In feite gaat uitgavenbeheer over het beheren van bedrijfsprocessen die buiten het bereik van andere systemen vallen. Bijvoorbeeld, in het geval van een echte end-to-end inkoopoplossing, beheert het een breed scala aan processen voordat een leverancier aan het onderliggende kernsysteem wordt toegevoegd, een inkooporder wordt aangemaakt of een factuur wordt ontvangen. Dit omvat ook een reeks bredere informatie over leveranciers, documentatie, contracten en catalogi die mogelijk nooit geschikt zijn om in uw onderliggende kernsysteem op te slaan.
Het zal waarschijnlijk ook veel meer mensen betrekken dan alleen degenen die normaal gesproken toegang hebben tot uw kernsysteem. Bijvoorbeeld, om echt te profiteren van efficiëntie in alle fasen van het proces, moeten delen van uw inkoopsysteem door praktisch elke medewerker gebruikt worden, en andere delen moeten idealiter toegankelijk zijn voor uw externe leveranciers. Uit mijn ervaring met kernsystemen blijkt dat deze vaak licentiemodellen hebben die kostenintensief zijn, waarbij basisinkoopfunctionaliteit beschikbaar is, maar de functionaliteit rond de externe leveranciersinterface beperkt of niet-bestaand is, terwijl daar juist verdere efficiëntie kan worden behaald.
Echte, best-in-class agile P2P-systemen zijn "agnostisch" ten opzichte van andere systemen, maar zijn gebouwd met duidelijke integratiepunten die gebruikmaken van industrienormen en -tools, zodat integratie in uw systeemlandschap eenvoudig te implementeren en te beheren is. Integratie met elk systeem, binnen of buiten uw organisatie, zorgt ervoor dat u de
beste inkoopfunctionaliteiten kunt benutten, afgestemd op de vertrouwdheid van uw kernsysteem, om eenvoud te bieden en het gebruiksgemak te maximaliseren. Dit omvat alles van eenvoudige aanmaak van aanvragen, gemakkelijke goedkeuring van inkooporders, een aantrekkelijke koopervaring, efficiënte ontvangst van goederen tot een aanzienlijk gestroomlijnde factuurverwerking en naleving.