Snel en gecontroleerd inkopen mogelijk maken
Uw medewerkers moeten in staat zijn om de goederen en diensten die ze nodig hebben om hun werk te doen, eenvoudig te vinden en aan te schaffen. Agile uitgavenbeheersystemen geven medewerkers gemakkelijke toegang tot catalogi, contracten en/of leverancierswebsites om specifieke goederen en diensten aan te schaffen die beschikbaar zijn bij
geautoriseerde leveranciers.
Deze mogelijkheid is essentieel om een hoog percentage van de uitgaven onder beheer te behalen en aankopen bij niet-goedgekeurde leveranciers te voorkomen. Medewerkers zullen veel sneller het juiste product bij de juiste leverancier kopen wanneer dit gemakkelijker is dan het kopen van een alternatief. Het bieden van de mogelijkheid voor medewerkers om het product of de dienst te zoeken en selecteren die het beste bij hun behoeften past, vereenvoudigt het aankoopproces voor de medewerker en
zorgt voor aanzienlijk hogere uitgaven binnen de contracten.
Beheer uw leveranciersbestand
Het opbouwen van een sterk leveranciersbestand is misschien niet de hoogste prioriteit op dit moment, maar het onderhouden van uw huidige leveranciersbestand is dat zeker wel, evenals het vermogen om dit uit te breiden indien nodig. Dit kan worden bereikt door de gehele leverancierscyclus te structureren en te stroomlijnen – van de initiële identificatie tot adoptie, goedkeuring, transactie en analyse.
Het effectief definiëren van een inkoopbehoefte en het selecteren van de juiste leverancier is cruciaal voor elke organisatie die risico’s wil minimaliseren en een soepele voortzetting van de levering wil garanderen. Het is nu belangrijker dan ooit om proactief te monitoren welke leveranciers risico lopen. Er zijn
tools beschikbaar die vroege waarschuwingen geven over leveranciers die mogelijk in moeilijkheden verkeren.
Stroomlijn het verwerken van inkooporders en facturen
Om uw inkoopproces wendbaar te houden, heeft u een systeem nodig dat niet vastloopt bij het verwerken van facturen. In een handmatig systeem kan een inkooporder verloren gaan, verkeerd worden gearchiveerd of vertraagd raken tijdens het goedkeuringsproces, nog voordat deze bij de leverancier aankomt. Een geautomatiseerd systeem lost deze problemen op.
Leveranciers, die zich mogelijk onder grote druk bevinden, hebben een betalingsproces nodig dat snel, eenvoudig en ononderbroken is om doorlopende diensten te blijven leveren. Vooruitstrevende organisaties begrijpen dit.
Iedereen die afhankelijk is van op papier gebaseerde, handmatige crediteurenprocessen staat nu voor uitdagingen. Hoe ze facturen ontvangen, hoe ze bestellingen laten valideren, hoe ze de nodige goedkeuringen verkrijgen en hoe ze leveranciers betalen, zijn slechts enkele van de belangrijke overwegingen. In het beste geval is dit omslachtig, in het ergste geval leidt het ertoe dat leveranciers niet worden betaald en wordt de hele toeleveringsketen verstoord.
Bedrijven als Proactis kunnen de software en expertise bieden om
factuurautomatisering te implementeren en aan te passen.