Mears Group verhoogt AP-efficiëntie met 500% met Proactis

Profiel

Sector:
Huisvesting

Aantal verwerkte facturen:
100.000+ per maand

Aantal medewerkers:
16,000+

Klant sinds:
2005

Doelstellingen

  • Een proces en systeem opzetten om de snelle groei en de daaruit voortvloeiende toename van het aantal facturen op te vangen.
  • Een platform implementeren waarmee zowel papieren als elektronische facturen via één enkele oplossing konden worden verwerkt, met een gemeenschappelijke afhandeling.

Wat biedt de oplossing

  • Inkoopfacturen, inclusief PDF en XML, worden nu gescand en geïmporteerd met automatische factuur herkenning.
  • Advies en hulp bij de implementatie, om de best practices voor kostenbeheersing, zichtbaarheid van de uitgaven en de naleving van de voorschriften te verbeteren.
  • Naadloze integratie met interne inkoop- en financiële systemen.

Resultaten

  • Verhoogde AP efficiëntie met 500%, door een drastische verhoging van het aantal verwerkte facturen, zonder extra mensen toe te voegen in het team.
  • Verhoogde controle, zichtbaarheid en naleving binnen de Groep.
  • Voorzien in de directe behoeften van de Groep op het gebied van papieren facturen met een schaalbaar platform voor factuurautomatisering, terwijl een programma voor de invoering van elektronische facturen wordt ondersteund.
Vóór Proactis verwerkten we maandelijks 20.000 facturen met een team van 8 personen. Nu verwerken we 100.000 facturen. We hebben de extra groei zonder extra middelen opgevangen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid en de rapportage verbeterd.

Group Financial Controller, Mears Group
 

Profiel

Mears Group is verantwoordelijk voor het onderhouden, repareren en verbeteren van de woningen van honderdduizenden mensen in samenwerking met sociale huisvestingsklanten. Ze heeft meer dan 16.000 mensen in dienst.

Door de snelle groei van de Mears Group groeide de organisatie uit haar bestaande systemen en processen. De handmatige, op papier gebaseerde processen waren arbeidsintensief. Als deze situatie zou voortduren, zou Mears geconfronteerd worden met het aannemen van een aanzienlijk aantal nieuwe medewerkers om de snelle groei aan te kunnen.
Mears Group verhoogt AP-efficiëntie met 500% met Proactis

Doelstellingen

Mears had een sterke bedrijfsstrategie om groei te realiseren, zowel organisch als door overnames. Een proces en systeem om deze groei en de daaruit voortvloeiende toename van facturen op te vangen was van cruciaal belang. Een betere zichtbaarheid en efficiëntie van de facturen binnen de hele groep was ook essentieel.

Voor de organisatie was Proactis de perfecte oplossing om de arbeidsintensieve, foutgevoelige en op papier gebaseerde processen te vervangen. Bovendien kon Proactis naadloos worden geïntegreerd met de interne inkoop en financiële systeem.
Voor de organisatie was Proactis de perfecte oplossing om de arbeidsintensieve

Wat biedt de oplossing

Na een grondige evaluatie van de behoeften van de groep, implementeerde Proactis een oplossing in twee fasen. Dit werd gedaan volgens de PRINCE2-projectmanagementmethode, waarbij veel nieuwe beproefde-technieken werden ingevoerd om de factuurverwerking volledig te automatiseren.

De oplossing, een systeem voor het scannen en vastleggen van gegevens, zorgde ervoor dat inkomende inkoopfacturen onmiddellijk konden worden gescand, waarbij de informatie automatisch werd geëxtraheerd zonder dat er veel handmatige invoer nodig was. Proactis ondersteunt ook elektronische facturen in XML- en Pdf-formaat, met naadloze integratie met de inkoop- en financiële systemen van de Groep.
Na een grondige evaluatie van de behoeften van de groep, implementeerde Proactis een oplossing in twee fasen

Resultaten

Mears heeft zijn bedrijf laten groeien zonder dat de middelen voor factuurverwerking toenamen. De organisatie kan de extra werklast nu aan zonder het team uit te breiden. Vóór Proactis werden maandelijks 20.000 facturen verwerkt door een team van acht personen. Dat zijn er nu 100.000 per maand, met hetzelfde personeelsbestand, wat een efficiencybesparing van 500% oplevert.

De oplossing van Proactis heeft de proces- en technologie-initiatieven aangevuld en de nauwkeurigheid en rapportage verbeterd. De toegenomen controle en transparantie van de factuurverwerking in de hele organisatie met behulp van automatische controles levert ook een compliance op die voorheen niet mogelijk was.
Dat zijn er nu 100.000 per maand, met hetzelfde personeelsbestand, wat een efficiencybesparing van 500% oplevert.
Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: