Agile Spend Management — veel verder dan traditioneel uitgavenbeheer

Bedrijven werken tegenwoordig in een omgeving die flexibiliteit vereist om in te spelen op veranderingen en kansen optimaal te benutten. Dit betekent bijvoorbeeld wendbaar genoeg zijn om wijzigingen in leveringsbeschikbaarheid, prijzen, facturering en betalingen te kunnen beheren.

Wendbaarheid gaat over het vermogen om moeiteloos van richting te veranderen en zich aan te passen door voortdurende evolutie. Agile uitgavenbeheer kan de drijvende kracht achter dit aanpassingsvermogen zijn. Vooruitstrevende, samenwerkende, data-gedreven en actiegerichte organisaties begrijpen dit.

De bindende factor voor een agile operationeel model is technologie. Het stelt efficiëntie, betrokkenheid en controle mogelijk. Een agile aanpak helpt niet alleen bij het beheren van veranderingen en het oplossen van problemen, maar ondersteunt ook het onderhouden van sterke en positieve relaties tussen koper en leverancier. In de context van Accounts Payable gaat wendbaarheid bijvoorbeeld over het vermogen om efficiënt en effectief samen te werken met leveranciers van alle groottes, alle factuurtypes vast te leggen (van papier tot PO Flip), te schakelen tussen remote en on-site werken, en de cashflow te optimaliseren – dit alles terwijl je de behoeften van uw leveranciers balanceert met die van uw organisatie.

Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, CEO van FSN en leider van het “Modern Finance Forum” op LinkedIn, heeft recentelijk verklaard: "Minder geautomatiseerde en wendbare AP-functies zetten hun operaties onder druk door de handmatige verwerking die nodig is om facturen in ERP-systemen klaar te maken voor goedkeuring. Daarom is het zo belangrijk om een agile AP-model te hebben dat 100% van de factuurformaten efficiënt kan verwerken."
 

We hebben enkele aanvullende voorbeelden geïdentificeerd van hoe agile uitgavenbeheer daadwerkelijk resultaten kan opleveren:

Inkoop
Het behalen van de beste waarde is cruciaal, niet alleen voor succes, maar in sommige gevallen zelfs voor overleving. Een agile benadering van uitgavenbeheer helpt dit te bereiken door de effectiviteit en transparantie van zowel strategische als tactische inkoopprocessen te verbeteren, terwijl de administratieve tijd en moeite wordt verminderd. Er zijn strategische tools beschikbaar die flexibele, samenwerkende en efficiënte methoden bieden voor het uitvoeren van effectieve inkoopprocessen van alle soorten.

Dergelijke tools stellen medewerkers ook in staat om te vinden en te kopen wat ze nodig hebben. Specifieke goederen en diensten die beschikbaar zijn bij geautoriseerde leveranciers, kunnen eenvoudig worden geraadpleegd, en deze functionaliteit is essentieel voor het behalen van een hoger percentage uitgaven onder beheer. Medewerkers zullen veel sneller het juiste product bij de juiste leverancier kopen wanneer dit gemakkelijker is. Het bieden van de mogelijkheid voor medewerkers om te zoeken, selecteren en vervolgens het product of de dienst te bestellen die het beste bij hun behoeften past, zonder langdurige interne processen, vereenvoudigt het aankoopproces voor de medewerker en zorgt voor aanzienlijk hogere contractgebonden uitgaven.

Leveranciersmanagement
Een agile systeem stelt u in staat om samen met leveranciers te werken aan kostenreductie en het begrijpen van kostenstructuren. Kijk naar verschillende opties bij leveranciers, zoals alternatieve betalingsmethoden en andere manieren om voorraad te beheren – blijf niet vastzitten in dezelfde werkwijze, alleen omdat dit altijd zo is gedaan.
 
Het hebben van de flexibiliteit om proactief te monitoren welke leveranciers risico lopen, is ook van vitaal belang. Er zijn tools beschikbaar die vroege waarschuwingen kunnen geven over leveranciers die mogelijk in problemen verkeren. Noodplannen zijn essentieel, maar u heeft ook de juiste tools nodig om deze plannen te ondersteunen en te managen.
 

Crediteurenadministratie
Wanneer automatisering in het hele crediteurenproces wordt toegepast, wordt een hoog niveau van wendbaarheid mogelijk gemaakt. Facturen blijven niet langer vastzitten op kantoren als het team naar remote werken overschakelt. Het is niet nodig om gedeelde inboxen door te zoeken om gerelateerde documenten voor het goedkeuren van factuurbetalingen te vinden. Ongeorganiseerde gegevens worden snel omgezet in gestructureerde data. Schone, accurate factuurgegevens worden naadloos geïntegreerd en zijn klaar voor "Matching/Goedkeuring", met snelle toegang tot ondersteunende goedkeuringsdocumentatie, zoals roosters.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van waarom de volgende generatie crediteurenadministratie wendbaar is.

Bedrijven die agile uitgavenbeheer succesvol implementeren, zijn beter in staat om veranderende omstandigheden en prioriteiten te beheren. "Het grootste voordeel te midden van de Covid-19-situatie is dat we overal en altijd alles op één plek kunnen raadplegen," aldus Ian McKee, Assistant Director of Finance aan de University of Sussex. "De Proactis-oplossingen waren enorm behulpzaam tijdens deze periode. We zijn snel van locatie veranderd, maar we konden dit met vertrouwen doen, wetende dat geen van onze processen daaronder zou lijden. Leveranciers- en contractbeheer, eProcurement en alle facturatieprocessen zijn digitaal."

Wendbaarheid ondersteunt veerkracht, is dynamisch en is essentieel voor het beheren van veranderingen. Het is dan ook logisch dat, aangezien uitgavenbeheer zo'n cruciale strategie binnen een organisatie is, het agile zou moeten zijn. Er is nooit een beter moment geweest om uw Source-to-Pay-processen te automatiseren – of verder te optimaliseren – en ervoor te zorgen dat het bedrijf onder alle omstandigheden kan blijven doorgaan.
Lees meer

Proactis Spend Management
Oplossingen



Lees onze succesverhalen
over klanten



Bezoek onze 
kennisbank