Het veranderende gezicht van inkoop in uitgavenbeheer

Inkoop verandert snel. Tegenwoordig richten senior inkoopleiders zich steeds meer op het opzetten van gestandaardiseerde processen die goede inkooppraktijken mogelijk maken en afdwingen, en op het inzetten van technologie die mensen in hun team en in de bredere organisatie door deze processen begeleidt.

Moderne inkoopsystemen weerspiegelen dit en zijn ontworpen om complexiteit te verminderen en gebruikers door intuïtieve stap-voor-stap processen te leiden. De meeste zijn ook ontworpen om de contactpunten met de kernsystemen voor financiën en operaties te beperken en niet-invasief te maken, wat het heel praktisch maakt om ze toe te voegen aan bestaande omgevingen.

Toekomstgerichte inkoopleiders richten zich duidelijk op het mogelijk maken van een meer gestandaardiseerde, samenwerkende en efficiënte aanpak van het gehele proces van het aankopen van goederen en diensten – binnen het inkoopteam, door de organisatie heen en over een breder scala aan categorieën. Degenen die deze aanpak volgen, zien een gestage stijging van het percentage uitgaven onder beheer en de voordelen die daarmee gepaard gaan.

We hebben 8 belangrijke vragen geïdentificeerd die elke organisatie zichzelf zou moeten stellen – het kunnne beantwoorden van deze vragen zal de initiatieven voor uitgavenbeheer aanzienlijk vereenvoudigen:

Wat is ons fundamentele doel?
Het fundamentele doel van elk inkoopsysteem voor uitgavenbeheer is om controle en zichtbaarheid te krijgen over de manier waarop uw organisatie goederen en diensten aankoopt, en om de totale kosten van die goederen en diensten te minimaliseren.

Hoewel het gemakkelijk te zeggen is, is het behalen van dit doel echt een uitdaging wanneer u het scala aan artikelen over het jaar heen in overweging neemt. Maar het is een uitdaging die de moeite waard is om aan te pakken, omdat de opbrengst zo groot is.

Hoe zullen we precies besparingen realiseren?
Elke organisatie ter wereld heeft mogelijkheden om besparingen te creëren door onnodige aankopen te voorkomen, een betere afstemming van wat wordt gekocht ten opzichte van de werkelijke behoeften, lagere prijzen voor wat wordt gekocht en verminderde administratieve kosten voor inkoop- en betalingsprocessen, om maar een paar voorbeelden te noemen.

Deze combinatie van besparingen kan alleen op een voorspelbare basis worden behaald voor aankopen die gedaan worden met de juiste aankoopautorisatie, bij leveranciers die goed zijn geselecteerd en beheerd, tegen de juiste prijzen en voorwaarden, en die snel en efficiënt door de gehele organisatie worden verwerkt.
 

Welke bedrijfsprocessen zijn hierbij betrokken?
Er zijn twee belangrijke bedrijfsprocessen die samen moeten werken om echt effectief uitgavenbeheer te bereiken: Source-to-Contract en Purchase-to-Pay.

Het Source-to-Contract proces creëert besparingsmogelijkheden door goede leveranciers te vinden en voordelige overeenkomsten op te stellen waartegen de organisatie vervolgens kan inkopen. Functies binnen dit bedrijfsproces omvatten sourcing, leveranciersbeheer, contractbeheer en leverancierscatalogusbeheer. Dit proces wordt uitgevoerd door inkoopprofessionals en cross-functionele categorie teams die samen werken met stakeholders binnen de organisatie om de bronnen van goederen en diensten af te stemmen op de behoeften van het bedrijf.

Het Purchase-to-Pay process proces legt de daadwerkelijke besparingen vast door medewerkers te leiden naar het doen van aankopen voor wat ze nodig hebben, met gebruik van die voordelige leveranciersovereenkomsten. Aankopen worden dus gedaan tegen lagere prijzen en bij leveranciers die minder risico met zich meebrengen.

Welke mensen zijn betrokken?
Uitgavenbeheer moet een hoog percentage van de mensen binnen een organisatie betrekken, waaronder inkoopprofessionals en categorie teams, Accounts Payable (AP) medewerkers, elke manager die verantwoordelijk is voor een budget, elke medewerker die goederen moet kopen of diensten moet contracteren om hun werk te doen, en leveranciers; zowel grote als kleine.

Welke systeemcapaciteiten zijn nodig?
De belangrijkste bouwstenen van een inkoopsysteem zijn:
  • Informatiebeheer en toegang.
  • Workflow en bedrijfsregels.
  • Geleide processen.
Een effectief eProcurement-systeem is opgebouwd rondom het beheer van en toegang tot accurate en realtime informatie. Dit kan details bevatten over leverancierskwalificaties, leverancierscontracten, RFx-documenten en gerelateerde leveranciersreacties, en leverancierscatalogi. En in tegenstelling tot uw kernbedrijfsystemen die gericht zijn op het onderhouden van basisinformatie en het registreren van wat er is gebeurd, gaat het bij inkoopprocessen veel meer om het vergemakkelijken van de stroom van activiteiten tussen medewerkers, managers, inkoopprofessionals, Accounts Payable-medewerkers en leveranciers. Om die reden is het grootste deel van eProcurement gebaseerd op geautomatiseerde workflows die verschillende door de gebruiker gedefinieerde bedrijfsregels gebruiken, zoals goedkeuringsdrempels en routings, en het genereren van meldingen voor tijdgebonden activiteiten, zoals contractbeoordelingen. Zeer flexibele, gemakkelijk te configureren workflows en bedrijfsregels zijn erg belangrijk in inkoop.

