Universiteit van Essex breidt Proactis-oplossing uit om controle over facturatieproces terug te krijgen

December 2020 – Proactis, de expert op het gebied van uitgavenbeheer, heeft bekendgemaakt dat het samenwerkt met de Universiteit van Essex om de inkoop- en facturatieprocessen te stroomlijnen, extra waarde te creëren en de efficiëntie te verbeteren.

“Het handmatig beheren van inkoopfacturen en uitzonderingen was zeer arbeidsintensief”, aldus Philip Sweeting, hoofd Inkoop bij de Universiteit van Essex. “We hebben 300 mensen in dienst die bestellingen kunnen plaatsen, maar facturen werden niet centraal ontvangen en geregistreerd en kwamen vaak zonder PO-nummer binnen bij de afdelingen. Dit leidde niet alleen tot betalingsachterstanden bij leveranciers, maar ook tot een gebrek aan transparantie over onze financiële verplichtingen.”

De universiteit maakte al gebruik van de Source-to-Contract-oplossingen van Proactis en besloot daarom Proactis Invoice Capture in te zetten om de ontvangst en betaling van papieren en pdf-facturen te automatiseren en een proces in te voeren waarbij bestellingen niet worden geaccepteerd zonder een geldig PO-nummer. Het uiteindelijke doel was om weer controle te krijgen over de bestel- en factureringsprocessen.

“Onze inkoopfacturen kunnen nu worden gescand, waarna de informatie wordt geëxtraheerd en automatisch gevalideerd”, vervolgt Philip. “Dit verbetert ons factureringsproces aanzienlijk en biedt ons de zichtbaarheid en controle die we nodig hebben voor onze financiële planning.”

Het Accounts Payable-team bestaat uit vijf mensen die jaarlijks meer dan 30.000 facturen handmatig moesten beheren en verwerken. Carol Saward, hoofd Inkomsten & Betalingen bij de universiteit, voegt hieraan toe: "Facturen worden nu centraal ontvangen, gescand en automatisch gekoppeld aan de betreffende inkooporder. Bovendien kunnen we nu elektronische facturen accepteren en kunnen leveranciers gebruikmaken van de ‘PO flip’-functionaliteit. Dit heeft de doorlooptijd van het betalingsteam gestroomlijnd en geeft ons meer inzicht in waar facturen zich in het betalingsproces bevinden. Dit, in combinatie met het feit dat we nu op tijd kunnen betalen, heeft de relatie met onze leveranciers verbeterd."

In samenwerking met Proactis kwam de universiteit ook tot de conclusie dat het de perfecte strategie was om medewerkers één online plek te bieden waar ze snel en gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben van leveranciers, en dat alles binnen de vastgestelde inkoopautorisatiebeleidsregels. Proactis Marketplace werd geselecteerd om alle leverancierscatalogi en punch-outs naar behoefte te hosten. “We hebben al uitstekende feedback gekregen van onze inkopers dat het Proactis-systeem hen een gebruiksvriendelijke online tool biedt waarmee ze snel en eenvoudig kunnen vinden, vergelijken en kiezen wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben. En dat alles van goedgekeurde leveranciers”, concludeert Carol.

Over de Universiteit van Essex
De Universiteit van Essex is een openbare onderzoeksuniversiteit in Essex, Engeland. Ze werd opgericht in 1963 en verwelkomde haar eerste studenten in 1964. De universiteit heeft meer dan 14.760 studenten en meer dan 800 academische medewerkers in dienst.

https://www.essex.ac.uk/