De regering van Gibraltar neemt Proactis Invoice Capture in gebruik om het Source-to-Pay-proces te stroomlijnen

Juli 2020 – Proactis, het wereldwijde bedrijf voor uitgavenbeheer, heeft vandaag bekendgemaakt dat de regering van Gibraltar (HMGoG) het gebruik van Proactis-oplossingen heeft uitgebreid met de invoering van de Invoice Capture-oplossing om de crediteurenadministratie te transformeren, het factureringsproces te automatiseren, de controles te verbeteren en de kosten te verlagen.

HMGoG werkt nauw samen met Proactis met als doel het hele Source-to-Pay-proces binnen alle afdelingen te stroomlijnen en automatiseren met behulp van Proactis-oplossingen.

Als belangrijk onderdeel van het project werd vastgesteld dat er een platform nodig was waarmee zowel papieren als elektronische facturen via één enkele oplossing konden worden verwerkt. Het huidige factureringsproces wordt gedomineerd door papier en inefficiënte handmatige methoden, waardoor HMGoG op zoek was naar een manier om het proces verder te automatiseren.

Proactis Invoice Capture Software as a Service (SaaS) werd geselecteerd om de efficiënte, gecentraliseerde verwerking van inkomende inkoopfacturen te ondersteunen. Deze worden gescand of, in het geval van elektronische documenten, geïmporteerd met “intelligente” gegevensvastlegging, die automatisch de belangrijkste factuurgegevens extraheert. Speciale query desk-functies optimaliseren de afhandeling van niet-conforme facturen. Na de volledige implementatie zal Invoice Capture worden gebruikt om circa 70.000 facturen per jaar te verwerken, in eerste instantie in papieren en pdf-formaat.

“We hebben de prestaties van onze financiële en inkoopteams geëvalueerd en manieren gevonden om deze te verbeteren”, aldus Julian Baldachino, Chief Officer for Services and Innovation bij de overheid. “We maken al met succes gebruik van de oplossingen van Proactis en implementeren steeds meer belangrijke functionaliteiten. Deze laatste stap zal onze belangrijkste Source-to-Pay-processen automatiseren en efficiënter maken, van leveranciersbeheer, inkoop en contractbeheer tot de aankoop en optimalisatie van onze leveranciersfacturen. We zijn ervan overtuigd dat we met de toevoeging van de Invoice Capture-service onze factuurverwerking aanzienlijk kunnen verbeteren en tegelijkertijd de verwerkingskosten kunnen verlagen, waardoor onze medewerkers zich kunnen concentreren op projecten die meer toegevoegde waarde opleveren.”

“We zijn verheugd dat de overheid profiteert van de schaalbaarheid van de Proactis-oplossingen. De keuze voor Invoice Capture is een verder bewijs van de sterke relatie die Proactis met de overheid heeft”, voegt Ilija Ugrinic, commercieel directeur van Proactis in het Verenigd Koninkrijk, toe. “De Invoice Capture-oplossing is speciaal ontworpen om veel van de uitdagingen waarmee de overheid wordt geconfronteerd, het hoofd te bieden, en we kijken ernaar uit om samen de voordelen van verbeterde efficiëntie en controle te realiseren.”