Vertragsverwaltung Lösung | Optimierte Vertragsverwaltung

Mit Proactis können Sie den Anteil der verwalteten und vertragsbezogenen Ausgaben erhöhen. Dies wird durch die Verbesserung der Transparenz und Steuerung der Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus ermöglicht. Darüber hinaus stellt Proactis sicher, dass Ihr Unternehmen bestehende Vereinbarungen beim Kauf von Waren und Dienstleistungen konsequent nutzt.

Alle Ihre Verträge können zentral erfasst und gespeichert werden, sodass Sie einen vollständigen Überblick über erforderliche Vertragsinformationen haben. Zudem haben Sie jederzeit einen Echtzeit-Einblick in Ihre finanziellen Verbindlichkeiten und haben eine zuverlässige Möglichkeit, Ihr umfangreiches Vertragsportfolio zu pflegen.

Beschaffung ist mehr als Logistik und Kostenverwaltung

4 Tricks für positive Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche

Informieren Sie sich schnell und einfach:

Wie vermeiden Sie Fehler bei Bestellungen
Was bedeutet Source-to-Contract in ihrem Unternehmen
Wie erkennen Sie Probleme und Chancen
Wie behalten Sie den Überblick über Lieferant:innen und Verträge
Wie vermeiden Sie hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand
Wie helfen Ihnen automatisierte Prozesse in der Beschaffung

Wir zeigen Ihnen welche positiven Auswirkungen eine optimierte strategische Beschaffung auf jeden Unternehmensbereich haben kann.

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Beschaffung, Lieferanten, Verträge - Sourceto- Contract (S2C) Prozesse einfach flexibel ausbauen

Mit der Proactis-Vertragsmanagementsoftware profitieren Sie von:

Kontrolle und Transparenz während des gesamten Vertragszyklus.

Einfachem Austausch von Vertragsinformationen in Ihrem Unternehmen.

Effektiver Überwachung und Bewertung von Vertragsvereinbarungen.

Echtzeit-Einblicken in Ihre Verbindlichkeiten.

Alles sofort sehen: Auf Knopfdruck Überblick erhalten

Das Verwalten von Hunderten oder Tausenden von Verträgen einfach gemacht. Sie können nun Vertragsdaten und andere wichtige Details anhand definierter Kriterien (Key Performance Indicators) und Kündigungsfristen überwachen. Bei Bedarf kann Ihr Team automatisch benachrichtigt werden, um erforderliche Maßnahmen zu ergreifen.

Die Software erfasst automatisch alle Einkaufsaktivitäten, sodass Sie die Leistung der Lieferanten und Verpflichtungen der Käufer einfach überwachen und analysieren können.

Nie wieder wichtige Termine verpassen – jetzt können Sie sie einplanen

Verpassen Sie keine Fristen zur Vertragsverlängerung, Konformitätsprüfungen und andere wichtige Ereignisse.

Das System merkt sich diese Termine und benachrichtigt Sie automatisch, sodass jedes Ereignis zum gewünschten Zeitpunkt bearbeitet wird.

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Transparente Prozesse und Verfahren

Mit der Lösung stellen Sie sicher, dass die jeweils aktuellste Version des Vertrages von allen verwendet wird und die korrekten allgemeinen Geschäftsbedingungen eingehalten werden.

Für maximale Effizienz können Produktkataloge mit den Vertragsdaten verknüpft werden. Kombiniert mit Proactis Procurement wird die Lösung noch leistungsfähiger.

Kontrolle aller Verträge

Die Lösung unterstützt alle neuen und laufenden Vertragsformen. Wiederkehrende Vertragsverpflichtungen (wie Leasing, Telefon- oder Wartungskosten) können einfach definiert und überwacht werden, was einen klaren Überblick über die finanziellen Verbindlichkeiten schafft und zu einer smarteren und schnelleren Rechnungsbearbeitung führt.

Das integrierte Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, alle erfassten Details zu speichern und einfach wiederzufinden.

