Fünf bewährte Wege zur Transformation der Beschaffung

Es kann in vielen Fällen schwierig sein, zuverlässige Statistiken zur Rechtfertigung von Unternehmenstransformationsprojekten zu finden. Aber wenn es darum geht, die Art und Weise zu verbessern, wie man Waren und Dienstleistungen beschafft, dann gibt es reichlich Beweise und die Zahlen sind wirklich beeindruckend.

Die finanziellen Gründe für eine Umstellung der Beschaffung weg von traditionellen manuellen Prozessen sind der stärkste Grund, etwas zu unternehmen.

Signifikante Einsparungen beim Endergebnis
Unternehmen, die elektronische Beschaffungsmethoden einsetzen, haben erhebliche jährliche Einsparungen erzielt. Inzwischen haben unsere jüngsten Untersuchungen gezeigt, dass 55% der etablierten Lieferanten bei kompetitiven Ausschreibungen die Preise senken werden, was zu durchschnittlichen Einsparungen von 8% pro Artikel führt.

Mit einem neuen Beschaffungsrahmen wird die Erzielung des "besten Wertes" bei jedem Einkauf zur Alltagsrealität und nicht zu einem verschwommenen Bestreben. Sie können den "besten Wert" erzielen, indem Sie die Effektivität und Transparenz sowohl der strategischen als auch der taktischen Beschaffungsprozesse verbessern und gleichzeitig den administrativen Zeit- und Arbeitsaufwand drastisch reduzieren.

Aber wie sieht eine Beschaffung auf dem neuesten Stand der Technik aus?
Hier sind fünf bewährte Wege, wie Sie die Beschaffung heute umgestalten können, wenn Sie über die richtigen Werkzeuge und Fachkenntnisse verfügen.

Verbesserung Nr. 1: Sourcing-Veranstaltungen
Es ist möglich, jeden Beschaffungsvorgang als ein Projekt mit einer Abfolge von einmaligen und iterativen Ereignissen, komplett mit Abhängigkeiten und klar definierten Verantwortlichkeiten, zu definieren und das Management zu übernehmen. Aber das Management ist erfrischend einfach, dank leicht anzupassenden Vorlagen, einem Meilenstein-Manager, Systembenachrichtigungen und sogar visuellen Diagrammen, mit denen jeder den Status jedes Projekts sehen kann.

Verbesserung Nr. 2: Das Management der Ausschreibungsdokumente
Müssen Sie erfassen, was Ihre Kollegen von Lieferanten benötigen? Der Prozess kann dank eines Fragebogenwerkzeugs, das Ihrem Team hilft, den Definitionsprozess zu beschleunigen, unendlich vereinfacht werden. Jede Frage hat formatierte Antworten, einen Bewertungsmechanismus, eine Panelbewertung und eine automatische Bewertung. Wenn Sie es wünschen, können mehrere Personen oder Abteilungen einbezogen werden. Die Antworten können auch elektronisch verwaltet und die Lieferantenkommunikation automatisch abgewickelt werden.

Verbesserung Nr. 3: Das Management der Auktion
In vielen Fällen ist ein offener Wettbewerb der beste Weg zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Mit den richtigen Werkzeugen braucht der Prozess nicht stressig oder panisch zu sein. Eine Auktionsmanager-Lösung kann das Management von Online-Ausschreibungen mit Leichtigkeit handhaben - auf der Grundlage von Preiserhöhungen und unter Berücksichtigung einer beliebigen Anzahl anderer Parameter wie Qualität, Lieferung, Service und Nähe. Bildlich gesprochen: Sie können in Echtzeit beobachten, wie der Hammer fällt.

Verbesserung Nr. 4: Management von Schnellangeboten
Manchmal benötigen Sie einen schnellen und einfachen Weg, um mehrere konkurrierende Angebote für einmalige Käufe von genau definierten Waren und Dienstleistungen zu erhalten. Das Management von Schnellangeboten (Quick Quotes) ermöglicht es den Einkäufern, einen Artikel mittels Freiformtext zu spezifizieren und eine sofortige "Einladung zur Angebotsabgabe" per E-Mail an eine beliebige Kombination von Lieferanten zu senden. Das System zeichnet alle Interaktionen auf, was die Klärung von Anforderungen und die Auswahl des richtigen Lieferanten erleichtert.

Verbesserung Nr. 5: Zusätzliche Ressourcen
Untersuchungen zufolge verlassen sich 65 % der Unternehmen auf Beschaffungsteams von nur 1-2 Personen, was es schwierig macht, die Einsparungen zu maximieren. Einen Partner zu finden, der das Management der Beschaffungsdienstleistungen übernehmen kann, kann jedoch den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, die Beschaffungskosten zu senken, den Wert zu maximieren und solide Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten. Externes Fachwissen kann auch bedeuten, dass Sie die richtigen Werkzeuge instinktiv anwenden, das Beste aus führenden Best Practices herausholen und Ihre Unternehmenstransformation schneller in Gang bringen.

Sie werden nie zurückschauen
Es ist schwierig, genau in Worte zu fassen, wie viel besser die Beschaffung nach ihrer Umwandlung abschneidet. Ein einst langsamer und verworrener Prozess wird plötzlich schnell, schlank, hochautomatisiert und für alle Beteiligten oft mühelos.

Letztendlich kann für jeden Bedarf das perfekte Beschaffungsinstrument eingesetzt werden. Die richtigen Anforderungen werden definiert, und die richtigen Lieferanten antworten mit ihren bestmöglichen Angeboten.

Sie werden die Vorteile in Form niedrigerer Preise, höherer Effizienzeinsparungen, größerer Transparenz, stärkerer Einhaltung von Vorschriften, geringerer Lieferantenrisiken und einer rundum höheren Zufriedenheit sehen. Auch die Lieferanten werden von der Änderung begeistert sein - weil es so viel einfacher ist, mit Ihnen Geschäfte zu machen. Und allein dadurch lohnt es sich für sie oft schon, ihren Preis deutlich zu senken.

Finden Sie heraus, wie eine Strategische Beschaffung von heute ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung nutzen.