Warum E-Procurement (mehr als) ein Feuerlöscher ist

Es brennt im Mittelstand – insbesondere in der Beschaffung. Einkäufer:innen kämpfen mit abreißenden Lieferketten und stetig steigenden Kosten, während ineffiziente Prozesse und veraltete Systeme sie ausbremsen. Frustration ist die Folge – in Kombination mit Faktoren wie dem Fachkräftemangel eine explosive Mischung. Modernes E-Procurement bietet einen Weg aus dem Hamsterrad und lässt das gesamte Unternehmen profitieren – kurz- und langfristig.

Steht die Jahresbilanz oder mittelfristig gar die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel, liegt es nahe, schnelle Lösungen zu suchen – und dabei in (Spar-)Aktionismus zu verfallen, der niemandem nützt. Weder den überlasteten Mitarbeiter:innen, noch dem Unternehmen, das dringend agilere Prozesse braucht. Wir erläutern, wie Sie mit E-Procurement strategisch nachhaltig optimieren können, ohne dabei auf Geschwindigkeit zu verzichten – beginnend bei der Einführungsdauer.  

Schnelle Implementierung: nach wenigen Wochen durchstarten

Im Jahr 2022 haben wir schmerzlich lernen müssen, wie abrupt vormals bewährte Lieferketten zusammenbrechen können. Wer tagtäglich damit kämpft, essenzielle Waren und Dienstleistungen zu beschaffen, benötigt rasche Unterstützung. Die Lösung: E-Procurement, das nach maximal 12 Wochen zur Verfügung steht – und nur 30 Minuten Einarbeitungszeit benötigt. Sodass der Einkauf direkt umfassende Kontrolle über seine Bestellungen hat – und Zugriff auf ein Netzwerk von über zwei Millionen Lieferanten.
 

„Weil wir jetzt mehr Kontrolle über die Bestellungen haben, können wir unsere Ausgaben besser steuern und gezieltere Verhandlungen mit unseren Lieferanten führen.“

– Manpower, internationaler Personaldienstleister

 

Ein Lieferantennetzwerk bietet Sicherheit – auch vor Strafen

In Zeiten, in denen die althergebrachte Ein-Lieferanten-Strategie nicht mehr funktioniert, verschaffen sich Mittelständler mit einem Lieferantennetzwerk echte Wettbewerbsvorteile. Nicht nur, dass Einkäufer:innen auf einen Blick eine Vielzahl von Lieferanten miteinander vergleichen können – die Auswahl und Bestellung erfolgt mit wenigen Klicks, wie beim B2C-Onlineshopping. In Kombination mit vorverhandelten Konditionen und ausgeklügeltem Bewertungssystem eröffnet die elektronische Beschaffung deutlich beschleunigte Prozesse, gesteigerte Planungssicherheit – und Schutz vor Vertragsstrafen (Pönalen) bei Nichterfüllung, die ansonsten fatale Auswirkungen haben können. 

Gut aufgestellt für Gegenwart und Zukunft

Planungssicherheit und Schutz vor negativen Folgen ist auch mit Blick auf die Zukunft wichtig. Corporate Social Responsibility (CSR) ist ein Fokusthema – und die Frage, wie Unternehmen Nachhaltigkeits- und Klimazielen sowie Neuerungen wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) begegnen können. Auch hier zahlt sich eine digitale Einkaufslösung aus, die Mittelständlern hilft, gesetzeskonform zu agieren und sich als attraktiver Arbeitgeber zu zeigen. Und wenn es darum geht, die Digitalisierung im Unternehmen weiter voranzutreiben, bietet modular aufgebaute Software alle Erweiterungsmöglichkeiten – etwa in puncto Rechnungsmanagement.


Vor Proactis haben wir monatlich 20.000 Rechnungen in einem Team von 8 bearbeitet. Heute bearbeiten wir 100.000 Rechnungen. Wir haben das zusätzliche Wachstum ohne zusätzliche Ressourcen aufgenommen und gleichzeitig die Genauigkeit und Berichterstattung verbessert.

– Mears Group, führender Wohnraumanbieter (UK)

 

Fazit

Die Aufgaben des Einkaufs sind hochkomplex geworden – Unterstützung im Tagesgeschäft ist wichtiger denn je. Durch Automatisierung und Funktionen wie die 2-Klick-Bestellung werden Einkäufer:innen spürbar entlastet und können auf ihre Kernaufgaben fokussieren. So zahlt die Abteilung direkt auf die Unternehmensziele ein und arbeitet bei gleicher Personalstärke deutlich effizienter. Zugleich ist E-Procurement der ideale Einstieg in die Digitalisierung des gesamten Source-to-Pay-Prozesses, von der Beschaffung bis zur Bezahlung.

Eine anfängliche Investition sollten Entscheider:innen dabei nicht scheuen, denn die Optimierungspotenziale sind immens – laut dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) senkt eine E-Procurement-Lösung mit Katalogsystem die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30 Prozent.