Gefragmenteerde ERP-systemen
De COO denkt wellicht dat dit al mogelijk is binnen bestaande ERP-infrastructuren. Maar als u goed kijkt, zal waarschijnlijk blijken dat dit wereldwijd enorm gefragmenteerd is. Gebieden en landen blijken hun eigen systemen te hebben en geven de voorkeur aan ERP en financiële systemen van verschillende aanbieders. Verder ontdekt u waarschijnlijk verschillende rekeningstelsels en bedrijfsprocessen, die allemaal het gevolg zijn van groei door acquisitie.
Het probleem is dat de meeste eProcurement-systemen en ERP-modules zijn ontwikkeld met het oog op het ideaalbeeld: een enkele financiële organisatie met één set grootboeken. De werkelijkheid is helaas totaal anders.
Bovendien bieden veel van deze systemen een breed aantal functies en een zekere mate van integratie tussen hun verschillende applicaties. Toch leidt dit brede aanbod vaak tot een gebrek aan focus op zaken als het inperken van 'maverick buying', het inzichtelijk maken van de kostenpijplijn en het realiseren van schaalvoordelen.
Hier liggen de voordelen van oneindig configureerbare,
best-in-class oplossingen voor spend management en procurement. In een internationaal initiatief zouden deze zeker de voorkeur moeten hebben.
Weerstand van Territory Managers
Als eenmaal een systeem is gekozen, kan er nog steeds weerstand zijn vanuit Territory Managers die het zien als een bedreiging voor hun autonomie. Dat de Raad van Bestuur is overtuigd van een snel wereldwijd rendement op de investeringen, betekent niet dat iedereen er zo over denkt. Zeker niet als het gaat om het beschermen van hun eigen winst en verlies.
Mogelijk ervaren ze de druk om de ERP Procurement-module te implementeren als met een kanon op een mug schieten. En ondanks dat ze hun deel betalen aan de kosten voor het systeem, zouden ze liever een andere oplossing aanschaffen, die minder impact heeft op hun gevestigde methoden van beloning.
Organisatiebrede verandering stimuleren
De schattingen van Triple Tree hebben al aangetoond dat spend management veel groter is dan een mug. En dit is een kans voor de Raad van Bestuur – en met name de CFO, waar mogelijk geholpen door een goed zichtbare CPO – om organisatiebrede veranderingen door te voeren. Dit is het moment om politieke kwesties de doorkruisen, de voordelen van het nieuwe systeem te demonstreren en brede acceptatie door eindgebruikers te stimuleren.
Veel medewerkers zullen positief reageren wanneer u laat zien hoe de kostenbesparingen die zij realiseren door het gebruik van het systeem direct bijdragen aan de winstgevendheid van het bedrijf. Maar ironisch genoeg zal een CFO in sommige gevallen niet-financiële voordelen moeten benadrukken bij managers in kleinere divisies en gebieden.
Met meer inzichtelijkheid zullen ze bijvoorbeeld hun winst, verlies en budgetten beter kunnen beheren en kunnen identificeren waarop bespaard zou kunnen worden. Daarnaast geeft het systeem hen een manier om de discrepanties, onnauwkeurigheden en beperkte analyses weg te werken die werden veroorzaakt door de verscheidenheid aan onderliggende platformen en toepassingen die nu samenkomen onder de geïntegreerde paraplu van het systeem.
Toch zou u zelfs de koppigste tegenstander van het nieuwe systeem eenvoudig moeten kunnen overtuigen wanneer u laat zien dat op deze manier een grootschalige procesherstructurering vermeden kan worden. En dat door eenvoudigweg een model voor spend management op te zetten dat is gebaseerd op een systeem en dat meer inzicht geeft in de uitgaven.