Doelstellingen
Mears had een sterke bedrijfsstrategie om groei te realiseren, zowel organisch als door overnames. Een proces en systeem om deze groei en de daaruit voortvloeiende toename van facturen op te vangen was van cruciaal belang. Een betere zichtbaarheid en efficiëntie van de facturen binnen de hele groep was ook essentieel.
Voor de organisatie was Proactis de perfecte oplossing om de arbeidsintensieve, foutgevoelige en op papier gebaseerde processen te vervangen. Bovendien kon Proactis naadloos worden geïntegreerd met de interne inkoop en financiële systeem.
Wat biedt de oplossing
Na een grondige evaluatie van de behoeften van de groep, implementeerde Proactis een oplossing in twee fasen. Dit werd gedaan volgens de PRINCE2-projectmanagementmethode, waarbij veel nieuwe beproefde-technieken werden ingevoerd om de factuurverwerking volledig te automatiseren.
De oplossing, een systeem voor het scannen en vastleggen van gegevens, zorgde ervoor dat inkomende inkoopfacturen onmiddellijk konden worden gescand, waarbij de informatie automatisch werd geëxtraheerd zonder dat er veel handmatige invoer nodig was. Proactis ondersteunt ook elektronische facturen in XML- en Pdf-formaat, met naadloze integratie met de inkoop- en financiële systemen van de Groep.
Resultaten
Mears heeft zijn bedrijf laten groeien zonder dat de middelen voor factuurverwerking toenamen. De organisatie kan de extra werklast nu aan zonder het team uit te breiden. Vóór Proactis werden maandelijks 20.000 facturen verwerkt door een team van acht personen. Dat zijn er nu 100.000 per maand, met hetzelfde personeelsbestand, wat een efficiencybesparing van 500% oplevert.
De oplossing van Proactis heeft de proces- en technologie-initiatieven aangevuld en de nauwkeurigheid en rapportage verbeterd. De toegenomen controle en transparantie van de factuurverwerking in de hele organisatie met behulp van automatische controles levert ook een compliance op die voorheen niet mogelijk was.