De kosten van leveranciersmanagement
Voordat rationalisering een feit is, zijn leveranciersgegevens over het algemeen een mijnenveld van dubbele en inconsistente gegevens, wat bijdraagt aan onnodige administratiekosten en inefficiëntie. Met iets eenvoudigs als het creëren van een leveranciersportal kunt u tot 80% besparen op de kosten van leveranciersmanagement, alleen al door de processen voor het opschonen van afspraken en lijsten te automatiseren.
Voor de CPO is dit de basis voor leverancierscontrole en prestatiebewaking, het creëren van data over risico's en een audit trail van de naleving van het leveranciersbeleid van het bedrijf. Voor de CFO biedt het de mogelijkheid om besparingen te realiseren door efficiëntere en geautomatiseerde relaties met leveranciers. Denk hierbij aan het invoeren van digitale facturering en daarmee de kosten en inefficiëntie van handmatige processen praktisch te elimineren.
Er zullen nog talrijke voordelen volgen waarmee u snelle besparingen kunt realiseren. Niet in de laatste plaats het realiseren van spend management binnen de hele organisatie, met de mogelijkheid om papieren processen uit te bannen, zodat de hele organisatie realtime inzicht heeft in de status van uitgaven en afwijkingen en inefficiënties direct kunnen worden herkend.
Met een geautomatiseerd beleid kan de CFO specialistische sourcing aansturen met een lijst van voorkeursleveranciers en vooraf onderhandelde voorwaarden. Zo wordt de Gouden Gids uitgebannen en hoort 'maverick buying' tot het verleden, doordat een nieuwe pc niet meer gekocht kan worden van het budget voor kantoorartikelen.
Contractoverschrijdingen worden algemeen geaccepteerd en als vanzelfsprekend beschouwd. Maar ook dit kan worden aangepakt wanneer de CFO zich bewust wordt van de voordelen van betere afstemming met Inkoop. Automatisering genereert tijdlijnrapporten en triggert meldingen die contractmanagers ertoe aanzetten om de voortgang te beoordelen voordat onnodige en kostbare verlengingen plaatsvinden.
Technologie maakt het allemaal mogelijk
Het is duidelijk dat vooruitstrevende technologie de belangrijkste factor is die deze verschuivingen in strategie en invloed mogelijk maakt. En ook hier kan het nodig zijn dat de CFO zijn houding bijstelt ten opzichte van Inkoop.
Wie al eens betrokken zijn geweest bij omvangrijke ERP-implementatieprojecten, zien zichzelf wellicht als goed thuis in inkooptechnologie. Maar de inkoopmodule die verborgen zit in het bestaande ERP-systeem is misschien niet de optimale keuze.
De status-quo is waarschijnlijk zelfs een versnipperd IT-landschap van systemen voor de verschillende domeinen binnen de organisatie, in plaats van een specifiek platform dat daarvoor het meest geschikt is. Wat nodig is, is een systeem dat verder gaat dan versnipperde toepassingen voor het beheer van leveranciersrelaties en dat uitgebreide spend analyses kan verzorgen die zijn afgeleid van een nauwe integratie met relevante financiële en ERP-pakketten en de source-to-settle cyclus ondersteunt.
Een dergelijk systeem voldoet zowel aan de behoefte van de CFO aan een mechanisme dat direct kostenbesparingen, een aantoonbaar rendement op investeringen en ruimte voor verdere verfijning biedt, als aan de wens van de CPO om een manier te ontwikkelen die evolutionaire veranderingen teweeg kan brengen. Ook hier zal het voldoen aan hun gemeenschappelijke doelstellingen.
En de nodige verschuivingen in mentaliteit mogelijk maken. Gewapend met de managementinformatie die het systeem genereert, zal de CFO de strategische waarde van Inkoop voor spend management projecten gaan waarderen, terwijl de CPO meer open kan staan voor de voordelen van pragmatische ondersteuning van de zoektocht van de CFO naar efficiëntieslagen op zowel de korte als de lange termijn.
Wanneer zij de krachten bundelen kunnen zij ervoor zorgen dat de voordelen van spend management projecten rechtstreeks bijdragen aan het bottom-line resultaat.
Over de auteur:
Robert-Jan van der Pouw is al jaren een vertrouwd gezicht in de wereld van Source-2-Pay. ‘Het is de uitdaging (en mijn drive) om de verschillende belangen en verwachtingen vanuit inkoop, Finance en de business samen te brengen”. Het proces van bestellen tot betalen is altijd in beweging. Benieuwd wat wij doen om u naar een hoger P2P-niveau te tillen? Neem gerust contact met ons op.