Proactis zorgt voor bedrijfsbrede transparantie door het gehele inkoopproces bij Enexis

Profiel

Sector:
Publieke sector

Aantal werknemers:
4.300

Klant sinds:
2014

Aantal klanten:
2.7 Miljoen+

Actief in:
Nederland

Doelstellingen

  • Vervanging van complexe en verouderde inkoopsystemen en processen.
  • Het bestelproces zoveel mogelijk te vereenvoudigen en aan te laten sluiten bij de ‘best practices’ in de markt.
  • Het komen tot een uniform en eenvoudig bestelproces voor alle niet-primaire goederen en diensten.

Wat biedt de oplossing

  • Een gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt bestelsysteem waarmee de medewerkers eenvoudig goederen en diensten kunnen bestellen. 
  • Ondersteuning voor bedrijfsbreed digitaal bestellen bij centraal gecontracteerde leveranciers. 
  • Voortdurende toegang tot het Proactis platform zodat medewerkers vanaf hun eigen werkplek eenvoudig bestellingen kunnen plaatsen.

Resultaten

  • De inkooporganisatie heeft direct inzicht in de status van aanvragen en bestellingen.
  • Bedrijfsbrede transparantie van het gehele proces.
  • Een snel en gemakkelijk autorisatieproces.
Het platform draagt bij aan het bestelgemak op de werkvloer en helpt ons bij een betere benutting van contracten.

Manager Inkoop Operaties van Enexis
 

Profiel

Als schakel tussen klant en de energieleverancier is Enexis verantwoordelijk voor de energievoorziening van meer dan 2,7 miljoen klanten. Het bedrijf beheert het energienetwerk in Noord-, Oost- en Zuid-Nederland en levert gas en elektriciteit van energieleveranciers veilig bij particulieren en bedrijven.

De 4.300 medewerkers zorgen voor de ontwikkeling en aanleg van energiedistributienetwerken, maar ook voor het onderhoud en beheer. Om bedrijfsprocessen te ondersteunen maakt Enexis gebruik van een ERP-applicatie. Tot voor kort liep ook de inkoop van niet-primaire goederen en diensten (ICT, facilitair en overige dienstverlening) via dit systeem.
Proactis zorgt voor bedrijfsbrede transparantie door het gehele inkoopproces bij Enexis

Doelstellingen

Vanuit de historie was de inrichting van deze applicatie onnodig complex en verouderd, waardoor deze niet meer aansloot op de huidige inkoopprocessen binnen Enexis, en ook de gewenste functionaliteit ontbrak om deze optimaal te ondersteunen. Daarnaast zag men de noodzaak om een verouderd catalogussysteem te vervangen. De stafafdeling Inkoop heeft daarop het initiatief genomen tot een gedegen marktverkenning naar mogelijke alternatieve inkoopsystemen, om te komen tot een passende vervangende oplossing. Een belangrijke leidraad hierbij was om het bestelproces zoveel mogelijk te vereenvoudigen en aan te laten sluiten bij de ‘best practices’ in de markt.

Proactis wordt omschreven als een gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt bestelsysteem waarmee de medewerkers van netwerkbedrijf Enexis eenvoudig goederen en diensten kunnen bestellen. Dat is het uitgangspunt van het project Digishop, dat in 2014 door de stafafdeling Inkoop van de netbeheerder is gestart. De doelstelling is om te komen tot een uniform en eenvoudig bestelproces voor alle niet-primaire goederen en diensten.
Vervanging van complexe en verouderde inkoopsystemen en processen.

Wat biedt de oplossing

Enexis heeft daarom de overstap gemaakt naar een nieuw geïntegreerd inkoopplatform dat digitaal bestellen bij centraal gecontracteerde leveranciers bedrijfsbreed ondersteunt. IT-partner Proactis, leverancier van Business spend management-oplossingen, tekende voor de realisatie van het project. Door het bestelproces te standaardiseren en alle aankopen vanuit lopende contracten via het bestelsysteem te laten lopen, verwacht de stafafdeling Inkoop meer efficiëntie en transparantie te realiseren in het operationele inkoopproces, en uiteindelijk kosten te besparen.

Gebruiksvriendelijkheid was een doorslaggevende factor bij de keuze van de nieuwe oplossing. Het platform draagt bij aan het bestelgemak op de werkvloer en helpt Enexis bij een betere benutting van contracten. In het verleden kon het voorkomen dat medewerkers of afdelingen bestellingen deden buiten lopende contracten om. Dit maakte het lastig om een duidelijk overzicht te krijgen in gemaakte afspraken en openstaande verplichtingen.

Medewerkers hebben nu vanaf hun eigen werkplek via internet toegang tot het Proactis platform en kunnen eenvoudig bestellingen plaatsen via een intern aanvraagformulier en de status volgen. Bestelaanvragen worden vanuit Inkoop doorgezet naar centraal geselecteerde leveranciers.
Een gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt bestelsysteem waarmee de medewerkers eenvoudig goederen en diensten kunnen bestellen.

Resultaten

Een voordeel is dat het autorisatieproces van bestellingen nu vooraf plaatsvindt. Goedkeuring vindt plaats op het moment van de bestelaanvraag, voordat de order daadwerkelijk verstrekt wordt. Het uiteindelijke doel is dat alle niet-primaire inkopen centraal gestuurd worden via het platform.

Aan de hand van managementrapportages heeft de inkooporganisatie direct inzicht in de status van aanvragen en bestellingen (per productgroep, leveranciers, etc.). Door beter grip op leveranciersafspraken en meer transparantie in het inkoopproces, kan de stafafdeling Inkoop beter sturen op kwaliteit, maar ook optimaal gebruik maken van de schaalvoordelen. Met als doel om efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen.

Wat dit project bijzonder maakt, aldus Enexis, is dat dit de eerste bedrijfsbrede uitrol is van een SaaS-oplossing binnen de organisatie. Het bedrijf heeft bewust de keuze gemaakt voor een standaard oplossing. Net als iedere organisatie is Enexis uniek in haar werkwijze. Samen met Proactis zijn zij er in geslaagd om mensen, processen en technologie op elkaar aan te sluiten.

De inkooporganisatie heeft direct inzicht in de status van aanvragen en bestellingen.
Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: