Waarde ontsluiten: De kracht van afstemming tussen inkoop en financiën

Jarenlang was de relatie tussen Finance en Procurement eerder een voorzichtige samenwerking dan een strategische alliantie. Met beide functies uiteindelijk gericht op het optimaliseren van de kosten en het creëren van waarde, betekenen de huidige economische druk, stijgende kosten en toenemende vraag naar efficiëntie dat de argumenten voor het verenigen van Finance en Procurement rond spend management zijn verschoven van een strategische kans naar een operationele noodzaak.

In het huidige klimaat - met inflatiedruk, wereldwijde volatiliteit van de toeleveringsketen en de noodzaak om meer te doen met minder - kunnen organisaties zich niet langer een gefragmenteerde aanpak van uitgaven veroorloven. Afstemming tussen Finance en Procurement is nu essentieel om tijd, geld en middelen te besparen en tegelijkertijd transparantie, compliance en flexibiliteit te stimuleren.

Het gaat niet langer om "leuk om te hebben", maar om veerkracht en groei.

Een strategisch partnerschap

In theorie zouden Finance en Procurement natuurlijke bondgenoten moeten zijn. In de praktijk leiden hun interacties maar al te vaak tot wrijving in plaats van synergie. Finance, gericht op kostenbeheersing op de korte termijn, winstgevendheid en risicobeperking, kan de strategische capaciteiten van Procurement over het hoofd zien. Procurement, aan de andere kant, geeft vaak voorrang aan langetermijnrelaties met leveranciers en procesoptimalisatie, waarbij kostenbesparingen worden bijgehouden, maar niet altijd duidelijk worden gekoppeld aan de algehele financiële prestaties.

Deze ontkoppeling kan leiden tot gemiste kansen, besluitvorming in silo's en ongerealiseerde waarde. Maar als Finance en Procurement hun doelen op elkaar afstemmen en de besparingen van Procurement direct koppelen aan de winstgevendheidsmaatregelen van Finance, ontstaat er meer transparantie, een sterkere samenwerking en een meetbare impact op het bedrijfsresultaat.

Uitgavenbeheersing heroverwegen

De inefficiënties van gefragmenteerd leveranciersbeheer zijn bekend: dubbele leveranciersrecords, handmatige onboarding en ongecontroleerde uitgaven. Alleen al één leveranciersportaal kan de administratieve last verlichten, resources vrijmaken en goedkeuringen versnellen.

Automatisering zorgt ook voor zichtbaarheid. Systemen kunnen afwijkende uitgaven, contractlekken en onnodige verlengingen blootleggen voordat ze van invloed zijn. Financiële teams hebben real-time inzicht nodig in de inkoopuitgaven om budgetten bij te houden, potentiële problemen te identificeren en compliance te garanderen. Door inkoopgegevens af te stemmen op financiële systemen kunnen organisaties nauwkeurigere financiële rapporten en prognoses genereren, waardoor de besluitvorming op elk niveau wordt versterkt.

Het resultaat? End-to-end uitgavenbeheer dat papieren processen overbodig maakt, goedkeuringen stroomlijnt en de totale eigendomskosten verlaagt, terwijl tijd wordt bespaard en de activiteiten over de hele linie worden gestroomlijnd.

Technologie als strategisch hulpmiddel

Technologie is niet langer alleen maar een ondersteunende functie, het is de cruciale factor voor echte afstemming tussen Finance en Procurement. Toch blijven veel CFO's vertrouwen op legacy ERP-systemen, in de veronderstelling dat ze "goed genoeg" zijn. De realiteit? De meeste van deze platforms missen de flexibiliteit, diepgang en integratie die nodig is om de complexe end-to-end uitgavenprocessen van vandaag de dag te beheren.

Hoewel organisaties een mix van tools kunnen hebben voor het afhandelen van afzonderlijke onderdelen van de supply chain of de betalingscyclus, zijn er maar weinig die een echt uniforme oplossing voor uitgavenbeheer hebben geïmplementeerd. Het resultaat is vaak een gefragmenteerd technologielandschap, met losgekoppelde systemen en processen die een effectieve samenwerking tussen Finance en Procurement belemmeren.

Een moderne, eersteklas oplossing, volledig geïntegreerd met ERP en financiële kernsystemen, brengt daar verandering in. Het biedt intelligente uitgavencontrole over de gehele Source-to-Pay-cyclus, waardoor beide functies de zichtbaarheid, de automatisering en het inzicht krijgen die ze nodig hebben om besluitvaardig te handelen.

Lees hoe CBRE Ltd. de waarde van het Source-to-Pay proces verhoogt met Proactis.

Voor Financiën betekent het een snellere, meetbare ROI en een strakkere kostenbeheersing. Voor Procurement betekent het strategische waarde op lange termijn door betere prestaties van leveranciers, risicobeperking en naleving van beleidsregels. Samen vormt het de basis voor naadloze samenwerking en organisatiebrede impact.

Een verenigd front

Wanneer Finance en Procurement als echte partners samenwerken - ondersteund door gedeelde doelen, op elkaar afgestemde KPI's en de juiste tools - ontsluiten ze een geheel nieuw prestatieniveau.

Samen kunnen ze dat:

Bespaar kosten en verhoog tegelijkertijd de operationele flexibiliteit.
Vervang gefragmenteerde, tijdrovende processen door automatisering.
Breng uitgaven op één lijn met bedrijfsstrategie en compliancenormen.
Real-time besluitvorming en risicobeheer mogelijk maken.
Maak teams vrij om zich te richten op activiteiten die waarde toevoegen.

En vandaag de dag is duurzaam en doelgericht inkopen ook een focus op bestuursniveau. Met de juiste kaders, ROI-tracking en technologie kunnen Finance en Procurement de ESG-doelstellingen en bredere bedrijfsdoelstellingen actief ondersteunen, niet alleen kostenbesparingen.

Afstemming is niet alleen het juiste om te doen, het is het slimme, noodzakelijke om te doen. Wie nu actie onderneemt, zal in een betere positie verkeren om concurrentievoordeel, veerkracht en waarde op lange termijn te creëren.

Het is tijd om niet langer in silo's te werken. Finance en Procurement hebben een gezamenlijke toekomst, die begint met het afstemmen op slimmere, meer strategische uitgavenbeheersing.