Die Universität von Sussex revolutioniert ihre Rechnungsverarbeitung mit Proactis

Proactis, der Experte für Ausgabenmanagement, hat bekannt gegeben, dass die Universität von Sussex, eine führende forschungsintensive Universität in Großbritannien, Proactis Invoice Capture einsetzt, um ihre Rechnungsprozesse zu rationalisieren und so einen Mehrwert für die gesamte Einrichtung zu schaffen.

Die Universität, die auch die Source-to-Contract-Lösung von Proactis nutzt, ist in der Lage, Rechnungen zu erfassen, nicht-elektronische Daten in eRechnungen umzuwandeln, die Richtigkeit zu überprüfen, indem sie auf eine Bestellung, Duplikate und einen gültigen Lieferanten prüft, und sie dann zum Abgleich und zur Zahlungsfreigabe in das Finanzsystem zu übertragen - wodurch eine beträchtliche Menge an Papier und manuellen Eingaben in diesem Prozess entfällt.

"Invoice Capture hat die Art und Weise, wie wir Rechnungen bearbeiten, revolutioniert", so Sean Howard, Leiter der Finanzabteilung und der Kreditorenbuchhaltung der Universität. In den letzten zwei Jahren wurden über 60.000 Rechnungen erfolgreich verarbeitet, wodurch sich die Effizienz und Qualität der Verarbeitung erheblich verbessert hat. "Duplikate und Fehler wurden erheblich reduziert, was dem Team wertvolle Zeit bei der manuellen Bearbeitung erspart hat.

Das Team der Kreditorenbuchhaltung konnte sich auf die wertschöpfenden Aufgaben innerhalb der Funktion konzentrieren, wie z. B. den Lieferantenabgleich, die Schulung der Endbenutzer und die Verbesserung des Kundendienstes. Infolgedessen hat die Universität eine Kosteneinsparung von mindestens einem Vollzeitäquivalent in der Kreditorenabteilung erzielt. "Bei der jüngsten Ausgabe von Covid19 waren wir dank Proactis immer noch in der Lage, unseren normalen Kreditorenbuchhaltungsservice aus der Ferne zu erbringen, und zwar mit sehr geringen Unterbrechungen", so Sean weiter. "Unsere Proactis-Lösungen waren in dieser Situation sehr hilfreich. Wir haben den Standort sehr schnell verlagert, aber wir konnten uns darauf verlassen, dass keiner unserer Prozesse darunter leiden würde, da wir während des gesamten Prozesses die volle Unterstützung des Proactis-Teams hatten.