. 

Gescande factuurdocumenten kunnen een adres bevatten (meestal is dit een bedrijfsadres), naam van de contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer. Een beschrijving van de goederen/diensten op de factuur kan persoonsgegevens bevatten.

De toepassing Invoice Capture gebruikt sessiecookies, die slechts aanwezig blijven zolang u de toepassing in de webbrowser gebruikt. Net als bij andere sessiecookies die in dit privacybeleid worden vermeld, worden deze alleen gebruikt om informatie door te geven tussen pagina's, zodat het systeem kan functioneren. 

Indien nodig, kunt u als er gebruikers van Invoice Capture zijn wiens naam of e-mailadres verkeerd is ingesteld, contact opnemen met Proactis Support om dit te laten rechtzetten. Als een e-mailadres verkeerd is ingesteld, moet de gebruikersaccount worden verwijderd en moet een nieuwe worden ingesteld met het juiste e-mailadres. Moeten persoonsgegevens volledig worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven.

Houd er rekening mee dat persoonsgegevens alleen worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

Marketplace
Deze toepassing is een tool voor catalogusbeheer waarmee ook inkoopfuncties kunnen worden uitgevoerd, waaronder de mogelijkheid om facturen op te stellen. 

Organisaties die Marketplace gebruiken, hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden die in een contract met ons zijn vastgelegd, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Soorten persoonsgegevens die binnen Marketplace worden gebruikt, zijn: naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze zijn nodig voor de functionaliteit van het product. Bij elke gebruiker van het systeem staat een bedrijfsadres vermeld.

Marketplace-gebruikers met beheerdersrol kunnen de gegevens van andere gebruikers handmatig wijzigen binnen het systeem als bepaalde persoonsgegevens niet kloppen. Moeten persoonsgegevens volledig worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven

Houd er rekening mee dat persoonsgegevens alleen worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

Een sessiecookie wordt geplaatst om het systeem te laten werken.

PerfectProcure en WebProcure
Deze toepassing wordt gebruikt om de functies van het inkoopproces uit te voeren vanaf de eerste registratie van de aanvraag of bestelbon tot de betaling van de ontvangen factuur. De factuur kan elektronisch in het systeem worden ontvangen, waarbij daarvan een scan wordt gemaakt die bij de bestelbon wordt opgeslagen.

Organisaties die PerfectProcure gebruiken, hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden die in een contract met ons zijn vastgelegd, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Soorten persoonsgegevens die worden gebruikt, zijn: naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze zijn nodig voor de functionaliteit van het product. Bij elke gebruiker van het systeem staat een bedrijfsadres vermeld.

ProContract beschikt ook over een extra functie, namelijk het uitvoeren van de functies van de aanbestedingsprocedure, vanaf de eerste advertentie tot de gunning van de opdracht.

Het is mogelijk om in het systeem catalogi te importeren met artikelen die gebruikers binnen dezelfde organisatie kunnen kopen. Documenten kunnen elektronisch worden verzonden of ontvangen in combinatie met bestelaanvragen of orderafwikkeling. De software kan ook worden gebruikt voor leveranciersbeheer en contracten, via optionele modules binnen de WebProcure-software.

UGebruikers met beheerdersrol kunnen de gegevens van andere gebruikers handmatig wijzigen binnen het systeem als bepaalde persoonsgegevens niet kloppen. Moeten persoonsgegevens volledig worden verwijderd, raadpleeg dan “Uw rechten” in de paragraaf Algemene informatie hierboven

NHoud er rekening mee dat persoonsgegevens alleen worden verwijderd in overeenstemming met de geldende wetgeving en nadat is bevestigd dat de gebruiker die het verzoek heeft ingediend hier ook voor bevoegd is. We zullen dit verzoek tijdig inwilligen en streven ernaar om zulke verzoeken binnen dertig (30) dagen na bevestiging van de geldigheid van het verzoek te hebben afgerond.

Een sessiecookie wordt geplaatst om het systeem te laten werken.

TBN (The Business Network)
The Business Network (TBN) is een toepassing die bedrijven verbindt en uitgavebeheer en samenwerking op het vlak van bedrijfsprocessen voor goederen en diensten biedt. Dit kan worden opgesplitst in sourcing en veilingactiviteiten, contractbeheer, catalogusbeheer en inkooptaken, zoals het opstellen van bestelbonnen, factureren, goederen ontvangen, diensten goedkeuren en uitgaven analyseren. Inkooporganisaties en leveranciers kunnen beiden van TBN gebruikmaken.

Voor inkooporganisaties worden gebruiksvoorwaarden vastgelegd in een contract met ons, waaronder de verplichting tot gegevensbescherming. Leveranciers gaan akkoord met de algemene voorwaarden als onderdeel van de registratieprocedure. Deze voorwaarden vindt u hier.

Soorten persoonsgegevens die binnen TBN worden gebruikt, zijn: naam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze zijn nodig voor de functionaliteit van het product. Bij elke gebruiker van het systeem staat een bedrijfsadres vermeld.

Inkooporganisatie kunnen de gegevens van andere gebruikers in hun organisatie bijwerken. Als u een leverancier bent en er incorrecte gegevens in de toepassing staan die u niet handmatig kunt aanpassen, moet u een supportticket openen zodat wij dit voor u kunnen corrigeren.

Een sessiecookie wordt geplaatst om het systeem te laten werken.

Catalog Manager en Search
TDeze toepassing wordt gebruikt om gegevens voor het inkoopproces te verkrijgen door catalogusinhoud te uploaden, goed te keuren en vrij te geven. Het doel van de verwerking is het uitvoeren van de functies van het inkoopproces, vanaf de eerste upload van de catalogusinhoud, tot de controle, aanvulling, goedkeuring en vrijgave van de inhoud voor het inkoopproces.

Soorten persoonsgegevens die worden gebruikt, zijn: naam en e-mailadres binnen het product voor basisfuncties van de software.

Formulieren met vrije tekst of SmartForms die in de software kunnen worden ingevuld, bevatten mogelijk een adres (meestal een bedrijfsadres), de naam van de contactpersoon, een e-mailadres en een telefoonnummer. Een beschrijving van de goederen/diensten kan persoonsgegevens bevatten waarover Proactis geen controle heeft en die niet per definitie nodig zijn voor de functionaliteit van Catalog Manager.

Een sessiecookie wordt geplaatst om het systeem te laten werken.

Versie: 3.1 | Laatst bijgewerkt: januari 2019.