Vastgoedbeheerder CBRE Ltd. verhoogt waarde met Proactis spend management

Profiel

Sector:
vastgoedbeheer

Beheerde objecten:
meer dan 5.000

Vermogen onder beheert:
meer dan € 41 miljard

Benodigde diensten:
meer dan € 315 miljoen

P2P-gebruikers:
ruim 500

Actief in:
Verenigd Koninkrijk

Doelstellingen

  • Vastgoedeigenaren zo veel mogelijk waar voor hun geld bieden bij de inkoop van goederen, diensten, nutsvoorzieningen en andere uitgaven voor beheerde faciliteiten.
  • Controle over uitgaven ten laste van een begroting op het moment van bestellen, en niet pas bij de facturatie.
  • Verzekeren van een consistente controle en zichtbaarheid van alle inkoopactiviteiten op alle locaties en voor alle centrale kantoorfuncties.

Wat biedt de oplossing

  • Gestroomlijnde factuurverwerking en autorisatie van betalingen binnen de Accounts Payable (AP)-functie.
  • Instellen van nauwkeurig, bedrijfsbreed uitgavenbeheer en -rapportage.
  • Bieden van volledig inzicht in zowel gedane als geplande uitgaven.

Resultaten

  • Consistente Purchase-to-Pay (P2P) processen voor alle beheerde objecten, waarbij ongeveer 500 medewerkers betrokken zijn.
  • Sterk verbeterd budgetbeheer voor locatiemanagers.
  • Aanzienlijke groei van het beheerde transactievolume, met hetzelfde aantal medewerkers.
Het is een flinke prestatie om één inkoopsysteem op te zetten dat ons in staat stelt meer dan 5.000 verschillende objecten als afzonderlijke entiteiten te beheren. Maar door dit te doen, beschikken wij nu over een van de beste systemen voor uitgavenbeheer binnen de branche. Proactis biedt ons het perfecte platform om te verzekeren dat we vooroplopen bij het leveren van meerwaarde uit inkopen en de controle over uitgavenbeheer.

Head of Procurement, Property and Asset Management, CBRE Ltd.
 

Profiel

CBRE Ltd. is 's werelds grootste commerciële vastgoeddienstverlener, met meer dan 40.000 medewerkers, en bedient wereldwijd vastgoedeigenaren, investeerders en gebruikers. De vastgoed- en vermogensbeheertak van het bedrijf in het Verenigd Koninkrijk biedt eigenaren verhuurbeheer, boekhouding, risicobeheer, faciliteitenbeheer en inkoopdiensten voor commercieel vastgoed zoals winkelcentra, kantoorgebouwen en industrieterreinen. Het team beheert meer dan 5.000 objecten met een gezamenlijk oppervlak van ruim 63 miljoen vierkante meter en levert diensten aan 21.500 huurders.

Het bedrijf int jaarlijks meer dan € 2,8 miljard aan huur- en servicekosten. Aan inkopen wordt jaarlijks bijna € 319 miljoen uitgegeven, met meer dan 8.000 leveranciers en ruim 150.000 facturen per jaar.
Vastgoedbeheerder CBRE Ltd. verhoogt waarde met Proactis spend management

Doelstellingen

Wanneer vastgoedeigenaren CBRE inschakelen om hun activa te beheren, verwachten zij dat het CBRE-team hun expertise en lokale kennis op het gebied van vastgoedbeheer aanwendt om hun investeringen zo goed mogelijk te beheren en de waarde op lange termijn te maximaliseren terwijl tegelijkertijd risico's en financiële verliezen worden gereduceerd. Dit vraagt onder meer om een strikte controle van uitgaven voor diensten zoals schoonmaak, onderhoud, beveiliging, tuinaanleg en alle activiteiten die nodig zijn om een pand in topconditie en verkoopklaar te houden. Het vereist daarnaast een zorgvuldig beheer van een breed scala aan leveranciers, evenals een correcte en snelle betaling van energierekeningen, belastingaanslagen en andere facturen. Zowel de eigenaren als de huurders die de diensten ontvangen en betalen, verwachten een duidelijke, nauwkeurige en tijdige verantwoording van alle bedrijfskosten.

