Wie lautet das Gesetz zur verpflichtenden elektronischen Rechnung?

Ab dem 1. Januar 2025 wird im Geschäftsbereich B2B die Verwendung elektronischer Rechnungen obligatorisch sein. Diese Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Es ist von Bedeutung zu beachten, dass ab 2025 eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet wird.

Obwohl die neuen Definitionen ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten, hat der Gesetzgeber für die Jahre 2025 bis 2027 Regelungen eingeführt, die dazu dienen, Unternehmen den Übergang zur E-Rechnung zu erleichtern.

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Die Übergangsregelgung

Trotz der bestehenden Übergangsregelungen ist es dringend ratsam, sich frühzeitig und umfassend auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Die Übergangsregelungen erlauben bis Ende 2027 die Verwendung von Papierrechnungen. Elektronische Rechnungen ohne das neue Format sind bis Ende 2026 zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab 2026 dürfen elektronische Rechnungen ohne das neue Format nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR erstellt werden.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für E-Rechnungen verbindlich. Eine frühzeitige Vorbereitung darauf ist ratsam, da sie nicht nur einer Pflicht entspricht, sondern auch zahlreiche Vorteile mit sich bringt.

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Ihr Unternehmen kauft täglich Güter und Dienstleistungen für den operativen Betrieb ein, dabei sind Beschaffungskosten die größte Kostenposition nach Löhnen und Gehältern. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht werden Organisationen vor neuen Herausforderungen gestellt und sollten ihre Beschaffungsprozesse dementsprechend darauf vorbereiten.

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Welche Vorteile bietet die verpflichtende Umstellung auf elektronische Rechnungen?

Kostensenkung

Die Verwendung validierter und strukturierter elektronischer Daten entlastet die Kreditorenbuchhaltung von zeitraubenden Aufgaben. Die Verarbeitungskapazität wird erhöht, was die Bearbeitungszeit verkürzt. Die optimierte Zeit kann für den Aufbau einer engen Beziehung zu den Lieferanten genutzt werden.

Verbesserung der
Geschäftsbeziehungen

Die Einführung digitaler Lösungen vereinfacht die Vorgänge und verringert das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten. Dadurch werden die Vorgänge reibungsloser und zuverlässiger, was wiederum den Austausch mit Ihren Lieferanten verbessert.

Verbesserte Rückverfolgbarkeit
von Vorgängen

Digitale, validierte und transparente Daten führen zu besseren Kontroll- und Analysemöglichkeiten. Dadurch werden auch die Prognosen für das Unternehmen genauer und auch für die Regierung, die in der Lage sein wird, Prognosen über die Märkte abzugeben.

Nachhaltiges
Handeln

Die elektronische Rechnungsstellung trägt dazu bei, die Verwendung von Papier zu reduzieren oder ganz abzuschaffen und die CO2-Emissionen, die normalerweise mit Versand und Transport verbunden sind, zu eliminieren.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen eröffnet Möglichkeiten zur Automatisierung der Verarbeitung und des Abgleichs von Rechnungen mit Bestellungen und/oder Wareneingängen.

Die E-Rechnungspflicht wird die Gesamteffizienz des Unternehmens verbessern. Sie ist ein erster Schritt hin zu einer umfassenderen Digitalisierung der Prozesse, die den Mehrwert der Unternehmen erhöhen wird.

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