Datenschutzhinweise für den Bewerbermanagement-Prozess der Proactis

Hier erhältst Du Informationen über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Rekrutierungsprozesses bei der Proactis GmbH (im Folgenden auch „Proactis“ oder „wir“/uns“) und Deiner Dir zustehenden Rechte.

Persönlichkeitsrechte sind uns wichtig!
Der Schutz Deines Persönlichkeitsrechts bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherheit aller Geschäftsdaten sind uns wichtig und werden in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigt. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Rahmen unseres Bewerbermanagement-Prozesses erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Datenschutz und Informationssicherheit sind Bestandteil unserer Unternehmenspolitik.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Deiner Daten ist die
Proactis GmbH
Brühler Straße 9
53119 Bonn
E-Mail: [email protected]

Verarbeitete Datenkategorien
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

  • Stammdaten (z. B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)

  • Dokumente (z. B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)

  • Ausbildungshistorie (z. B. Daten zu (Hoch-)Schulbildung, Berufsqualifikation)

  • Abrechnungsdaten, z. B. Bankdaten für die Erstattung der Bewerbungskosten

  • Organisationsdaten im Falle von internen Bewerbungen (z. B. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung)

  • Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail, (Mobil-)Telefon, bei internen Bewerbungen auch NT-User)

  • Bild- und Tonaufnahmen im Rahmen des Auswahlprozesses, z. B. bei Assessment-Centern

  • Protokolldaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen

Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO fallen, wie z. B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten führen wir unter Beachtung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher nationaler Gesetze durch.

Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Rekrutierungsprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit der Proactis GmbH. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz I Satz 1 b) DS- GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Weitere Rechtsgrundlagen sind: 

  • Artikel 6 Absatz I Satz 1 a) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung („Einwilligung“) z. B. für die Proactis Bewerber-Community
  • Artikel 6 Absatz I Satz 1 f) DS-GVO („berechtigtes Interesse“): Unsere berechtigten Interessen an der Organisation unseres Betriebs (z. B. Personalauswertungen wie Personalcontrolling, analytisches Reporting) wägen wir stets sorgfältig entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gegen Dein Interesse am Schutz Deiner personenbezogenen Daten ab.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (z. B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Deiner Arbeitsfähigkeit gem. Artikel 9 Absatz 2 h) DS-GVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung erforderlich sein.

Erhebung der personenbezogenen Daten
Deine personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Dir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben.

Die einfachste Möglichkeit einer Bewerbung ist eine direkte Bewerbung auf eine auf unseren Job-Portalen veröffentlichte Stellenanzeige, indem Du Deine Daten in einem einzeln für die ausgeschriebene Stelle angelegten Kandidatenprofil erfasst. Du hast dabei die Möglichkeit, Deine Daten über Verlinkung auf ein soziales Netzwerk, durch manuelle Eingabe und/oder Nutzung von „CV Parsing“ (Übertragung spezifischer Lebenslaufdaten in unser Job-Portal) an uns zu senden.

Daten aus E-Mail- oder Papier-Bewerbungen sowie der Direktansprache über soziale Netzwerke werden manuell in unser Bewerbermanagementsystem übertragen. Du erhältst eine E-Mail, mit der Du Deine manuell erfasste Bewerbung aktivieren kannst. Falls Du Deine Bewerbung nicht binnen 30 Tagen aktivierst, werden Deine Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem gelöscht und Du wirst nicht weiter im Auswahlprozess berücksichtigt.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir dich gegebenenfalls fragen, ob wir Deine Bewerbungsunterlagen für andere zu Deinem Profil passende Stellenangebote weiterverwenden dürfen. Außerdem bieten wir Dir eventuell die Eintragung in unseren Proactis Bewerber-Pool an.

Eintragung in unserer Proactis Bewerber-Community (Bewerber-Pool)
Wenn Du nach einer Einladung durch uns Mitglied in einer unserer Proactis Bewerber-Communitys wirst, willigst Du ein, über interessante Stellenangebote und Veranstaltungen informiert zu werden. Dies kann per E-Mail oder Telefonanruf geschehen. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Du Deinen Widerruf an die [email protected] richtest.

Die Einladung, sich in die Proactis Bewerber-Community eintragen zu lassen, kann auch in Form einer Stellenanzeige erfolgen, in der ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass es sich um eine Bewerber-Community handelt.

