Dank P2P: Vida Curas Beschaffungsprozesse sind effizienter denn je

Boris: Was war für VidaCura der erste Auslöser, bestehende Purchase-to-Pay-Prozesse zu überprüfen? Gab es "greifbare" Problematiken, wie z.B. Verlust von Geld oder Zeit?

Florian: Wir sind ein Unternehmerverbund, der deutschlandweit tätig ist, was bereits Herausforderungen mit sich bringt. Ein Unternehmerverbund hat immer eine gewachsene Historie mit verschiedenen Häusern an verschiedenen Standorten, unterschiedlichen Kulturen und verschiedenen Lieferanten. Für uns war es wichtig, frühzeitig Einblick in die Standorte zu erhalten, um zu sehen, wie sich Kosten und Bestellverhalten entwickeln. Deshalb benötigten wir ein einheitliches, technisches Tool, um einen Schirm über alle Einkaufsstrukturen zu spannen, sodass wir frühzeitig handeln und wissen können, wo wir stehen.

Der Pflegesektor ist sehr stark reguliert, wir stehen unter einem extremen Kostendruck, daher ist das frühzeitige Erkennen von Missständen oder Veränderungen, die wir einleiten müssen, das A und O.
 

Boris: VidaCura ist ein Verbund bestehend aus mehreren Gruppen bzw. Häusern: Was sind die Herausforderungen einer solchen Struktur im Bereich Einkauf?

Florian: Wir haben verschiedene Häuser zu unterschiedlichen Zeitpunkten erworben, einige unserer Gruppen betreuen 15 Häuser, während andere nur zwei Einrichtungen betreuen. Dadurch entsteht die Herausforderung, alle auf dasselbe Niveau zu bringen. Wir wollten jedoch die vorhandenen Strukturen nicht separat aufbauen, da die gewachsene Historie, die in der heutigen Lieferantenstruktur wichtig ist, erhalten bleiben soll. Wir suchten lange nach einem Partner, der mit uns diesen Weg gehen möchte, da wir ein Unternehmerverbund mit einer heterogenen Struktur sind und sowohl auf Preistransparenz als auch auf Verlässlichkeit und Partnerschaft setzen.
 

Boris: Was sind die Vorteile eines einheitlichen Bestellprozesses?

Florian: Die Vereinheitlichung bringt immer den Vorteil von Transparenz mit sich. Eine klare Struktur im Bestellwesen, sowohl in Stückzahlen als auch in Mengen und in Euros, ermöglicht es uns, unsere Strategie frühzeitig umzusetzen, bevor wir lange auf Ergebnisse von anderen Auswertungstools warten müssen. Je früher wir handeln, desto schneller können wir reagieren. Der Markt ist schnelllebig, daher müssen wir uns täglich neu ausrichten und entscheiden, welche Bestellprozesse beibehalten, verändert oder angepasst werden sollen. Dies ist eine tägliche Herausforderung für uns, daher benötigen wir ein agiles Tool, das unseren Anforderungen gerecht wir.
 

Boris: Was war bei der Wahl von Proactis der ausschlaggebende Faktor?

Florian: Durch unsere historische Entwicklung und die Tatsache, dass wir ein Unternehmerverbund sind und Häuser verschiedener Größen betreuen, ist es äußerst wichtig, einen Partner mit einer agilen Lösung zu haben. Wenn unser Partner starre, starke Strukturen hat und nicht individuell auf unsere Bedürfnisse im Pflegebereich eingehen kann, wäre das inakzeptabel, da wir uns dann regelmäßig nach dem Partner richten müssten.

Deshalb haben wir mit Proactis gesprochen. Proactis betritt Neuland im Pflegebereich, und das war meiner Meinung nach der entscheidende Punkt für unsere gemeinsame Partnerschaft. Wenn zwei Partner bereit sind, gemeinsam einen neuen Weg zu gehen und sich weiterzuentwickeln, schweißt das zusammen. Wir stehen kontinuierlich im intensiven Austausch mit Proactis über unsere täglichen Bedürfnisse, da hier eine enge Zusammenarbeit zwischen Lieferanten, lokalen Einrichtungen und Proactis erforderlich ist.
 

Boris: Welche KPIs betrachten Sie, um die Leistung der Lösung zu messen?

Florian: Direkte KPIs wurden von uns noch nicht festgelegt, da wir uns in der Roll-Out-Phase befinden. Es zeigt sich jedoch für uns, dass in dieser Welt viele Vereinbarungen möglich sind. Mir ist immer wichtig, die Reflexion vor Ort zu sehen, sei es vom Küchenleiter oder von der regionalen Einkaufsleitung, die sagen, sie möchten unbedingt Proactis implementieren, nachdem sie von anderen Gruppen gehört haben, dass sie mit der Lösung einen Mehrwert erzielen. Dies ist wichtig, um die Veränderungen in den Prozessen zu bewältigen, denn sie müssen einen Mehrwert für den Anwender bieten, und das Ziel ist, dass auch untereinander gesprochen wird. Zum Beispiel spricht der Küchenleiter mit einem anderen Küchenleiter: 'Was hast du bestellt? Warum sind deine Kosten anders?' So beginnt eine wertvolle Diskussion.
 

