Doelstellingen
Wanneer vastgoedeigenaren CBRE inschakelen om hun activa te beheren, verwachten zij dat het CBRE-team hun expertise en lokale kennis op het gebied van vastgoedbeheer aanwendt om hun investeringen zo goed mogelijk te beheren en de waarde op lange termijn te maximaliseren terwijl tegelijkertijd risico's en financiële verliezen worden gereduceerd. Dit vraagt onder meer om een strikte controle van uitgaven voor diensten zoals schoonmaak, onderhoud, beveiliging, tuinaanleg en alle activiteiten die nodig zijn om een pand in topconditie en verkoopklaar te houden. Het vereist daarnaast een zorgvuldig beheer van een breed scala aan leveranciers, evenals een correcte en snelle betaling van energierekeningen, belastingaanslagen en andere facturen. Zowel de eigenaren als de huurders die de diensten ontvangen en betalen, verwachten een duidelijke, nauwkeurige en tijdige verantwoording van alle bedrijfskosten.
Het directieteam van de afdeling Property and Asset Management besefte dat er een uitgebreid, organisatiebreed inkoop- en factuurverwerkingssysteem nodig was. Een systeem dat de groei van de onderneming kon bijbenen en dat garant zou staan voor een optimale klantenservice.
Wat biedt de oplossing
CBRE heeft samen met Proactis een end-to-end inkoopoplossing geïmplementeerd die niet alleen snel kon worden gerealiseerd, maar die tevens fungeerde als kader om uit te groeien tot een echt spend management-systeem voor alle panden.
De Proactis-oplossing heeft de inkoopefficiëntie verbeterd en stelt de organisatie tegelijkertijd in staat om de uitgaven van alle afzonderlijke entiteiten nauwkeurig te registreren en controleren. Het systeem biedt bovendien controle over en inzicht in zowel gedane als geplande uitgaven. Dit zorgt voor een aanzienlijke verbetering van het financiële inzicht en is een belangrijke meerwaarde voor zowel klanten als huurders.
Het feit dat Proactis als gehoste oplossing beschikbaar was, maakte het geheel nog aantrekkelijker. Dit betekende dat het CBRE-team alle aandacht kon richten op de implementatie en het gebruik van het systeem, terwijl het Proactis-team de dagelijkse technische werkzaamheden kon uitvoeren. De implementatie verliep zeer snel; binnen slechts negen maanden was de implementatie voor alle panden afgerond. Het systeem wordt nu gebruikt door meer dan 500 medewerkers, variërend van personeel op het hoofdkantoor tot operationele medewerkers op de locaties. Het systeem is bovendien geïntegreerd met vijftien verschillende financiële systemen om CBRE en diens vele vastgoedeigenaren zo goed mogelijk te ondersteunen.
Resultaten
Met behulp van de Proactis-workflow en autorisatieregels worden de meeste inkopen rechtstreeks door de geautoriseerde medewerkers gedaan. Wanneer de aankoop een bepaald bedrag overschrijdt, het risico bestaat dat budgetten worden overschreden of inkopen anderszins buiten de norm vallen, dan worden deze automatisch doorgestuurd naar een manager voor verdere goedkeuring.
Locatiemanagers die verantwoordelijk zijn voor het uitgavenbeheer van hun faciliteit zijn met name blij met het Proactis-systeem omdat dit hen volledige controle over en inzicht in hun budgetten geeft.
Het systeem helpt de factuurverwerking te stroomlijnen. Veel uitgaven zijn noodzakelijkerwijs alleen gebaseerd op facturen; bijvoorbeeld telefoon- en energierekeningen en belastingaanslagen. CBRE gebruikt Proactis zowel bij grotere leveranciers, zoals telefoonmaatschappijen, als voor interne CBRE-kosten en heeft voor nutsbedrijven elektronische facturatie geïmplementeerd. Tot 50% van de facturen wordt nu elektronisch ontvangen, bekeken en betaald. Dit, plus het gebruik van inkooporder-matching en workflow om de dienstverlening door leveranciers te controleren, heeft de hoeveelheid papier sterk gereduceerd en biedt de afdeling crediteurenadministratie meer controle over het betalingsproces.
CBRE heeft nu ook inzicht in wat er precies gebeurt met leveranciers; wat er wordt ingekocht, hoeveel er wordt uitgegeven, de prestaties van leveranciers, enzovoort. Dit stelt het team in staat om proactief problemen te identificeren en op te lossen, en nog meer toegevoegde waarde te creëren aan de hand van contracten.