Teilnahme an Proactis-Recruitingevents
Manche Proactis-Standorte organisieren Recruitingevents, um für mehrere ähnliche Stellenausschreibungen potenzielle Kandidaten zu gewinnen. Spezielle Eventseiten auf unterschiedlichen Internetplattformen informieren zu den Inhalten dieser Events. Du kannst Dich zur Teilnahme an diesen Events bewerben, indem Du Deine Bewerbung über den dafür angelegten Link in unser Bewerbungssystem hochlädst.

Empfänger Deiner personenbezogenen Daten
Es erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen (z. B. Vorgesetzte und in den Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzte, Angehörige des Personalbereichs, Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken.

Im Falle Deiner Einstellung werden Deine Daten aus unserem Bewerbermanagement- in unser HR-Administrationssystem übermittelt. Deine Daten können in diesem Fall auch an eine andere Rechtseinheit von Proactis, wie z. B. Proactis UK, übermittelt und dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet werden. Ein Austausch Deiner personenbezogenen Daten mit anderen Rechtseinheiten innerhalb der Proactis-Gruppe erfolgt insbesondere zur Vertragserfüllung, sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses zur Organisation interner Arbeitsabläufe (z. B. Shared Services, Durchführung rechtseinheitsübergreifender Versetzung).

Empfänger außerhalb der Proactis GmbH
Darüber hinaus können wir Deine personenbezogenen Daten an andere Verantwortliche übermitteln, sofern wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Deine Einwilligung hierfür vorliegt. Einzelheiten zu den Rechtsgrundlagen findest Du im Abschnitt “Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen“.

Auftragsverarbeiter
Daneben setzen wir Dienstleister u. a. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge mit ihnen geschlossen.

Wir haben unsere Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überwachen sie regelmäßig, insbesondere ihren sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Absicherung der bei ihnen gespeicherten Daten. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet oder unterliegen selbst entsprechenden gesetzlichen Verpflichtungen. Dienstleister können auch andere Rechtseinheiten der Proactis-Gruppe sein.

Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, kannst Du der als Anlage 1 beigefügten Übersicht entnehmen.

Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder gesetzliche Tatbestände die Übermittlung erlauben. Du kannst bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittländern und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte schreibe dazu den oben genannten Verantwortlichen an.

Sollte eine Übermittlung an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zur Geltendmachung/Ausübung von oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche(n) erforderlich sein, erfolgt dies gemäß Art. 49 Absatz 1 e) DS-GVO.

Dauer der Speicherung (in Deutschland)
Wir speichern Deine personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange dies für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet worden sind, erforderlich ist, bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben. Danach löschen wir Deine personenbezogenen Daten mit Ausnahme solcher Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen.

Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. durch Absage unsererseits oder Zurückziehen der Bewerbung durch Dich) werden Deine personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb von 6 Monaten gelöscht.

Sicherheit der Datenverarbeitung
Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Deine personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

Deine Rechte
Zur Geltendmachung Deiner Rechte nutze die Angaben im Abschnitt „Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten“. Bitte sorge dafür, dass uns eine eindeutige Identifizierung Deiner Person möglich ist.

- Informations- und Auskunftsrecht
Du hast das Recht, von uns Informationen über die Verarbeitung Deiner Daten zu erhalten. Hierzu kannst Du Dein Recht auf Auskunft in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir von Dir verarbeiten, geltend machen.

- Berichtigungs- und Löschungsrecht
Du kannst von uns die Berichtigung falscher Daten verlangen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kannst Du die Vervollständigung oder Löschung Deiner Daten verlangen. Dies gilt nicht für Daten, die für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke erforderlich sind oder der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Soweit der Zugriff auf solche Daten nicht benötigt wird, wird deren Verarbeitung aber eingeschränkt (siehe nachfolgend).

- Einschränkung der Verarbeitung
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kannst Du verlangen, dass wir die Verarbeitung Deiner Daten einschränken.

- Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“
Du hast das Recht, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Wir werden dann die Verarbeitung Deiner Daten einstellen, es sei denn, wir können gemäß den gesetzlichen Vorgaben zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Deine Rechte überwiegen.

- Widerruf der Einwilligung
Sofern Du uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Deiner Daten erteilt hast, kannst Du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Deiner Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
 

Datenportabilität
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kannst Du verlangen, Daten, die Du uns zur Verfügung gestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt zu erhalten bzw. – soweit technisch machbar –- zu verlangen, dass die Daten einem Dritten übermittelt werden.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Du hast das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Du kannst Dich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Deinen Wohnort bzw. Dein Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde in NRW.

Anpassung des Datenschutzhinweises
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend aktualisieren. Bitte beachte daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises in der Stellenanzeige.

Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst Du unter:
 
Proactis GmbH
Brühler Straße 9
53119 Bonn
E-Mail: [email protected]
 
Stand: Juli 2022