Boris: Wie verlief die Zusammenarbeit zwischen den Projektteams bei VidaCura und Proactis?

Florian: Die Zusammenarbeit war von Anfang an sehr partnerschaftlich und offen. Mit dem Rahmenvertrag war uns von Anfang an klar, dass wir auch einen Servicevertrag abschließen müssen, eine Verbindung zwischen der ‘Anwenderwelt’ und der ‘Proactis-Welt’. Einen Servicevertrag würde ich jedem empfehlen, der heute neu startet, denn es reicht nicht aus, einfach zu sagen 'Ja, das binde ich an meinen Lieferanten an'. Es kommen so viele technische Themen auf einen zu, die meiner Meinung nach nicht in unser Kerngeschäft fallen.

Unser Kerngeschäft besteht darin, aktiv in der Pflege tätig zu sein, Lieferantenstrukturen zu optimieren, Zahlen zu vergleichen und daraus strategische Schlüsse zu ziehen, jedoch nicht die Technik im Detail zu verstehen, zum Beispiel wie bestimmte Schnittstellen funktionieren oder wo Auswertungen durchgeführt werden können. Wir haben diesen Servicevertrag als äußerst wertvoll empfunden und haben ihn kürzlich verlängert, denn so können wir Proactis gut einbinden. Fragestellungen aus der Praxis werden dann zu Proactis übertragen, wo dann technische Schlussfolgerungen gezogen werden. Das ist wertvoll für uns.

Boris erklärt weiter: Bei Vertragsabschluss wird ein Projekt definiert, für das ein Projektteam aktiv wird, das als Hauptprojekt dient. Manche Kunden stoßen jedoch im weiteren Verlauf auf spezifische Themen, wie beispielsweise den Rollout für weitere Gruppen, wie bei VidaCura. Es gibt auch andere Herausforderungen, wie einige Organisationen haben nicht die erforderliche Verwaltungsstruktur eingerichtet. Solche zusätzlichen Anforderungen können unter einem Servicevertrag abgeschlossen werden. Dies ermöglicht den Zugang zu unseren Beratern, die innerhalb von Proactis entsprechende Unterstützung und Zugang zu Entwicklern bieten. Dies ist eine unkomplizierte Möglichkeit, auf Kundenanfragen zu reagieren, und das haben wir auch in die Zusammenarbeit mit VidaCura integriert.
 

Boris: Erwartungen haben Sie an die Weiterentwicklung der Beziehung mit Proactis?

Florian: Unser erstes Ziel war es, die bestehende Lieferantenstruktur anzubinden und sie technisch auf ein zufriedenstellendes Niveau zu bringen. Wir haben hierbei sehr gute Fortschritte gemacht. Doch Proactis bietet weit mehr als nur die Anbindung von Lieferanten. Es geht auch um die Optimierung von Prozessen, um Abläufe effizienter zu gestalten. Ein nächstes Projekt bei uns ist die Optimierung des Rechnungswesens, um den digitalen Workflow zu fördern und somit weniger Schnittstellen, weniger Papier und eine effizientere Genehmigungsstruktur zu haben. Dieser Prozess wird kontinuierlich fortgeführt, da wir ihn als äußerst wichtig erachten, um effizienter und transparenter zu werden.

Transparenz führt immer zu Klarheit, und je früher und schneller dies geschieht und je detaillierter ich auf einzelner Bestellebene bestimmte Aspekte diskutieren kann, desto besser kann ich nachsteuern. Dies ist nicht nur die Aufgabe von VidaCura, sondern auch der einzelnen Einkaufsleiter der Gruppen. Es ermöglicht auch einen Vergleich der Häuser nach Anzahl der Betten und hilft dabei, Effizienzunterschiede zu verstehen.

Es ist wichtig zu betonen, dass Proactis kein reines Controlling-Tool ist, da das Controlling oft negativ konnotiert ist. Vielmehr streben wir nach Transparenz und Klarheit, um Optimierungspotenziale zu erkennen und zu nutzen.
 

Boris: Das betrifft natürlich auch die Reform, die kürzlich beschlossen wurde, insbesondere im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung. Ab Januar 2025 treten entsprechende Pflichten im Rahmen dieser Reform in Kraft, die bis Ende 2026 je nach Unternehmensgröße umgesetzt werden müssen.

Bereitet ihr euch schon vor zu der Reform zur elektronischen Rechnungsstellung?

Florian: Das ist bei uns ein internes Projekt im Bereich Finanzen, das gerade initiiert wird. Dabei wird darüber nachgedacht, welche strategischen Schlüsse daraus gezogen werden können und wie die Zusammenarbeit abläuft. Proactis markiert für mich den Beginn mit der Lieferantenanbindung, aber es erstreckt sich auch auf die gesamte Breite. Es ist nicht nur eine reine Lieferantenanbindung, sondern bietet auch weitere Optionen, um den kompletten Bestellprozess abzudecken.
 

Die Referenten: