Controle op compliance

Om het inkoopproces goed te stroomlijnen, moeten gebruikers binnen de hele organisatie de juiste stappen voor de inkoopcyclus kunnen uitvoeren.  Maar zonder ingebouwde controles die automatisch door het ondersteunende systeem worden uitgevoerd, is het onmogelijk om van iedereen te verwachten dat zij alle beleidsregels en procedures begrijpen en naleven.  In elke fase van het inkoopproces moeten controles zijn ingebouwd met de flexibiliteit om de handhaving van bedrijfsregels te garanderen.

De uitgebreide, ingebouwde controle-instrumenten van Proactis maken het mogelijk organisatiebrede compliance te verzekeren met al het sourcing-, budget- en goedkeuringsbeleid.

Financiële controles

• Geautomatiseerde financiële accountcodering en -validatie zorgen voor een correcte kostentoewijzing en besparen gebruikers tijd.

• Interactieve controles op bezwaren en afspraken garanderen compliance met budgetten.

• De autorisatie-engine zorgt ervoor dat de juiste mensen elke inkoopaanvraag goedkeuren op basis van organisatorische hiërarchieën en het type, de grootte en aard van de aanvraag.
• Factuurmatching met automatische uitzonderingsrapportage en probleemoplossing zorgt ervoor dat alleen geldige facturen worden betaald.
• Audit trails staan garant voor transparantie, accountability en fraudepreventie.

Inkoopcontroles

• Toegangscontroles voor catalogi garanderen inkoop bij goedgekeurde leveranciers en onder contract.
• Transactiesjablonen zorgen voor een correcte inkoop per leverancier, locatie, artikel, waarde, accountcode, etc. voor specifieke personen of afdelingen.

Controles voor het sourcingproces

• Sourcingprojecten leiden inkopen van items buiten catalogi of contracten om, automatisch door de juiste procedure door middel van een volledig transparant proces.
• Organisatiespecifieke regels leiden gebruikers door het juiste sourcingproces voor elk product of dienst, zonder dat zij hiervoor bedrijfsstandaarden moeten begrijpen of onthouden.
• Autorisatie-engine zorgt voor de juiste autorisaties voor elk type sourcingproject om een goed procesverloop en zichtbaarheid te garanderen.