Vertragsverwaltung Lösung

Einkaufsexperten arbeiten hart daran, die besten Lieferanten ausfindig zu machen und Vereinbarungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis auszuhandeln. Durch Verträge werden diese Bedingungen für das Unternehmen "festgeschrieben". Diese Vorteile gehen jedoch verloren, wenn die Verträge bei der Beschaffung nicht angewendet werden - vielleicht, weil die Verträge zum Zeitpunkt der Beschaffung nicht verfügbar oder nicht ersichtlich sind. Und beide Unternehmen können einem Risiko ausgesetzt sein, wenn Verträge auslaufen oder wenn eine der Parteien die Vertragsbestimmungen nicht einhält.

Das Vertragsmanagement bietet ein zentrales elektronisches Archiv für alle Arten von Lieferantenverträgen mit Links zu den Einkaufssystemen, so dass sie für die Einkäufer vollständig sichtbar sind. Einkaufs- und Lieferaktivitäten werden automatisch erfasst, um die Leistung des Lieferanten und die Verpflichtungen des Käufers zu analysieren. Vertragsdaten und andere Kriterien werden kontinuierlich überwacht, so dass die zuständigen Personen benachrichtigt werden, wenn Überprüfungen oder Maßnahmen erforderlich sind.

Es gibt viele Herausforderungen bei der Erfassung von Ausgaben unter einem Vertrag:

• Verträge werden oft an verschiedenen Stellen abgelegt, so dass es schwierig ist, einen bestimmten Vertrag zu finden (und praktisch unmöglich, einen Gesamtüberblick über die Verbindlichkeiten zu erhalten).
• Ein verteiltes Vertragsmanagement führt zu doppelten Vereinbarungen und verpassten Möglichkeiten für Einsparungen auf Mengenbasis.
• Fristen für die Vertragsprüfung werden oft verpasst, was zu unerwarteten Ausfällen und unerwünschten automatischen Verlängerungen führt.
• Einkäufer haben keinen Einblick in die Verträge zum Zeitpunkt des Einkaufs, was dazu führt, dass Einkäufe außerhalb der Verträge getätigt werden, was wiederum zu verpassten Einsparungen und schlechten Lieferantenbeziehungen führt.
• Ohne automatische Erfassung der tatsächlichen Kauf- und Lieferaktivitäten ist es sehr schwierig, die Einhaltung von Verträgen zu messen.

Das Vertragsmanagement hilft Ihnen, die Ausgaben "unter Verwaltung" und "unter Vertrag" zu erhöhen, indem es für eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle der Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus sorgt und sicherstellt, dass die Unternehmen beim Kauf von Waren und Dienstleistungen durchgängig auf bestehende Verträge zurückgreifen. Vertragsmanagement ermöglicht:

• Kontrolle und Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus.
• Einfache gemeinsame Nutzung von Vertragsinformationen innerhalb Ihres Unternehmens.
• Effektive Überwachung und Bewertung von Vertragsvereinbarungen.
• Echtzeit-Einblick in Ihre Verbindlichkeiten.