Omdat de adoptie van het inkoopsysteem door medewerkers zo belangrijk is voor het uitgavenbeheerproces, en omdat veel medewerkers ‘niet-experts’ zijn die alleen af en toe met het systeem werken, is het van groot belang dat de functies die ze gebruiken extreem intuïtief, snel en eenvoudig zijn. Oplossingen moeten een consumentgerichte ervaring bieden die zowel aan hun behoeften van vandaag als in de toekomst voldoet. Het systeem moet medewerkers efficiënt en correct door processen leiden, zoals zelfbedieningsaankopen (bijv. artikelen selecteren in een winkelwagentje), verzoeken om hulp (bijv. hulp bij het kopen van een nieuwe laptop), eenvoudige leveranciersofferte-aanvragen (bijv. tijdelijke medewerkersdiensten selecteren), of gedetailleerde RFx-vereiste definities (bijv. voor een kapitaalgoederen aankoop of IT-servicecontract).
 

Wat zijn de sleutels tot succes?
Uitgavenbeheer omvat vrijwel iedereen in uw organisatie, evenals uw leveranciers. Daarom is het onderliggende inkoopsysteem een sterk mensgericht systeem.

Medewerkeradoptie is cruciaal voor het behalen van een hoog percentage ‘uitgaven onder beheer’. De sleutel tot succes is heel eenvoudig: uw inkoopsysteem moet het voor een medewerker net zo gemakkelijk, of gemakkelijker, maken om te vinden en te kopen wat ze nodig hebben binnen het systeem, in overeenstemming met het organisatiebeleid, dan om iets buiten het systeem aan te schaffen. Het uiteindelijke doel is om de ervaring die mensen hebben zo dicht mogelijk bij de ervaring te brengen die ze hebben met online websites hun privéleven.

Evenzo moet uw inkoopsysteem het voor leveranciers gemakkelijk maken om op een zelfbedieningswijze met uw bedrijf te communiceren. Dit is hoe u de administratieve last in inkoop en accounts payable vermindert en meer tijd vrijmaakt voor waardevolle activiteiten die leiden tot lagere prijzen en grotere waarde. Eenmaal goed uitgevoerd, zullen uw leveranciers het ook waarderen.

Omdat echt effectief uitgavenbeheer alleen kan worden bereikt door de nauwe interactie van het Source-to-Contract proces en het Purchase-to-Pay proces, is het belangrijk dat het eProcurement-raamwerk dat u implementeert die volledige reikwijdte dekt – zelfs als u het in fasen aanpakt. U zult een partner willen die specialist is in uitgavenbeheer en die zowel tools als ervaring biedt voor niet-technische activiteiten, zoals het werven van leveranciers, onboarding en enablement, evenals voor technische software-implementatie.

Hoe voorkomen we dat we verstrikt raken in een lang, duur project?
Het uitrollen van een Spend Management programma hoeft helemaal niet zo moeizaam en kostbaar te zijn als u gewend bent. Tegenwoordig kunnen Spend Management implementaties eenvoudig worden opgedeeld in beheersbare miniprojecten, elk met hun eigen ROI. Door elke fase samen te stellen uit een werkbare combinatie van uitgavencategorieën, bedrijfsprocessen en organisatie-eenheden, kunt u de reikwijdte van elk miniproject nauwkeurig beheersen, resultaten meten en aanpassingen doorvoeren tijdens het proces. Met deze aanpak zult u merken dat u gestaag meer besparingen realiseert zonder organisatorische stress of bedrijfsrisico's.

Waar beginnen we?
De meest succesvolle Spend Management initiatieven zijn een gezamenlijke inspanning tussen de financieel directeur en de directeur inkoop van een organisatie.

De basisstappen voor het starten zijn vergelijkbaar met andere belangrijke initiatieven: Creëer binnen uw directieteam een gezamenlijk begrip van wat er moet gebeuren; definieer de business case voor het nemen van actie; zet een praktische manier op om alle benodigde activiteiten te beheren, meten en verbeteren om de doelstellingen (d.w.z. de business case) te bereiken en identificeer een reeks stappen die het project zelf financieren.

Proactis beschikt over vele hulpmiddelen om u op weg te helpen, dankzij hun ervaring met organisaties wereldwijd bij het implementeren van inkoopoplossingen en het behalen van de enorme voordelen van effectief Spend Management.

Wij begrijpen zowel de technische als de menselijke aspecten van succesvol Spend Management. En wij bieden verschillende ondersteunende diensten om u op weg te helpen en/of niet-kerntaken in de loop van de tijd te beheren.
Lees meer

Proactis Spend Management
Oplossingen



Lees onze succesverhalen
over klanten



Bezoek onze 
kennisbank