Het directieteam van de afdeling Property and Asset Management besefte dat er een uitgebreid, organisatiebreed inkoop- en factuurverwerkingssysteem nodig was. Een systeem dat de groei van de onderneming kon bijbenen en dat garant zou staan voor een optimale klantenservice.
Vastgoedeigenaren zo veel mogelijk waar voor hun geld bieden bij de inkoop van goederen, diensten, nutsvoorzieningen en andere uitgaven voor beheerde faciliteiten.

Wat biedt de oplossing

CBRE heeft samen met Proactis een end-to-end inkoopoplossing geïmplementeerd die niet alleen snel kon worden gerealiseerd, maar die tevens fungeerde als kader om uit te groeien tot een echt spend management-systeem voor alle objecten.

De Proactis-oplossing heeft de inkoopefficiency verbeterd en stelt de organisatie tegelijkertijd in staat om de uitgaven van alle afzonderlijke entiteiten nauwkeurig te registreren en controleren. Het systeem biedt bovendien controle over en inzicht in zowel gedane als geplande uitgaven. Dit zorgt voor een aanzienlijke verbetering van de financiële controle en is een belangrijke meerwaarde voor zowel klanten als huurders.

Het feit dat Proactis als gehoste oplossing beschikbaar was, maakte het geheel nog aantrekkelijker. Dit betekende dat het CBRE-team alle aandacht kon richten op de implementatie en het gebruik van het systeem, terwijl het Proactis-team de dagelijkse technische werkzaamheden kon uitvoeren. De implementatie verliep zeer snel; binnen slechts negen maanden was de implementatie voor alle objecten afgerond. Het systeem wordt nu gebruikt door meer dan 500 medewerkers, variërend van personeel op het hoofdkantoor tot operationele medewerkers op de locaties. Het systeem is bovendien geïntegreerd met vijftien verschillende financiële systemen om CBRE en diens vele vastgoedeigenaren zo goed mogelijk te ondersteunen.
Gestroomlijnde factuurverwerking en autorisatie van betalingen binnen de Accounts Payable (AP)-functie.

Resultaten

Met behulp van de Proactis-workflow en autorisatieregels worden de meeste inkopen rechtstreeks door de geautoriseerde medewerkers gedaan. Wanneer de aankoop een bepaald bedrag overschrijdt, het risico bestaat dat budgetten worden overschreden of inkopen anderszins buiten de norm vallen, dan worden deze automatisch doorgestuurd naar een manager voor verdere goedkeuring.

Locatiemanagers die verantwoordelijk zijn voor het uitgavenbeheer van hun faciliteit zijn met name blij met het Proactis-systeem doordat dit hen volledige controle over en inzicht in hun budgetten geeft.

Het systeem helpt de factuurverwerking te stroomlijnen. Veel uitgaven zijn noodzakelijkerwijs alleen gebaseerd op facturen; bijvoorbeeld telefoon- en energierekeningen en belastingaanslagen. CBRE gebruikt Proactis bij grotere leveranciers, zoals telefoonmaatschappijen, en interne CBRE-kosten en heeft voor nutsbedrijven elektronische facturatie geïmplementeerd. Tot 50% van de facturen wordt nu elektronisch ontvangen, bekeken en betaald. Dit, plus het gebruik van inkooporder-matching en workflow om de dienstverlening door leveranciers te controleren, heeft de hoeveelheid papier sterk gereduceerd en biedt de AP-afdeling meer controle over het betalingsproces.

CBRE heeft nu ook inzicht in wat er precies gebeurt met leveranciers; wat er wordt ingekocht, hoeveel er wordt uitgegeven, de prestaties van leveranciers, enzovoort. Dit stelt het team in staat om proactief problemen te identificeren en op te lossen, en nog meer toegevoegde waarde te creëren door middel van contracten.

Consistente Purchase-to-Pay (P2P) processen voor alle beheerde objecten, waarbij ongeveer 500 medewerkers betrokken zijn.
Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: