1. Leveranciersbeheer: Leveranciers identificeren en evalueren
Informatie verzamelen bij u leveranciers kan arbeidsintensief zijn. Het kost veel tijd en moeite om het verzamelen van informatie van verschillende leveranciers handmatig te coördineren. Het bijhouden van materiaalspecificaties en het interpreteren van voorraad- en productiegegevens van uw leveranciers kan een vervelende taak zijn.
Dit is een uitstekende manier om te laten zien hoe automatisering inefficiënties in uw toeleveringsketen kan oplossen. Met een goede
oplossing voor leveranciersbeheer wordt alle informatie op één plek verzameld, zodat deze gemakkelijk toegankelijk is. Een geautomatiseerd S2P-proces beperkt de tijd die nodig is om taken te voltooien en voorkomt zo ongeplande aankopen bij ongeselecteerde leveranciers.
2. Sourcing: Uitvoeren van sourcing activiteiten
Een supply management platform maakt het uitvoeren van sourcingactiviteiten tot een naadloze ervaring. Het automatisch versturen van prijsaanvragen en productaanvragen is eenvoudig en efficiënt.
Ten eerste moet u automatisch een verzoek om informatie (RFI) kunnen verspreiden voor het verzamelen van informatie van potentiële leveranciers. Een
Sourcing-systeem verzamelt en verwerkt alle informatie over de producten, diensten en algemene bedrijfsinformatie van in aanmerking komende leveranciers.
Wanneer u een request for proposal (RFP) verspreidt, vraagt u om een uitgebreide beschrijving van de diensten van leveranciers. Daarna kunt u een offerteaanvraag (RFQ) maken en naar leveranciers sturen zodat ze prijzen kunnen opgeven. Als dit geautomatiseerd is, verloopt het hele proces snel en ongecompliceerd en kunt u de beste leveringsoptie kiezen en zelfs extra leveranciers screenen om te zien of ze aan uw bedrijfsbehoeften kunnen voldoen.
Het kiezen van de juiste leverancier is niet eenvoudig en het proces kan nog ingewikkelder worden als u meerdere leveranciers vindt met vergelijkbare aanbiedingen. Om de juiste beslissing te nemen, moet u een aantal factoren bepalen en verder gaan dan kenmerken en functies. Het automatiseren van het S2P-proces maakt het gemakkelijker om deze beslissing te nemen. Met alle leveranciersinformatie in één portaal, rangschikt een geautomatiseerd systeem de leveranciers van boven naar beneden en haalt het het handmatige werk en de subjectiviteit uit het besluitvormingsproces.
Sourcingoplossingen helpen organisaties eenvoudig de juiste leverancier te vinden en verder te gaan met het opstellen van een contract. Betrouwbare oplossingen kunnen het beheer van het contract verder verbeteren, terwijl ook de prestaties van de leverancier worden bewaakt om eventuele nalevingsproblemen of risico's op te sporen.
3. Requisitie naar inkooporders: Orders beheren
U heeft een robuust platform nodig waarmee u uw uitgaande bestellingen moeiteloos kunt beheren. Anders gaat een groot deel van uw tijd op aan het verwerken van inkooporders, verzendberichten, ontvangstbewijzen en facturen.
Zodra u een contract heeft, kunt u bestellingen plaatsen onder de voorwaarden van dat contract. Een geautomatiseerde oplossing kan zorgen voor een eenvoudige online catalogus en een bestelproces dat zorgt voor nauwkeurige en beknopte inkooporders, samen met de nodige goedkeuringen.
4. Factuurbeheer: Crediteuren automatiseren
Het ontvangen en verwerken van papieren facturen kan nog zo'n tijdrovend en kostbaar proces zijn. Geautomatiseerde factuurreconciliatie vermindert het arbeidsintensieve proces door papieren documenten zoals PO's, facturen en offertes te scannen. Bovendien worden deze documenten veilig opgeslagen, zodat elke bevoegde persoon er gemakkelijk toegang toe heeft.
Zodra uw goederen of diensten zijn geleverd, kan een
Accounts Payable-oplossing de inkooporders matchen met de facturen, waardoor gevallen van overfacturering of zelfs onderfacturering worden voorkomen. Het maakt ook het autorisatieproces eenvoudiger.
5. Goedkeuringsworkflows: Autorisatie en vrijgave van betalingen
Het traditionele proces voor het autoriseren en vrijgeven van betalingen voor ontvangen leveringen is erg complex en moet langs verschillende autorisaties en ondertekenaars. Het bijhouden van autorisaties via e-mail en spreadsheets kan leiden tot dubbele betalingen en lange vertragingen in goedkeuringen, wat resulteert in vertraagde betalingen die uw relatie met leveranciers kunnen schaden.
Geautomatiseerde oplossingen die
geïntegreerd zijn met uw financiële- of ERP-systeem helpen de tijd te verkorten die nodig is om betalingen uit te voeren. Verschillende gebruikers kunnen inloggen en ontvangstbevestigingen en betalingen goedkeuren, zodat er op tijd betaald kan worden.