Der Stadtrat von Wigan (UK) erzielt 66 % Einsparungen bei der Kreditorenbuchhaltung-Prozesseffizienz

Profil

Vertikaler Sektor:
Öffentlicher Sektor

Anzahl der bearbeiteten Rechnungen:
90.000+ pro Jahr

Anzahl der Mitarbeiter:
4,000+

Kunde seit:
2014

Ziele

  • Die Zentralisierung der Rechnungsverarbeitung vorantreiben, um Effizienz und Kontrolle zu verbessern.
  • Einführung einer vollautomatischen Lösung für das Scannen von Papierrechnungen und den PDF-Import mit intelligenter Datenerfassung und Lösung von Anfragen.
  • Unterstützung der direkten Integration der Prozessabläufe der Kreditorenbuchhaltung (AP) in die ERP-Lösung Unit4 Business World, um eine Kultur der Vorabbestellung zu fördern.

Was die Software bietet

  • Unterstützung bei der Zentralisierung der Kreditorenbuchhaltung und Optimierung der Prozesseffizienz von über 90.000 Rechnungen pro Jahr.
  • Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und Einführung von Best Practices und Kontrollen in der Buchhaltung.
  • Bereitstellung einer internen Lösung zur Rechnungserfassung, die es der Stadtverwaltung ermöglichte, die bestehenden Funktionen von Unit4 Business World zu nutzen.

Vorteile

  • Die Automatisierung des Rechnungsprüfungsprozesses führte zu jährlichen Einsparungen bei der Rechnungsbearbeitung von über 120.000 £.
  • Die direkte Erfassung aller 90.0000 Eingangsrechnungen steigerte die Effizienz des Rechnungsbearbeitungsprozesses um 66 %.
  • Ein höheres Maß an Kontrolle und Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung führte zu besseren internen Kontrollen.
Wir aktualisierten unser Unit4 Business World ERP-System und zentralisierten unsere Kreditorenbuchhaltung mit dem Ziel, unseren Purchase-to-Pay-Prozess zu automatisieren, der sich in die Länge zog und von Papier und ineffizienten manuellen Methoden dominiert wurde. Die Proactis-Lösung ließ sich gut in unser Unit4 Business World-System integrieren und ermöglichte Effizienzeinsparungen von über 66 %.

Strategischer Finanzmanager, Wigan Council

Profil

Der Caerphilly County Borough Council (CBC) ist eine der größten Kommunalbehörden in Wales, die eine breite Palette von Dienstleistungen für über 171.000 Einwohner erbringt. Mit über 8.700 Beschäftigten ist sie einer der größten Arbeitgeber in der Region.

Die Beschaffungsabteilung von Caerphilly CBC hat den vollen Überblick über die jährlichen Ausgaben des Rates für Dritte in Höhe von ca. 196 Millionen Pfund. Diese Ausgaben umfassen die Bereiche Bildung und Unternehmensdienste, Gemeinden, Sozialdienste und Wohnungswesen sowie Dienstleistungen zur Unternehmensverbesserung. Das Beschaffungswesen ist in erster Linie eine zentralisierte Unternehmensfunktion innerhalb des Rates, und das Team verwaltet entweder alle Prozesse und Verträge über 10.000 £ oder hat den vollen Überblick darüber.

Ziele

Das Unternehmen unterzog sich einem Systemwechsel, indem es sein ERP-System Unit4 Business World aufrüstete und die Kreditorenbuchhaltung zentralisierte. Oberstes Ziel war die Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses, der sich in die Länge zog und von Papier und ineffizienten manuellen Methoden dominiert wurde.

Das Unternehmen nutzte die Gelegenheit, um zu prüfen, welche weiteren Verbesserungen an den Kreditorenbuchhaltungs- und Purchase-to-Pay-Prozessen vorgenommen werden könnten, um die Kosten zu senken, den Durchsatz und die Agilität zu erhöhen und das Risiko zu verringern.

Was die Software bietet

Proactis führte eine vollautomatische Lösung für das Scannen von Papierrechnungen und den PDF-Import mit intelligenter Datenerfassung und Lösung von Rückfragen ein. Diese Inhouse-Lösung für die Rechnungserfassung ermöglichte es der Stadtverwaltung, die bestehenden Funktionen von Unit4 Business World zu nutzen und Eingangsrechnungen schneller, mit weniger Aufwand und mit größerer Genauigkeit zu erhalten.

Papierrechnungen werden schnell konvertiert und als elektronische Abbildungen gespeichert, um die Sichtbarkeit und Transparenz zu erhöhen und die Quelle von Engpässen und Fehlern zu beseitigen. Dies hat zu genauen Zahlungen und zur Einhaltung von Geschäftsregeln geführt. Auch Abfragen werden durch spezielle, webbasierte Abfragefunktionen schnell gelöst.

Vorteile

Die Implementierung übertrifft die Ziele der Automatisierung der Rechnungsstellung mit jährlichen Einsparungen bei der Rechnungsbearbeitung von über 120.000 £. Durch die Erhöhung des Kontrollniveaus und der Transparenz der Rechnungsverarbeitung im gesamten Unternehmen wurde auch die Einhaltung von Vorschriften erreicht, was mit einem dezentralisierten Prozess zuvor nicht möglich war.

Die Erfassung aller 90.000 eingehenden Rechnungen direkt im System zur Unterstützung eines minimalen manuellen Aufwands hat die Komplexität und die Kosten der Kreditorenbuchhaltung drastisch reduziert und die Effizienz des Rechnungsprozesses um 66 % erhöht.
Unsere Experten werden Sie durch die Lösung führen und alle Ihre Fragen beantworten.