Rechnungsmanagement-Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung - Proactis

Mit Proactis erhalten Sie einen hochautomatisierten, kostengünstigeren Prozess, der die Verarbeitung aller Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung erheblich vereinfacht. Die Lösung bietet Ihnen einen Echtzeit-Einblick in Ihre Finanzdaten und ermöglicht Ihnen so eine verbesserte Entscheidungsfindung für alle finanziellen Belange.

Durch die Rationalisierung des gesamten Prozesses vom Eingang bis zur Zahlung sowie den Rechnungsabgleich mit der Bestellung, oder wahlweise mit Bestellung und Lieferschein, können Sie Kapital freisetzen, Risiken minimieren und die Produktivität steigern.

100% digitale Rechnungsbearbeitung.

Schnellere Rechnungsbearbeitung und -zahlung.

Automatisiertes Rechnungsmanagement.

Vollständig transparente Rechnungsbearbeitung an einem Ort.

Einnahmequelle Kreditorenbuchhaltung

So arbeiten Kostenprofis effizient mit flexiblen Prozessen

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Wie flexibel ist Ihre Kreditorenbuchhaltung
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Wir zeigen Ihnen wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung flexibel gestalten. Informieren Sie sich jetzt unverbindlich.

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Jede Rechnung am richtigen Ort

Proactis hilft Ihnen, die Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess zu behalten – vom Eingang über den Abgleich bis hin zur Zahlung. Es reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass auch Problemrechnungen schnell und effizient bearbeitet werden.

Rechnungen werden den jeweiligen Möglichkeiten der Lieferanten entsprechend elektronisch importiert. Auch Papierrechnungen können mit geringem Aufwand digitalisiert und automatisch bearbeitet werden und erleichtern so die Kreditorenbuchhaltung.

Schnelle elektronische Bearbeitung von Problemrechnungen

Die Software gleicht Rechnungen automatisch gegen die vorhandene Bestelldatei (Bestellung und Wareneingang) ab. Aus den Auftragsdaten wird eine Zwischensumme für jeden Auftrag, ein Mehrwertsteuerbetrag und ein Gesamtbetrag berechnet.

Wenn die Dokumente übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch genehmigt. Problemrechnungen werden über einen Workflow mit allen Zusatzinformationen an den zuständigen Mitarbeiter gesendet. Wenn keine Bestellung ermittelt werden kann, sendet das System die Rechnung zur Genehmigung an den jeweiligen Budgetinhaber.

Einfache automatisierte Zahlungsanweisung

Nach Abschluss des Abgleichs können alle genehmigten Rechnungen sofort zur Zahlung freigegeben werden. Das System stellt dem jeweiligen Mitarbeiter alle für die Zahlungsanweisung benötigten Informationen zur Verfügung und leitet die Rechnungsinformationen an Ihr Finanzsystem weiter.

Angaben wie Kostenstelle und Sachkontonummer werden aus den Aufträgen übernommen. Rechnungen, die zur Zahlung freigegeben wurden, können auch in einer Batch-Datei verarbeitet und an die Bank gesendet werden.

Haben Sie Ihre Rechnungsverwaltung automatisiert?

Intelligente Dokumenten- und Datenerfassung

Invoice Capture verwandelt Papier- und PDF-Rechnungen in verarbeitungsfertige elektronische Belege. Es erfasst ein gescanntes Bild des Dokuments, extrahiert alle nötigen Informationen, erstellt daraus einen elektronischen Datensatz und hinterlegt das elektronische Bild der Rechnung. Die manuelle Rechnungskodierung entfällt, Ausnahmebehandlungen werden reduziert und der daraus resultierende elektronischen Rechnungsdatensatz kann automatisiert abgeglichen und genehmigt werden.

Die Lösung kann Rechnungseinzelposten verarbeiten, was eine Voraussetzung für den automatischen Bestellabgleich ist. Durch die Integration der Software in Ihre Einkaufs- und Finanzsysteme können Sie noch mehr aus Ihrer elektronischen Rechnungsbearbeitung herausholen.

