Waarom een wendbaar P2P-systeem essentieel is voor uw uitgavenbeheer en algehele strategie

Procure-to-Pay (P2P) verbindt financiën, inkoop en de bredere organisatie, en creëert waarde op elk vlak. In dit laatste artikel in de serie, bekijken we de positieve invloed van P2P op de inkoopafdeling.

Een flexibele P2P-softwareoplossing biedt efficiënte en goed gecontroleerde manieren om medewerkers gemakkelijk toegang te geven tot uitgebreide leveranciersinformatie. Het stelt medewerkers in staat om online leveranciersbronnen, zoals catalogi en websites, door te bladeren om het benodigde product of de service te vinden en vervolgens aan te schaffen of aan te vragen bij een goedgekeurde leverancier.

Deze functionaliteit is essentieel om een hoog percentage van de uitgaven onder beheer te krijgen. Medewerkers zullen veel waarschijnlijker het juiste product van de juiste leverancier kopen wanneer dit gemakkelijker is dan het kopen van een alternatief. Het bieden van de mogelijkheid voor medewerkers om het product of de dienst te zoeken en selecteren die het beste bij hun behoeften past binnen het P2P-systeem, vereenvoudigt het aankoopproces voor de medewerker en zorgt voor aanzienlijk hogere contractgebonden uitgaven voor de organisatie.
 

De aankoopaanvraag wordt vergeleken met de bedrijfsregels op basis van wie de aanvraag indient, de kosten, de uitgavencategorie en andere criteria. Hierdoor ondersteunt het P2P-systeem de contractgebonden uitgaven en minimaliseert het de omvang van de leveranciersdatabase, ongeoorloofde aankopen en uitgaven aan de "tail-end" (kleine, vaak ongecontroleerde uitgaven).

Efficiënte goedkeuring van factuurbetalingen zorgt voor gezondere leveranciersrelaties en trekt strategische leveranciers aan. Voor goedkeuring moet het systeem in staat zijn om de aanvraag elektronisch naar de juiste manager door te sturen. Goedkeurde aanvragen worden automatisch omgezet in inkooporders (PO's). Wanneer de factuur arriveert, wordt deze elektronisch vergeleken met wat er is besteld en ontvangen, en met de toepasselijke contractvoorwaarden.

De taak van contractbeheer is ervoor te zorgen dat leveranciers zich aan de afspraken houden en, breder gezien, om maximale waarde uit uw uitgaven te halen door voortdurend op zoek te gaan naar verdere besparingen en toegevoegde waarde. Dit moet een doorlopend proces zijn gedurende de gehele levenscyclus van het contract, met consistente monitoring en rapportage. De gegevens uit een geschikt P2P-systeem helpen bij het optimaliseren van de prestaties en het beheer van contracten en leveranciers.
Lees meer

Proactis Spend Management
Oplossingen



Lees onze succesverhalen
over klanten



Bezoek onze 
kennisbank