Step-by-step: Wie Sie Ihre Rechnungsautomatisierung fortführen und anpassen

Aufgrund der aktuellen Umstände sind Unternehmen und ihre Finanzabteilungen in aller Welt gezwungen, sich anzupassen und agil zu sein. Die Zeit steht nicht still, finanzielle Verpflichtungen müssen eingehalten werden und die Geschäfte müssen weiterlaufen. Nicht nur die Kontinuität, sondern auch Anpassungen in der Kreditorenbuchhaltung sind von entscheidender Bedeutung.

Aber wie kommt man von dem Stand, auf dem man vor der Pandemie war, zu einer effektiven Rechnungsverarbeitung in der aktuellen Situation? Glücklicherweise kann dieses wichtige Vorhaben in einer Reihe kleiner Schritte angegangen werden. Zudem werden in der Regel keine wesentlichen Änderungen an Ihren bestehenden Systemen notwendig sein.

1. Aktuelle Prozesse analysieren
Stellen Sie fest, wie Rechnungen momentan durch Ihr Unternehmen fließen. Wo gehen sie beispielsweise ein? Wie gelangen sie in die Kreditorenbuchhaltung? Wie werden sie validiert? Wie lange dauert es durchschnittlich, eine Rechnung zu bearbeiten? Der Schlüssel liegt darin, zu verstehen, wo es Engstellen und Verzögerungen gibt und wie hoch die Kosten dafür sind. Wahrscheinlich werden Sie Möglichkeiten finden, Ihre derzeitigen Prozesse zu verbessern.

2. Richtlinien und Verfahren standardisieren, wo möglich
Nehmen Sie sich die Zeit, um Verfahren für die Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug zu definieren – z. B. Prüfungen auf Duplizität und mathematische Richtigkeit, Kriterien für den Abgleich, Workflow bei Abweichungen, Konflikt- und Genehmigungs-Workflow. Machen Sie in Ihrem Unternehmen deutlich, wie genau Rechnungen verarbeitet werden sollen. Dies wird eine gute Richtschnur für Ihre bestehenden Prozesse sein.

3. Automatisieren
Es gibt viele Lösungen, die sehr schnell implementiert und verwendet werden können, um den Rechnungsprozess zu automatisieren. Bei der Auswahl sollten Sie jedoch berücksichtigen, dass sie Ihren festgelegten Anforderungen auch entsprechen. Die Verwendung eines Invoice Management-Tools bedeutet, dass Ihr Unternehmen Rechnungen empfangen, bearbeiten und bezahlen kann, egal wo Sie sich befinden.

Sie sollten einen einzigen, konsistenten Rechnungsautomatisierungsprozess anstreben, unabhängig davon, auf wie viele Arten Sie Rechnungen zunächst erfassen. Jeder, der sich auf papierbasierte, manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung verlässt, steht jetzt vor großen Herausforderungen. Eine durchgängig automatisierte Rechnungsverarbeitung – ohne oder mit nur wenig menschlicher Interaktion – steht zum Einsatz bereit.

Sie können bereits vorhandene Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung nutzen, indem Sie eine Kombination aus Scannen, Texterkennung (OCR) und manueller Eingabe zur Erfassung von Papierrechnungen verwenden. Bei Bedarf können Sie schrittweise elektronische Rechnungen bei Ihren größeren Lieferanten implementieren oder Handelsnetzwerke nutzen. Diese Methoden werden sich als zunehmend effiziente Mittel erweisen, um Rechnungen automatisiert zu verarbeiten.

4. Self-Service-Funktionen für Lieferanten und Skontonutzung ermöglichen
Da alle Rechnungen einheitlich elektronisch verarbeitet werden, können Sie Ihren Lieferanten ganz einfach Informationen zum Rechnungsstatus zur Verfügung zu stellen. Auf der anderen Seite werden Sie durch die deutlich schnellere Verarbeitung der Rechnungen in der Lage sein, alle Skontomöglichkeiten zu nutzen, die Ihre Lieferanten anbieten, oder auch Zahlungen an Ihre Lieferanten früher zu tätigen. Sobald Sie die Rechnungsverarbeitung wirklich unter Kontrolle haben, können Sie mit der Zeit von erheblichen Einsparungen profitieren und Ihre Lieferanten unterstützen.

5. Informationen für eine bessere strategische Beschaffung nutzen
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann Ihrer Beschaffungsabteilung auf verschiedene Weise helfen, ihre Aktivitäten zu verbessern. Erstens werden alle Zahlungen elektronisch erfasst, so dass bessere Informationen für Analysen vorliegen. Das hilft zum Beispiel bei der Konsolidierung der Lieferantenbasis und unterstützt auch andere Maßnahmen der strategischen Beschaffung. Zweitens kann die Rechnungsautomatisierung dazu führen, dass Lieferanten eher bereit sind, Ihrem Unternehmen Vorzugspreise und -konditionen zu gewähren. Denn Lieferanten werden es zu schätzen wissen, wenn Sie pünktlich zahlen oder sogar über Möglichkeiten für frühzeitige Zahlungen verfügen und es ihnen leicht machen, ihre Außenstände bei Ihnen zu verwalten.

Jeder dieser Schritte ist überschaubar und bietet zusätzliche Vorteile. Unternehmen wie die Mears Group haben bewiesen, dass die direkten und indirekten Kosten der altgedienten manuellen Verarbeitung unnötige Kosten sind. Die Technologie, um einen Großteil der Papierbearbeitung zu eliminieren, ist verfügbar, erschwinglich und auch in Kombination mit Ihren bestehenden Finanzsystemen leicht zu implementieren. Die Vorteile gehen jedoch über die reine Kostensenkung hinaus. Kostenmanagement und Informationsverfügbarkeit verschaffen Vorteile, der Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger machen.

Wenn Ihr Unternehmen seine Rechnungsprozesse noch nicht automatisiert hat, können Sie wahrscheinlich keine vollständige betriebliche Kontinuität gewährleisten. Anbieter von Spend Management-Lösungen wie Proactis können Ihnen jetzt helfen!

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