Mehr erfahren: Invoice Capture

Effiziente Rechnungsbearbeitung und Minimierung des Fehlerrisikos

Automatisieren Sie Ihre ressourcenintensiven administrativen Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung und nutzen Sie die vielen Vorteile der elektronischen Rechnung.

Mit unserer Lösung können Sie 100 % Ihrer Lieferantenrechnungen elektronisch erhalten, diese schneller bezahlen und so von erheblichen Einsparungen profitieren.

Mehr erfahren: E-Invoicing Portal

Unsere Experten führen Sie durch die Lösung und beantworten alle Ihre Fragen.

Rechnungsmanagement-Lösungen FAQ

Wie hilft die AP-Automatisierung bei der elektronischen Rechnungsstellung?

Sie können Papier- und PDF-Rechnungen in verarbeitungsfertige elektronische Rechnungen umwandeln. Es wird ein gescanntes Bild des Dokuments erstellt, alle erforderlichen Informationen werden extrahiert, ein elektronischer Datensatz und ein elektronisches Bild der Rechnung erstellt. Die manuelle Rechnungscodierung entfällt, der Aufwand für die Bearbeitung von Ausnahmen wird reduziert und der resultierende elektronische Rechnungsdatensatz kann automatisch abgeglichen und genehmigt werden.

Papierrechnungen werden aus Ihrem Rechnungsstellungsprozess entfernt, unabhängig von der Art und Größe Ihrer Lieferanten. Es spielt keine Rolle, ob es sich um Lieferanten mit hohem oder niedrigem Volumen handelt - es gibt für jeden eine geeignete Methode der Rechnungsstellung. Mit einer AP-Software können nicht nur Papierrechnungen, sondern auch gängige E-Invoice-Formate wie XML oder UBL 2.0 erfasst und im gewünschten Format an Ihr Zielsystem übertragen werden.

Was ist AP-Automatisierung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable Automation, AP-Automatisierung) bedeutet, dass die Kreditorenbuchhaltung nicht mehr manuell, sondern digital abgewickelt wird. Ein stark automatisierter, kostengünstiger Prozess optimiert die Verarbeitung aller Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung und bietet einen Echtzeit-Überblick über die Vorgänge in Ihrem Finanzwesen, so dass Sie die Schlüsselinformationen erhalten, die Sie für eine bessere finanzielle Entscheidungsfindung benötigen.

Welche Herausforderungen kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) lösen?

Unstrukturierte Rechnungen - der Umgang mit allen Arten von Rechnungen (die kein einheitliches Format haben) in der gesamten Lieferkette ist eine Herausforderung mit vielen Problemen.

Papier- und PDF-Rechnungen führen zu aufwändigen manuellen Eingaben und damit verbundenen Eingabefehlern sowie zu verlegten Papierdokumenten.

Diese manuellen, fehleranfälligen Aufgaben führen zu nicht konformen Rechnungen, überhöhten Kosten, ungenauen Zahlungen und dem Betrugsrisiko.

Mangelnde Effizienz verhindert, dass die Einnahmen aus vorzeitigen Zahlungen genutzt werden können.

Solange die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung nicht verbessert und automatisiert sind, besteht kaum die Möglichkeit, das Finanzwesen auf breiter Basis zu verändern.

Kann ich die Kreditorenbuchhaltung mit meinen anderen Systemen integrieren?

Sie können alle elektronischen Rechnungen in das von Ihnen verwendete Finanzsystem zum Abgleich und zur Genehmigung übertragen. Unsere Lösungen sind systemunabhängig und können mit allen ERP- und Finanzsystemen integriert werden, darunter: Unit4, Infor, MRI, Deltek, SAP, Oracle, Microsoft Business Central, TechnologyOne, Epicor, JD Edwards, Peoplesoft, Netsuite, und Workday.