L’université de Sussex révolutionne sa gestion des factures grâce à Proactis

L'Université du Sussex, une université britannique à forte activité de recherche, utilise Proactis Invoice Capture pour fluidifier ses processus de facturation et créer de la valeur ajoutée au sein de l'institution.

L'université, également utilisatrice des modules Source-to-Contract de Proactis, est en mesure de saisir les factures, de convertir les données non électroniques en factures électroniques, d'en valider l'exactitude en vérifiant la présence d'un bon de commande et d'un fournisseur valide, ainsi que l’absence de doublons, puis de les transférer dans le système financier pour qu'elles soient mises en correspondance et approuvées pour le paiement. Elle supprime ainsi une quantité importante de papier et de saisie manuelle dans le processus.

« Invoice Capture a révolutionné la manière dont nous traitons les factures », déclare Sean Howard, responsable des opérations financières et de la comptabilité fournisseurs de l'université. Au cours des deux dernières années, plus de 60 000 factures ont été traitées avec succès, ce qui a considérablement amélioré l'efficacité et la qualité du traitement. « Les doublons et les erreurs ont été considérablement réduits, ce qui a permis à l'équipe de gagner un temps précieux en termes de traitement manuel. »

L'équipe de la comptabilité fournisseurs a pu se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée de la fonction, comme les rapprochements avec les fournisseurs, la formation des utilisateurs finaux et l'amélioration du service client. En conséquence, l'Université a économisé d’importantes ressources. « Avec la crise de sanitaire de 2020, grâce à Proactis, nous avons pu continuer à transmettre les factures au service comptable à distance, avec très peu de perturbation »", poursuit Sean. « La solution Proactis nous a été d'une aide précieuse dans cette situation. Nous avons quitté nos locaux très rapidement, mais nous avons pu le faire en étant sûrs qu'aucun de nos processus n'en souffrirait, car tout au long du processus, nous avons bénéficié du soutien total de l'équipe de Proactis. »