Profiel
De Bedford Borough Council is verantwoordelijk voor de Borough of Bedford, een overheidsdistrict met ongeveer 170.000 inwoners en meer dan 75.000 huishoudens.
Het financiële team bestaat uit 35 mensen, waarbij de Crediteurenadministratie (CA) kant goed is voor 5 FTE. Dit is onlangs teruggebracht van voorheen 7 FTE als onderdeel van een nieuw digitaal bedrijfsmodel. De Gemeente verwerkt meer dan 42.000 facturen per jaar.
Dit nieuwe model, dat begin 2019 bij de Gemeente werd geïntroduceerd, werd ingevoerd om de kosten te verlagen bij een gelijkblijvend aantal facturen en om meer tijd vrij te maken door de efficiëntie van het hele facturatieproces te verbeteren. Dit hield in dat het AP-team de tijd die nodig was om de facturen te verwerken moest verminderen.
Wat biedt de oplossing
De gemeente gebruikt het financiële Unit4 Business Software systeem en werd daartoe aangetrokken door de integratie met Proactis Invoice Capture. "We waren ons bewust van de relatie van Proactis met Unit4 en hoe naadloos de twee systemen op elkaar aansloten," aldus Steven.
Proactis Invoice Capture werd in augustus 2019 geïmplementeerd en in tandem creëerden de twee systemen duidelijke communicatielijnen met leveranciers over de facturenstatussen en zorgden ze er ook voor dat de gegevens die de systemen in en uit gingen accuraat en volledig geautomatiseerd waren.
Als onderdeel van de implementatie werkte Proactis samen met de Gemeente om ervoor te zorgen dat alle inkomende facturen op dezelfde manier werden verwerkt, zodat het Crediteurenadministratieteam nu volledig zicht heeft op alle ontvangen facturen en er een audittraject beschikbaar is.
Resultaten
Dankzij de invoering van Proactis Invoice Capture heeft de Gemeente haar doelstellingen bereikt om de verwerkingstijd van facturen te verbeteren en de kosten voor alle afdelingen te verlagen. "Met de oude manier van facturen handmatig verwerken hadden we onze doelstellingen niet kunnen bereiken", vervolgt Steven. "Vroeger werkten we 72 uur vanaf de ontvangst van de factuur tot aan de goedkeuring in het systeem. Nu is deze tijd teruggebracht tot 24 uur, als het niet minder is."
De Gemeente werkt nu nauwer samen met leveranciers door verbeterde communicatie via despeciale informatiedesk. Dankzij deze functie is het veel eenvoudiger om leveranciers te beantwoorden en heeft de Gemeente het aantal niet-conforme facturen kunnen terugdringen omdat ze op een meer gestructureerde en gecontroleerde manier kunnen worden afgehandeld. Dit levert voordelen op voor zowel leveranciers als de gemeente.
"Het door Proactis geleverde auditdossier is zeer nuttig voor de afdeling," concludeerde Steven. "Als er een vraag wordt gesteld over waarom een factuur niet in het systeem staat, hebben we nu een duidelijk overzicht en kunnen een emailtraject bekijken. We kunnen veilig antwoorden met details over wanneer een email is verzonden."