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Das neue Source-to-Pay-Erlebnis

Die neue Source-to-Pay-Oberfläche von Proactis wurde entwickelt, um die Produktivität, das Benutzer-Onboarding und die Prozessakzeptanz zu steigern sowie die Kontrolle über Ausgaben und Risiken in der Lieferkette zu unterstützen.

Die Navigation wurde optimiert, sodass Nutzer Produkte und Informationen schnell finden und Prozesse effizient nachverfolgen können. Die äußerst intuitive Benutzeroberfläche zeichnet sich durch übersichtliche Bildschirme, vertraute Layouts und minimierte Eingabeanforderungen aus. Dadurch können Mitarbeiter mühelos die benötigten Bestellungen aufgeben, Manager Anfragen überprüfen und Abteilungsleiter die Ausgaben überwachen.

Mehr erfahren

Unsere Experten erläutern Ihnen die Software und beantworten alle Ihre Fragen.

Vertragsverwaltung FAQ

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Einkaufsexperten arbeiten hart daran, die besten Lieferanten ausfindig zu machen und Vereinbarungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis auszuhandeln. Durch Verträge werden diese Bedingungen für das Unternehmen "festgeschrieben". Diese Vorteile gehen jedoch verloren, wenn die Verträge bei der Beschaffung nicht angewendet werden - vielleicht, weil die Verträge zum Zeitpunkt der Beschaffung nicht verfügbar oder nicht ersichtlich sind. Und beide Unternehmen können einem Risiko ausgesetzt sein, wenn Verträge auslaufen oder wenn eine der Parteien die Vertragsbestimmungen nicht einhält.

Das Vertragsmanagement bietet ein zentrales elektronisches Archiv für alle Arten von Lieferantenverträgen mit Links zu den Einkaufssystemen, so dass sie für die Einkäufer vollständig sichtbar sind. Einkaufs- und Lieferaktivitäten werden automatisch erfasst, um die Leistung des Lieferanten und die Verpflichtungen des Käufers zu analysieren. Vertragsdaten und andere Kriterien werden kontinuierlich überwacht, so dass die zuständigen Personen benachrichtigt werden, wenn Überprüfungen oder Maßnahmen erforderlich sind.

Was sind die Herausforderungen, die das Vertragsmanagement lösen kann?

Es gibt viele Herausforderungen bei der Erfassung von Ausgaben unter einem Vertrag:

Verträge werden oft an verschiedenen Stellen abgelegt, so dass es schwierig ist, einen bestimmten Vertrag zu finden (und praktisch unmöglich, einen Gesamtüberblick über die Verbindlichkeiten zu erhalten).
Ein verteiltes Vertragsmanagement führt zu doppelten Vereinbarungen und verpassten Möglichkeiten für Einsparungen auf Mengenbasis.
Fristen für die Vertragsprüfung werden oft verpasst, was zu unerwarteten Ausfällen und unerwünschten automatischen Verlängerungen führt.
Einkäufer haben keinen Einblick in die Verträge zum Zeitpunkt des Einkaufs, was dazu führt, dass Einkäufe außerhalb der Verträge getätigt werden, was wiederum zu verpassten Einsparungen und schlechten Lieferantenbeziehungen führt.
Ohne automatische Erfassung der tatsächlichen Kauf- und Lieferaktivitäten ist es sehr schwierig, die Einhaltung von Verträgen zu messen.

Lesen Sie jetzt: Vertragsmanagement auf einen Klick.

Was sind die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems?

Das Vertragsmanagement hilft Ihnen, die Ausgaben "unter Verwaltung" und "unter Vertrag" zu erhöhen, indem es für eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle der Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus sorgt und sicherstellt, dass die Unternehmen beim Kauf von Waren und Dienstleistungen durchgängig auf bestehende Verträge zurückgreifen. Vertragsmanagement ermöglicht:

Kontrolle und Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus.
Einfache gemeinsame Nutzung von Vertragsinformationen innerhalb Ihres Unternehmens.
Effektive Überwachung und Bewertung von Vertragsvereinbarungen.
Echtzeit-Einblick in Ihre Verbindlichkeiten.

Lesen Sie jetzt: Effektives Vertragsmanagement und Verwaltung.

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