Vertragsverwaltung Lösung | Optimierte Vertragsverwaltung

Mit Proactis können Sie den Anteil der verwalteten und vertragsbezogenen Ausgaben erhöhen, indem Sie die Transparenz über und Steuerung der Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus verbessern und darüber hinaus sicherstellen, dass das Unternehmen bestehende Vereinbarungen beim Kauf von Waren und Dienstleistungen konsequent nutzt.

Alle Verträge können zentral erfasst und gespeichert werden, sodass Sie einen vollständigen Überblick über alle Vertragsinformationen haben. Zudem haben Sie jederzeit einen Echtzeit-Einblick in Ihre finanziellen Verbindlichkeiten und eine zuverlässige Möglichkeit, Ihr umfangreiches Vertragsportfolio zu pflegen.

Beschaffung ist mehr als Logistik und Kostenverwaltung

4 Tricks für positive Effekte auf alle Unternehmensbereiche

Informieren Sie sich schnell und einfach:

Wie vermeiden Sie Fehler bei Bestellungen
Was bedeutet Source-to-Contract in ihrem Unternehmen
Wie erkennen Sie Probleme und Chancen
Wie behalten Sie den Überblick über Lieferant:innen und Verträge
Wie vermeiden Sie hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand
Wie helfen Ihnen automatisierte Prozesse in der Beschaffung

Wir zeigen Ihnen welche positiven Auswirkungen auf jeden Unternehmensbereich eine optimierte Beschaffung haben kann.

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Beschaffung, Lieferanten, Verträge - Sourceto- Contract (S2C) Prozesse einfach flexibel ausbauen

Verbessern Sie die Kontrolle und Transparenz während des gesamten Vertragszyklus.

Den einfachen Austausch von Vertragsinformationen in Ihrem Unternehmen.

Effektive Überwachung und Bewertung von Vertragsvereinbarungen.

Echtzeit-Einblick in Ihre Verbindlichkeiten.

Sehen Sie alles – sofort und ohne Umwege

Die Verwaltung von Hunderten oder Tausenden von Verträgen wurde gerade einfacher. Sie können Vertragsdaten und andere wichtige Details nun anhand definierter Kriterien (Key Performance Indicators) und Kündigungsfristen überwachen und Ihr Team benachrichtigen lassen, wenn Maßnahmen erforderlich sind.

Die Software sammelt automatisch alle Einkaufsaktivitäten, sodass Sie die Lieferantenleistung und Abnahmeverpflichtungen einfach überwachen und analysieren können.

Planen Sie wichtige Ereignisse – und verpassen Sie sie nicht

Verpassen Sie keine Fristen zur Vertragsverlängerung, Konformitätsprüfungen und andere wichtige Ereignisse.

Das System merkt sich diese Termine und benachrichtigt Sie automatisch, sodass jedes Ereignis zum gewünschten Zeitpunkt bearbeitet wird.

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Transparente Prozesse und Verfahren

Mit der Lösung stellen Sie sicher, dass alle die jeweils neueste Version des Vertrages verwenden und die korrekten allgemeinen Geschäftsbedingungen einhalten.

Für maximale Effizienz können Produktkataloge mit den Vertragsdaten verknüpft werden. Kombiniert mit Proactis Procurement wird die Lösung noch leistungsfähiger.

Kontrolle aller Verträge

Die Lösung unterstützt alle neuen und laufenden Vertragsformen. Wiederkehrende Vertragsverpflichtungen (wie Leasing, Telefon- oder Wartungskosten) können einfach definiert und überwacht werden, was einen klaren Überblick über die finanziellen Verbindlichkeiten schafft und zu einer smarteren und schnelleren Rechnungsbearbeitung führt.

Das integrierte Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, alle erfassten Details zu speichern und einfach wiederzufinden.

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Kontrolle aller Verträge

Unsere Experten führen Sie durch die Lösung und beantworten alle Ihre Fragen.

Vertragsverwaltung FAQ

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Einkaufsexperten arbeiten hart daran, die besten Lieferanten ausfindig zu machen und Vereinbarungen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis auszuhandeln. Durch Verträge werden diese Bedingungen für das Unternehmen "festgeschrieben". Diese Vorteile gehen jedoch verloren, wenn die Verträge bei der Beschaffung nicht angewendet werden - vielleicht, weil die Verträge zum Zeitpunkt der Beschaffung nicht verfügbar oder nicht ersichtlich sind. Und beide Unternehmen können einem Risiko ausgesetzt sein, wenn Verträge auslaufen oder wenn eine der Parteien die Vertragsbestimmungen nicht einhält.

Das Vertragsmanagement bietet ein zentrales elektronisches Archiv für alle Arten von Lieferantenverträgen mit Links zu den Einkaufssystemen, so dass sie für die Einkäufer vollständig sichtbar sind. Einkaufs- und Lieferaktivitäten werden automatisch erfasst, um die Leistung des Lieferanten und die Verpflichtungen des Käufers zu analysieren. Vertragsdaten und andere Kriterien werden kontinuierlich überwacht, so dass die zuständigen Personen benachrichtigt werden, wenn Überprüfungen oder Maßnahmen erforderlich sind.

Was sind die Herausforderungen, die das Vertragsmanagement lösen kann?

Es gibt viele Herausforderungen bei der Erfassung von Ausgaben unter einem Vertrag:

Verträge werden oft an verschiedenen Stellen abgelegt, so dass es schwierig ist, einen bestimmten Vertrag zu finden (und praktisch unmöglich, einen Gesamtüberblick über die Verbindlichkeiten zu erhalten).
Ein verteiltes Vertragsmanagement führt zu doppelten Vereinbarungen und verpassten Möglichkeiten für Einsparungen auf Mengenbasis.
Fristen für die Vertragsprüfung werden oft verpasst, was zu unerwarteten Ausfällen und unerwünschten automatischen Verlängerungen führt.
Einkäufer haben keinen Einblick in die Verträge zum Zeitpunkt des Einkaufs, was dazu führt, dass Einkäufe außerhalb der Verträge getätigt werden, was wiederum zu verpassten Einsparungen und schlechten Lieferantenbeziehungen führt.
Ohne automatische Erfassung der tatsächlichen Kauf- und Lieferaktivitäten ist es sehr schwierig, die Einhaltung von Verträgen zu messen.

Lesen Sie jetzt: Vertragsmanagement auf einen Klick.

Was sind die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems?

Das Vertragsmanagement hilft Ihnen, die Ausgaben "unter Verwaltung" und "unter Vertrag" zu erhöhen, indem es für eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle der Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus sorgt und sicherstellt, dass die Unternehmen beim Kauf von Waren und Dienstleistungen durchgängig auf bestehende Verträge zurückgreifen. Vertragsmanagement ermöglicht:

Kontrolle und Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus.
Einfache gemeinsame Nutzung von Vertragsinformationen innerhalb Ihres Unternehmens.
Effektive Überwachung und Bewertung von Vertragsvereinbarungen.
Echtzeit-Einblick in Ihre Verbindlichkeiten.

Lesen Sie jetzt: Effektives Vertragsmanagement und Verwaltung.